Proceso de admisión de mi cliente (o cómo gestionar consultas sin parecer un niño aterrorizado)

Oh no.

Alguien dijo que está interesado en trabajar conmigo.

Definitivamente no estoy preparado para esto.

Esos primeros clientes se sienten. En ese momento, cuando todo por lo que has trabajado comienza a dar sus frutos, y te sorprenden al 100% con la guardia baja, porque nadie dijo que la gente REALMENTE querría trabajar contigo.

Esa primera consulta es un momento decisivo para muchos freelancers, y en realidad es una gran razón por la cual las personas no comienzan en primer lugar. Que les dices a ellos? como te pagan? Es una barrera grande y nebulosa que te mantiene alejado de tus brillantes esperanzas y sueños de dirigir un negocio.

Personalmente, descubrir cómo manejar a mis primeros clientes fue un desastre, pero desde entonces he descubierto un proceso claro para dar cotizaciones precisas, establecer buenas expectativas y cerrar el trato.

Convertir las consultas en proyectos exitosos no es difícil, pero requiere un proceso reflexivo. Debajo está el mío. Disfruta de la sabiduría que esclavicé a través de búsquedas desesperadas en Google, algunos diarios pesados ​​y hablando con otros freelancers.

Paso 1: ten claro lo que quieren de ti

Antes de siquiera considerarlos como un cliente, busco aprender todo lo que pueda sobre lo que están buscando. Como redactor publicitario, esto significa: ¿quieren una copia completa del sitio web o solo mensajes de marca? ¿Necesitan ayuda solo en una página de ventas o también necesitan ayuda para planificar una campaña más grande con copia de correo electrónico?

En general, un cliente proporcionará al menos una idea básica de esto en su correo electrónico cuando se comuniquen. Es posible que incluso desee modificar su formulario de contacto / interés para incluir algunas preguntas para que pueda eliminar las grandes. Puede incluir preguntas sobre su cronograma, presupuesto y lo que están buscando.

Tenga en cuenta que probablemente obtendrá algunos clientes potenciales malos cuando empiece por primera vez: clientes que no quieren pagar lo que valen, que quieren que haga proyectos fuera de su especialidad o que no tienen idea de lo que quieren. A veces, tomará esas malas pistas porque necesita ese ingreso y necesita comenzar a construir una cartera. Como alguien que recién comienza, esto está bien. Pero si tiene 8 meses y la vida es una mierda, es hora de hacerse un nicho y reevaluar lo que está cobrando.

Una vez que haya calificado que es un cliente prometedor, envíe un correo electrónico para programar una llamada. Explique que le encantaría aprender más sobre su proyecto y hablar sobre algunos de los detalles.

Entonces, antes de que ocurra esa llamada ...

Paso 2: calcular una estimación aproximada

Antes de atender la llamada, pase un tiempo con los números. Desea estar 100% preparado para la conversación de precios.

Si no tiene idea de cómo debería fijar el precio de sus servicios, consulte mi guía introductoria sobre cómo fijar el precio de sus servicios como profesional independiente.

Básicamente, querrá estimar la cantidad de horas que le tomará cada parte del proyecto potencial y luego calcular un precio de referencia multiplicando esas horas por su tarifa por hora. Usando esta línea base, piense en el mínimo y el máximo que podría cobrar por cada elemento.

A continuación, recuerde que lo que quieren no siempre es algo en lo que simplemente puedan participar. Por ejemplo, si usted es un diseñador y desea un rediseño completo del sitio web, es probable que desee agregar una sesión de descubrimiento de pago para sumergirse en quiénes son como empresa, su voz de marca y lo que realmente necesitan. comunicar. También puede preguntar en su comunidad local independiente para ver si hay un redactor con el que pueda trabajar para escribir una copia de alta calidad y realmente recibir sus mensajes (tos, alguien como yo).

La idea aquí es trazar diferentes opciones que pueda discutir con el cliente, y cuando le pregunten cuánto podría costar, puede dar un rango claro. De esa manera, podrá indicar sus precios con confianza: "Si lo desea, será entre $ y $, pero realmente lo recomiendo, y déjeme decirle por qué".

Paso 3: ¡Posee esa llamada!

Tienes tu precio estimado. Tienes una idea decente de lo que están buscando. Tomar una respiración profunda.

Un consejo rápido aquí: a veces, si me siento inseguro acerca de una llamada, me cambio a más ropa de negocios. Una chaqueta realmente hace maravillas para recordarte que eres el profesional ... especialmente si trabajas desde casa y te gusta trabajar en tu PJ todo el día (¿Qué? ¿Quién, yo? ¡Nunca!). También he descubierto que ayuda ponerse de pie, o al menos sentarse derecho. Una buena postura te hará sonar más seguro por teléfono.

Bien, ahora tienes tres objetivos para esta llamada:

1) Obtenga los parámetros completos de lo que están buscando. ¡Toma muy buenas notas!

2) proporcione su estimación aproximada en función de lo que están buscando. ¿No te alegra que te hayas preparado?

3) Comunicarse para generar confianza. Este tema podría ser su propio artículo, pero aquí hay algunas maneras tangibles en que puede usar sus palabras para comenzar a construir una conexión con el cliente:

  • Cuando le digan que necesitan algo con lo que esté familiarizado, quizás mencione cómo trabajó en un proyecto similar recientemente. Esto no es para presumir, sino para asegurarles que tienes experiencia en los tipos de problemas que enfrentan.
  • Exprese su entusiasmo genuino por su proyecto.
  • Diríjase a ellos por nombre para demostrar que le importa.
  • Escuche lo que piden y repítalo de nuevo para que ambos sepan que están en la misma página.

