Cómo configurar GTD® en Zenkit

Una guía para Getting Things Done® al estilo Zenkit

Después de la introducción de GTD la semana pasada, he estado jugando con cómo hacer que funcione realmente bien en Zenkit. Es un sistema bastante simple que se basa en una colección maestra, algunas colecciones de proyectos y favoritos. Si bien este sistema no es 100% perfecto (¿qué es?), ¡Es lo más cercano que puedo obtener por ahora y funciona bastante bien!

Cómo implementar Getting Things Done en Zenkit

La columna vertebral de mi Zenkit GTD es una colección única "maestra" (la mía se llamaba originalmente "GTD", pero puedes llamarla como quieras). En la colección, configuré cada una de las listas como una etiqueta en un campo de etiqueta para poder verlas como listas separadas en Kanban:

Bandeja de entrada

La lista de la Bandeja de entrada es donde agrego todo lo que me viene a la mente. Mantengo una pestaña de Zenkit abierta en todo momento, por lo que encontrar la lista y agregarla es rápido y fácil.

Para hacer que las tareas de mi correo electrónico en Zenkit sean más rápidas, configuré un Zapier Zap que envía todos los correos electrónicos marcados con una etiqueta "GTD" a mi lista de "Bandeja de entrada" en mi colección Zenkit. Esto hace que sea muy rápido clasificar mis correos electrónicos: si veo algo que hay que hacer, solo agrego la etiqueta y automáticamente aterriza en mi bandeja de entrada de GTD.

A medida que proceso mi bandeja de entrada, muevo las cosas a la lista apropiada para poder comenzar a trabajar en ellas. Una vez que se ha completado una tarea, elimino la etiqueta de contexto (más sobre eso más adelante) y la muevo a "Listo". Si bien "hecho" no es una verdadera lista de GTD, es un gran lugar para mirar hacia atrás en todo lo que he completado durante la última semana. Durante mis revisiones, archivo todos los artículos en la lista de hechos para un nuevo comienzo la próxima semana.

Aquí hay un recordatorio rápido sobre cómo procesar su bandeja de entrada de GTD:

Proxima accion

Este también se explica bastante por sí mismo. Cuando determino que algo es una Acción siguiente, lo agrego a la siguiente lista de acciones y, si es posible, agrego una etiqueta de contexto, una etiqueta de prioridad y más información en la descripción si es necesario.

Calendario

Cuando algo tiene una fecha de vencimiento distinta, lo muevo a la lista del calendario. Configuré dos campos de fecha diferentes para tratar las entradas del calendario. El primero es bastante obvio, es el campo de fecha para las tareas que vencen en un día determinado, es decir, las tareas que se encuentran en la lista del "calendario". Esta es la vista de fecha con la que elijo abrir mi calendario Zenkit y también he sincronizado este campo de fecha con mi Calendario de Google, para que pueda acceder rápidamente a mis tareas en la carrera.

Esperando…

El segundo campo de fecha se usa específicamente para los elementos de la lista "Esperando ..." que necesitan un recordatorio. Establecí la fecha en que se agregó el elemento a la lista, y luego establecí un recordatorio para "2 días después" (o cualquier período de tiempo apropiado), para dar seguimiento a lo que estoy esperando.

Proyectos

Afortunadamente para nosotros, Zenkit es bastante impresionante en la gestión de proyectos. Cada vez que una cosa nueva se convierte en un proyecto, creo una nueva colección para él y agrego un elemento del mismo nombre a mi lista de Proyectos en la colección maestra. Agrego el enlace a la colección del proyecto en el elemento del proyecto, para poder navegar rápidamente cuando lo necesite.

Ahora, cuando realiza sus revisiones, se supone que debe mover una tarea de su lista de proyectos a su lista de Acciones siguientes. Si bien puede hacerlo utilizando la función "mover elemento" en Zenkit, me resulta un poco tedioso mover elementos de mis colecciones de proyectos a la colección principal, ya que prefiero ver todo mi proyecto en un solo lugar. Cuando necesito agregar un elemento a mi lista de Acciones siguientes, le agrego una etiqueta de contexto. De esa manera, lo veo junto con todas las otras acciones siguientes en las listas de favoritos.

