Cómo reemplazar el 100% de los correos electrónicos internos de su equipo con Twist

Sabemos que es posible, porque lo hicimos. Así es cómo…

Un estudio sobre la comunicación interna del equipo encontró que, si bien el 60% de los empleados envían un correo electrónico al menos una vez a la semana, un 80% considera que la sobrecarga de correo electrónico es un problema para su equipo.

Sin embargo, los equipos se atienen al correo electrónico por la misma razón por la cual las personas se apegan a cualquier mal hábito: nos acostumbramos a pesar de los inconvenientes. Hacer un cambio parece mucho trabajo. Mejor malo conocido…

En Doist, nuestro objetivo era dejar de usar el correo electrónico para la comunicación interna. Enteramente. Se archivó información importante en las bandejas de entrada de las personas. Las conversaciones clave no se podían compartir fácilmente. Seguía empeorando a medida que nuestro equipo (y la cantidad de correos electrónicos) crecían.

Cuando probamos Slack, encontramos que el chat grupal complementaba el correo electrónico en lugar de reemplazarlo. Todavía necesitábamos un lugar para mantener discusiones a largo plazo sobre temas particulares donde la información clave no sería barrida por las corrientes del chat. Diseñamos Twist para incorporar lo mejor del chat en equipo (conversaciones transparentes y de búsqueda) y lo mejor del correo electrónico, discusiones sobre temas que permiten conversaciones más lentas y reflexivas.

Hoy, nuestro equipo de 52 personas repartidas por todo el mundo envía cero correos electrónicos internos. Si su equipo está pensando en cambiar a Twist, aquí hay algunos consejos sobre cómo ayudar a su equipo a hacer la transición lejos del correo electrónico:

Información importante para compartir? Comience un hilo

Cada vez que te encuentres buscando el botón de redacción de correo electrónico, inicia un hilo Twist. Al igual que el correo electrónico, los hilos permiten comentarios más largos y reflexivos sobre un tema en particular, pero en lugar de estar encerrados en una bandeja de entrada, están organizados en canales públicos que cualquiera puede navegar y buscar. Aquí hay algunas formas en que puede usar hilos para su equipo:

Tomar decisiones transparentes

Genere confianza manteniendo debates importantes organizados y accesibles para todo el equipo. Por ejemplo, podría crear un canal de "Estrategia", comenzar un hilo sobre su declaración de misión y notificar a los líderes de su equipo. Pueden responder al hilo en su propio horario y el hilo es fácil de encontrar más tarde. La mejor parte es que cualquier miembro del equipo puede navegar por los hilos del canal y ponerse al día con lo que se está discutiendo. Establece un tono de apertura y honestidad para todo el equipo y garantiza que la información importante sea accesible para todos.

Doist Heads es donde nuestro equipo dirige las decisiones de alto nivel. Cualquier Doister puede contribuir a la discusión.

La transparencia funciona en ambos sentidos: los líderes pueden visitar los canales de proyectos y equipos para conectarse directamente con los equipos y su trabajo.

Nuestro CEO revisando el arsenal del equipo.

Organizar documentos importantes en canales.

¿Alguna vez ha tenido que encontrar un archivo adjunto de correo electrónico de hace medio año? Después de aturdir tu cerebro, “¿Quién lo envió? ¿Cuál fue el tema? ¿Cuándo fue exactamente eso? ”, Te rindes. Un estudio encontró que los trabajadores necesitan hasta 8 búsquedas para encontrar la información correcta.

En Twist, puede mantener fácilmente accesibles los documentos importantes mediante la creación de un canal, por ejemplo #Admin, y crear nuevos hilos para cada documento clave, como nómina, recursos humanos, instalaciones, informes de gastos, etc. Las personas pueden descargar los documentos y preguntar preguntas y obtener respuestas en el hilo, construyendo un FAQ natural.

