Cómo escribir y hablar de manera concisa

La cosa número uno que cualquier empleado de nivel básico necesita aprender

Lo siguiente es un extracto del nuevo libro de Max Altschuler, Career Hacking for Millennials: Cómo construí una carrera a mi manera y cómo puedes hacerlo también.

Esta es la habilidad más subestimada y la cosa número uno que cualquier empleado de nivel básico necesita aprender. Es una locura que esto todavía no se enseñe en la escuela primaria o incluso en cursos de inglés universitarios.

Nos enseñaron cuántas células hay en una hoja, cómo son las rocas ígneas y metamórficas, y cómo diseccionar las ranas. Aprendimos todo sobre el seno, el coseno y las tangentes (recuerde "SohCahToa?"). Pero todavía no se nos enseña cómo conversar de manera adecuada y óptima con otros humanos. Eso es jodidamente ridículo.

Aprender esto es especialmente importante porque el mundo ha cambiado drásticamente desde los días en que escribía cartas con lápiz y papel y las enviaba por correo. Recuerdo cuando personas ajenas a los trabajadores de cuello blanco comenzaron a usar BBM en sus Blackberry y consultar el correo electrónico en sus teléfonos. Desde entonces, el móvil se ha convertido en un jugador importante para los globos oculares al abrir, leer y responder correos electrónicos.

Eso significa que, para usted, hay una buena posibilidad de que esta sea la forma nativa de hacer negocios. Y el 90% del tiempo que pasa escribiendo, escribe para correo electrónico y mensajería. Probablemente haga al menos la mitad de eso desde un teléfono móvil, y los destinatarios a menudo leen sus mensajes desde sus dispositivos móviles. Entonces, para empezar, debes aprender cómo hacer que tus mensajes sean cortos y al grano. Eso no es tan fácil como parece.

¿Recuerdas tus tareas de clase de inglés en la escuela secundaria? Su maestro probablemente le indicó que escribiera ensayos de 5,000 palabras. Luego lo calificó, tal vez le pidió que arregle las cosas o escriba un nuevo borrador de 5,000 palabras. Eso fue todo, fin de la tarea. Es una buena idea para una escritura creativa optativa. Y creo que tiene su lugar en el plan de estudios en un punto anterior, como la escuela secundaria. Pero entonces es hora de aprender a reducir las cosas y pensar de manera estructurada. Eso es mucho más práctico para el mundo real.

Hay una cita famosa: "Lo siento, esta carta es tan larga que no tuve tiempo de acortarla" (se le atribuyó al filósofo francés Blaise Pascal, aunque a veces también se la atribuyó a otros). señalar en pocas palabras puede ser una tarea mucho más difícil. Y en estos días, la brevedad en la mensajería laboral te lleva más lejos. Esa es la habilidad que necesitas: ser excelente para escribir y editar algo que el destinatario realmente querrá leer.

Con esto en mente, he creado la tarea que deberían usar en todas las clases de inglés de secundaria:

Maestro: “Escribe un ensayo de 5,000 palabras en X”. El alumno entrega la tarea. El maestro lo califica y lo devuelve.

Maestro: "Ahora tome el ensayo calificado y haga 500 palabras sin perder ninguno de los mensajes principales".

Estudiante entrega la tarea. El maestro lo califica y lo devuelve.

Maestro: "Ahora tome el ensayo calificado y hágale 50 palabras sin perder ninguno de los mensajes principales".

Esta tarea permite a las escuelas enseñar a los estudiantes cómo escribir de manera creativa, al tiempo que les enseña a editar y pensar de una manera más estructurada. Para pensar realmente en lo que es importante y cómo empacar un golpe con menos palabras. Con este tipo de tarea, podríamos enseñar a nuestros jóvenes cómo escribir, y luego cómo escribir prácticamente, por lo que preparamos a los niños para futuros trabajos.