Me gusta mantener las colecciones de proyectos realmente simples. Tengo que configurar las etiquetas de "hacer" y "hacer", y luego etiquetar las tareas con una etiqueta de contexto cuando estén próximas. Una vez que se ha completado un proyecto, archivo todos los elementos y elimino la colección. Este es un paso adicional para agregar a mi revisión, pero lo encuentro más rápido que mover cada cosa.

Esto es algo que puede ajustar para que coincida con su estilo de trabajo. Tal vez mover elementos a sus colecciones principales tenga sentido para usted, o tal vez mantenga los proyectos por separado como lo hago yo.

Algún día

Mi lista de algún día es otra colección separada. Está lleno de cosas que me gustaría hacer pero que no pertenecen a la lista de Acciones siguientes.

Referencias

Por último, he creado un equipo separado, llamado imaginariamente "Referencias", donde guardo diferentes colecciones para las cosas que necesito consultar. Para mí, la mayoría de estas cosas son recetas y artículos útiles / piezas de investigación que guardo para el trabajo.

Contextos

La adición de Mis favoritos fue un cambio de juego GTD para mí. Traté de usar Zenkit para GTD en el pasado, pero no tuvo éxito, ya que usar un campo de etiqueta y luego filtrar los artículos con esa etiqueta era engorroso e intuitivo (¡y molesto hacerlo en una carrera a las tiendas!) .

Luego desarrollamos Favoritos y se encendió una bombilla. Los favoritos son la manera perfecta de administrar contextos, ya que todos los elementos ya están en una lista conveniente, de fácil acceso sin importar dónde se encuentre.

Solo tengo algunas etiquetas favoritas: oficina, hogar y "en movimiento". Si bien podría agregar etiquetas de contexto para objetos y personas, creo que dado que tengo mi teléfono las 24 horas, los 7 días de la semana, no es realmente necesario. Además, aunque agregar etiquetas favoritas para niveles de energía o prioridad sería una opción, prefiero marcarlas con etiquetas y apegarme a mis contextos basados ​​en ubicación con etiquetas favoritas, ya que son mis contextos más importantes. Las ubicaciones son mutuamente excluyentes, pero la prioridad depende de la ubicación (al menos para mí), por lo que no veo la necesidad de una lista separada allí.

Como puede ver, hay mucho espacio para jugar aquí, por lo que puede personalizarlo y cambiar mi sistema para que se adapte mejor a sus preferencias.

Áreas para mejorar

Como dije antes, este sistema aún no es 100% perfecto. Hay un par de características que me gustaría ver agregadas a Zenkit para que esta sea una experiencia más fluida:

  • ¡Una de las principales dificultades, como muchos usuarios han señalado, es ingresar datos en Zenkit en primer lugar! A tal efecto, una integración directa de correo electrónico, una funcionalidad de extensión de navegador / clipper web y, en general, más y mejores integraciones con otras aplicaciones y servicios realmente harían esto mucho más fácil.
  • Además, una forma más fácil de acceder a Zenkit sobre la marcha en forma de aplicaciones de Android e iOS con widgets y soporte táctil 3D, facilitaría mucho la vida. (¡iOS ya está disponible y Android llegará muy pronto!) ACTUALIZACIÓN: las aplicaciones de Android e iOS están disponibles y están a la par con la aplicación web. Obtenga más información sobre nuestro lanzamiento de Android y actualización de iOS.
  • Por último, aunque me encantaría poder delegar tareas a otras personas agregándolas como miembro a un elemento de mi colección principal de GTD, realmente no quiero que puedan ver todo en mi lista de tareas pendientes ( ya que mezclo tareas privadas y de trabajo). Una forma de compartir elementos individuales sin compartir toda la colección lo resolvería perfectamente.

Sin embargo, desde que trabajo aquí, puedo decirte que todas estas cosas están en la hoja de ruta, ¡y algunas llegarán antes de lo que piensas!

¡Espero que hayas disfrutado esta pieza! He actualizado nuestra plantilla GTD para que coincida con todo lo que describí anteriormente para que pueda descargarla y comenzar a usarla de inmediato.

Aclamaciones,

Siobhan y el equipo Zenkit

* GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de The David Allen Company, y este artículo no está respaldado ni afiliado de ninguna manera.