¿Qué pasa si en realidad no saben lo que quieren?

Si no están seguros de lo que están buscando, tiene algunas opciones.

Primero, podrías decir cortés y empáticamente que no crees que encajas bien, y dejarlos ir. Sigue tu instinto en este caso.

En segundo lugar, puede intentar la facturación por hora o sugerir un retenedor. Esto es ideal cuando tienen mucho trabajo en curso en diferentes proyectos.

Finalmente, podría sugerir una sesión de estrategia paga centrada únicamente en describir los pasos que los llevarán del punto A al punto B. Este es generalmente el método preferido cuando tienen un objetivo claro en mente. Los ayudas a ordenar su proyecto (y aprendes un montón de información útil sobre su negocio en el proceso), y luego tienes un esquema claro de trabajo que cumplir.

Pero suponiendo que dé su estimación aproximada y estén entusiasmados por seguir adelante, finalice la llamada informándoles que hará un seguimiento con una propuesta dentro de las próximas 24 horas.

Tienes trabajo que hacer, bebé.

Paso 4: crea una propuesta

Teniendo en cuenta todo lo que están buscando, redacte una propuesta, que es básicamente un resumen de lo que es el proyecto y cómo planea completar el trabajo. Muchos trabajadores independientes y proveedores de servicios (incluido yo mismo) ponen esto inmediatamente en forma de contrato. Puede obtener un contrato bastante sólido para modificar y usar de And Co y Freelancers Union aquí. Léalo detenidamente y cambie lo que necesita para adaptarse a su estilo de trabajo.

Idealmente, deseará crear un contrato que sea revisado por un abogado. Sin embargo, la mayoría de los freelancers lo hacen temprano en su carrera. También aprovecharé este momento para cubrir mi trasero y recordarle que no soy abogado, y que estoy aquí compartiendo mi propia experiencia, por lo que nada de esto es asesoramiento legal y realmente debería hablar con un profesional.

Genial, sigamos adelante.

En la propuesta / contrato, incluirá información como el cronograma del proyecto, los montos de pago y las fechas de vencimiento, las cláusulas de privacidad y quién es el propietario del trabajo cuando está completo (generalmente el cliente lo posee, pero querrá conservar la capacidad de compártelo en tu cartera).

Una vez que haya terminado, envíelo al cliente por correo electrónico. Por lo general, les pido que lo revisen y les dejo en claro que estoy feliz de responder cualquier pregunta que tengan. También les digo que espero escuchar de ellos, y que haré un seguimiento dentro de un cierto período de tiempo. De esa manera, si no tengo noticias de ellos, puedo seguir sin sonar como un loco desesperado: tenían una línea de tiempo clara.

En este punto, podrían solicitar algunos cambios en la propuesta de proyecto, que podría hacer, o explicaré por qué es importante incluirlos. Los cambios que hago suelen ser pequeños detalles o ajustes de la línea de tiempo, no cambios en los precios. Es importante respetar sus propios precios, y esto no debería ser un problema si les dio un número de estadio exacto en su llamada.

Si el cliente está presionando por un precio más bajo y aún desea mantenerlos, puede bajar el precio, pero deje en claro que el alcance del proyecto tendrá que reducirse con él. Sus precios no son un número arbitrario, son apropiados para su nivel de habilidad y el valor del proyecto que está entregando.

Paso 5: hazlo oficial

Una vez que digan que están a bordo, envíeles una copia firmada del contrato (¡también debe firmarlo, recuerde!) Y una factura. La mayoría de los freelancers que conozco solicitan el 50% por adelantado y el 50% al finalizar, por lo que facturará ese primer 50%. Recuerde que esta información ya debería estar en su contrato, por lo que nada de esto sorprenderá a su cliente.

Existen muchas herramientas que facilitan este proceso de firma. En el nivel base, puede arreglárselas con una impresora y un escáner para firmar y aceptar pagos a través de PayPal. El siguiente paso sería firmar documentos con Adobe Acrobat. Luego, hay herramientas como Docusign que facilitan a sus clientes firmar en línea. Algunos programas de contabilidad le permiten enviar documentos para firmar e incluso enviar facturas que se pueden pagar en línea.

Una vez que firman su contrato y pagan el primer depósito, ¡está en el negocio! Pueden comenzar el trabajo, programar su primera reunión juntos, comenzar a investigar: cualquier cosa que hayan declarado como el primer paso en su proyecto, son libres de comenzar. Y, por supuesto, entregue a tiempo y mantenga una buena comunicación en todo momento.

¿Qué sucede si los clientes potenciales intentan sortear su proceso?

Si tienes claro cómo trabajas, lo aceptarán como normal. Y honestamente, romper ESTE proceso debería ser una bandera roja. El proceso anterior es bastante estándar, y si solicitan excepciones, tenga cuidado. Nunca trabaje fuera de contrato y confíe en usted mismo cuando sepa que va a necesitar esa sesión de estrategia o reunión extra para hacer un buen trabajo. Eres el profesional. Preséntate como uno.

¿Es este el único proceso?

Heeeeeck no. Si bien este es un buen marco, puede hacer mucho para modificarlo para satisfacer sus necesidades. Estoy seguro de que lo cambiaré por mí mismo con el tiempo. Lo bueno de administrar su propio negocio es que puede establecer las reglas y crear los sistemas. ¡No tenga miedo de experimentar cómo gestiona los pagos, qué pone en su contrato (tal vez con el aporte de un abogado) y qué información tiene en su sitio web!

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Foto de Mia Baker en Unsplash