Puedes aprender esto ahora. Aquí hay 10 consejos para hacer que los correos electrónicos sean más concisos:

  1. Escribe un email. Antes de enviarlo, regrese y edítelo tres veces.
  2. Elimina palabras que no significan nada. Las palabras como "realmente", "actualmente", "en realidad" y "muy" son a menudo palabras de relleno que solo hacen que las oraciones sean más largas.
  3. Solo presiona la barra espaciadora una vez después de un período, no dos veces. Más limpio, más corto, mucho mejor para correo electrónico o texto.
  4. Enter es tu amigo. Me enseñaron cinco oraciones a un párrafo en la escuela primaria. Ese no es el caso en el correo electrónico. Recuerde que en el móvil, los párrafos largos parecen una pantalla llena de letras interminables y se cansan de inmediato.
  5. Cosas de viñetas si parece demasiado prolijo, todo agrupado.
  6. Dumb it down La gente no quiere procesar lo que significan las palabras. Quieres que se centren en lo que estás diciendo, no en cómo lo estás diciendo. Por ejemplo, diga "usar", no "usar". Hay una razón por la cual las mejores canciones del Billboard 100 están escritas en un nivel de lectura de tercer grado.
  7. Escribe como hablas. Luego regrese y edite para hacerlo más formal si es necesario para un destinatario específico.
  8. Haga claras las llamadas a la acción (CTA). El ítem de acción generalmente desestima su propia oración. Un ejemplo de CTA por correo electrónico podría ser: “¿Tiene 15 minutos para una llamada el miércoles a las 2 p.m. PT?
  9. Nunca envíe un correo electrónico comercial con emoción. Si te sientes emocionado por un problema, relájate primero. Luego escribe el mensaje y déjalo por una hora. Vuelva a él y vea cómo se siente antes de enviar. Si tiene que cuestionarlo, casi siempre es una mejor idea presionar Eliminar y volver más tarde.
  10. El único estilo de correo electrónico aceptable es simple. Yo uso la fuente Sans Serif, color negro, tamaño normal. Este no es el lugar para mostrar tu pizazz.

Una buena forma de practicar todo esto es comenzar a bloguear. ¿Cómo te ayudará esto a escribir mejores correos electrónicos? Mi amigo Scott Britton, nombrado uno de los 30 menores de 30 años de Forbes en tecnología empresarial, ofrece este consejo: “Crear contenido en un entorno público me obligó a ser bueno en la escritura, así como en la redacción de copias, que es increíblemente importante para profesionales modernos de ventas y marketing ”. No podría estar más de acuerdo. Publicar actualizaciones en LinkedIn también es útil, ya que limita los caracteres. Comienza a practicar esto lo antes posible.

También hay una estructura para un buen correo electrónico comercial. Tenga en cuenta este orden:

  • Comience con saludos.
  • Ego stroke. Nada exagerado, solo algo simple como, "Realmente disfruté tu artículo reciente sobre XYZ in Inc." O, "Felicitaciones por tu reciente ronda de financiación".
  • Presentarte.
  • Ahora, la pieza central de su nota, en la que presenta una idea o pregunta. Al hacerlo, demuestre que comprende la situación del destinatario. Apele a su “punto de dolor” (que el Diccionario Macmillan define como “un problema o necesidad que una empresa o empresa pretende resolver”). O pruebe una versión de "Feel, Felt, Found", una técnica en la que se identifica con cómo se siente alguien, se lo cuenta a alguien que se sintió así y luego explica cómo la otra persona descubrió que lo que está ofreciendo puede ser un solución.
  • Incluye un elemento de acción.
  • Cerrar sesión.

Entraremos más en el proceso de lanzamiento más adelante en este libro.

Cuando responda a un correo electrónico, le recomiendo que redacte una nota en lugar de hacer clic en una de las opciones autogeneradas que le ofrecen algunos programas. En esta etapa, todavía es bastante fácil para los destinatarios ver a través de eso y darse cuenta de que no se tomaron el tiempo para responder personalmente.

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