a través de Helena Lopes

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento efectivo después de reunirse con alguien

Seis consejos y una plantilla.

El verdadero impacto de una reunión está determinado por lo que sucede después de que termina.

Y el primer paso de esa fase posterior a la reunión es un correo electrónico de seguimiento.

Las siguientes son seis cosas que he aprendido que aumentan la efectividad de los correos electrónicos de seguimiento y una plantilla que puede usar para guiar el siguiente que cree.

1. Tenga un objetivo claro para el correo electrónico.

No solo envíe un correo electrónico de seguimiento para ser cortés.

Cada correo electrónico que envíe debe tener un propósito específico y estar diseñado para lograr un objetivo.

Aclare su objetivo antes de escribir el correo electrónico y decida qué acción desea que el destinatario tome como resultado.

¿Quieres que soliciten una propuesta? ¿Esperas una introducción a alguien más que conozcan? ¿Se trata de fortalecer tu relación con ellos? ¿Conseguir otra reunión? ¿Haciendo una venta?

No importa cuál sea su objetivo, pero es importante que tenga uno para que pueda optimizar su correo electrónico para generar esa acción.

Y si no puede llegar a un objetivo para su correo electrónico de seguimiento, probablemente no debería enviar uno.

(Hablando de objetivos, aquí se explica cómo establecer objetivos de una manera que lo ayude a alcanzarlos).

2. Escribe como un minimalista.

Menos es más.

Todo en su correo electrónico debe estar allí por una razón. Estás escribiendo un correo electrónico, no una novela.

No necesita repetir lo que les dijo en su reunión: estaban allí.

No es necesario que les cuentes la historia de tu vida ni te valides a ti mismo, ya pensaron que eras lo suficientemente válido como para justificar una reunión en primer lugar.

Cuanto más largo sea su correo electrónico, es menos probable que el destinatario lo lea y actúe en consecuencia.

Sin introducción y párrafos concluyentes, solo métete en ello, ve a la acción que quieres que tomen y sal.

Cuanto menos tiempo ocupen, más lo apreciarán.

3. Hágalo desnatable.

Mucho espacio en blanco.

  • Un montón
  • De
  • Puntos de bala

Oraciones cortas. Párrafos cortos

Las cosas audaces que más quieres que se noten.

Cuanto más fácil sea leer su correo electrónico, más probable será.

4. Escribe como un amigo, no como un extraño.

Un correo electrónico de seguimiento no es un correo electrónico frío.

Le escribes a alguien con quien has pasado tiempo y ahora tienes una relación para que tu correo electrónico de seguimiento no parezca que proviene de un extraño.

Su tono debe ser familiar, amigable y enfatizar la conexión que hicieron entre sí en la reunión.

Aquí hay un truco: escriba como si estuviera escribiendo a un amigo porque en ese escenario probablemente usaría el tipo de tono informal que desea para un correo electrónico de seguimiento.

5. No utilice una línea de asunto aburrida.

¿Le gustaría abrir un correo electrónico con un asunto como "Seguimiento de la reunión"?

Probablemente no. Tampoco tu destinatario.

Las líneas de asunto son una oportunidad para expresar su marca, conexión con el destinatario y / o la acción que desea que tomen.

No tienen que ser aburridos.

(Nota: ¿Sabes cuál fue el asunto del correo electrónico más abierto que envió la campaña de Barack Obama? "Hola")

Su línea de asunto debe relacionarse con los detalles de su situación, por lo que es difícil para mí darle una dirección concreta sobre este tema, pero aquí hay algunas líneas de asunto de muestra para darle una idea:

¿Esa cosa que pediste? Aquí está."

"Te advertí que esto iba a venir".

"Impresionante que le envíes a Susan".

"Realmente me tienes pensando ..."

"Solo para tus ojos."

"Este es el secreto."

"Estos no son los androides que estás buscando."

Hay infinitas opciones, así que no sienta que tiene que conformarse con el "Seguimiento de la reunión".

6. Incluya una posdata.

¿Sabes lo que sucede al final de una reunión cuando una persona termina y dice: "Oh, solo hay una cosa más?"

Todos en la sala de repente prestan atención.

Esto se debe a que las personas prestan más atención a todo lo que viene después de un cambio de patrón.

Lo mismo es cierto para el correo electrónico.

Si incluye una "PD" en la parte inferior de su correo electrónico, las personas lo leerán, incluso si solo leyeron el resto del correo electrónico.

Puede usar la posdata para incluir un poco de información que desea asegurarse de que las personas noten o usar como un lugar para compartir algo ligeramente fuera del tema, pero relevante para los intereses de la otra persona.

Es una forma de fortalecer su relación con la persona y usar la información que aprendió sobre ella en su reunión para construir su vínculo.

Por ejemplo, si conversó sobre el gato loco del destinatario en su reunión, tal vez use la posdata para compartir un enlace a un video de gato gracioso.

Si habló de su admiración compartida por las mujeres emprendedoras, tal vez use la posdata para compartir un enlace a una entrevista inspiradora con una.

Si la acción que desea que tome la persona es conseguirle una reunión con otra persona, tal vez use el PS para decirles que los llevará a una cena elegante como agradecimiento si pueden conseguir la reunión para usted.

La forma en que use su posdata depende de usted, pero definitivamente hay oportunidades para encontrar allí.

Y ahora, aquí está la plantilla de correo electrónico de seguimiento que te prometí ...

Entonces, ¿qué aspecto tendrá cuando reúna todos estos consejos en un correo electrónico real?

Aquí hay una plantilla aproximada que puede seguir:

Hola NOMBRE

Fue un placer conocerte el [Día] y todavía estoy pensando en [Lo interesante discutido en la reunión].

Estoy emocionado de encontrar una manera de trabajar juntos y [Lograr un objetivo compartido].

Hay algunas maneras en que podemos hacer eso:

  1. Opción 1
  2. opcion 2
  3. Opción 3

Como siguiente paso, sugiero que [Recomendamos el siguiente paso].

¡Gracias nuevamente por su interés y no puedo esperar para crear algo increíble juntos!

TU NOMBRE

PD: ¿Sabes cómo mencionaste [Cosa que mencionaron en la reunión]?

Bueno, te va a ENCANTAR esto. [Enlace a algo divertido / inteligente / interesante.]

Simple, verdad?

Bueno, ese es el punto.

¡Feliz correo electrónico!

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Es para ti.