A medida que pasa el tiempo y aumenta el número de documentos importantes, puede buscar en un canal Twist por palabras clave, autor y fecha para encontrar exactamente lo que necesita días, semanas e incluso años después.

Encuentre el formulario de gastos que sigue extraviando y haga preguntas en el mismo lugar.

Comparte actualizaciones semanales

Use Twist para compartir actualizaciones de progreso semanales y mantener a su equipo en la misma página. Tenemos un canal #Doist Snippets donde comenzamos nuevos hilos para compartir lo que logramos la semana pasada y lo que está en la cubierta para el próximo. Es alentador cuando tus compañeros de equipo pueden revisar tu progreso y dejar un breve emoji de reacción en lugar de sentir que estás gritando en un vacío en el correo electrónico.

Al publicar fragmentos semanales de nuestro trabajo, nos mantenemos conectados con nuestros compañeros de equipo y podemos prestar nuestro apoyo.

Envíe sus (muchas) notificaciones por correo electrónico directamente a Twist

Un gerente de ventas que ahora usa Twist reenvía más de 40 correos electrónicos de consultas de ventas a compañeros de trabajo todos los días. No es divertido. Ahora reenvía automáticamente nuevos correos electrónicos principales como hilos Twist en un canal de clientes nuevos. Una vez en Twist, puede notificar a los compañeros de equipo necesarios y todos pueden comentar para decidir sobre las próximas acciones.

Puede configurar reglas para reenviar correos electrónicos que coincidan con ciertos criterios, o crear fácilmente una integración de Zapier (o Zap) para enviar una copia de todos sus correos electrónicos de sales@xyzsales.com a un canal Twist de su elección.

Después de reenviar un correo electrónico principal a Twist, el equipo de ventas puede discutir cómo tomar medidas.

Aquí hay algunas otras formas de reducir la carga de notificaciones por correo electrónico utilizando Twist:

  • Reduzca las notificaciones por correo electrónico de Google Docs utilizando un Zap que publica un comentario de hilo cada vez que alguien actualiza un documento.
  • Siempre que reciba un pago o un pedido en su herramienta de comercio electrónico, Twist puede iniciar automáticamente un hilo usando Zaps para QuickBooks, Xero y Stripe.
  • Tenga tickets de soporte nuevos y actualizados publicados automáticamente en Twist. Echa un vistazo a estos Zaps que conectan Twist a Zendesk o Desk.

Descubra más formas de simplificar su bandeja de entrada de correo electrónico conectando sus aplicaciones a Twist usando Zapier. (Si usa Todoist, también puede transmitir automáticamente sus notificaciones de tareas y proyectos a Twist).

Trabaja con colaboradores externos en Twist en lugar de correo electrónico

Trabajar con agencias externas, contratistas y trabajadores independientes puede ser un gran dolor. Es aún más difícil si su único punto de contacto es un único hilo de correo electrónico con una docena de partes interesadas diferentes CC'd.

En cambio, invite a colaboradores externos a Twist como invitados. Un invitado solo puede acceder a los canales a los que le da acceso. Es como traer a alguien a su oficina, darle un escritorio y dejar que trabajen junto a su equipo en un proyecto específico. Podrán hacer preguntas, publicar actualizaciones y recibir comentarios en un solo lugar organizado al que el resto de su equipo tenga acceso.

Nuestro equipo puede revisar los últimos cortes de video de nuestro equipo de producción externo directamente en Twist.

Algunos consejos para evitar que el equipo caiga

La gente no cambia sus hábitos de la noche a la mañana, y lograr que todo un equipo cambie a una nueva herramienta seguramente será un desafío. Aquí hay algunos consejos rápidos para facilitar la transición:

Reenviar correos electrónicos a Twist

Hasta que su equipo se acostumbre a Twist, aparecerán conversaciones por correo electrónico. Cuando eso suceda, puede reenviar correos electrónicos a Twist como nuevos hilos o comentarios y continuar la conversación allí.

Hacer hilos y comentarios legibles

Cuando publique y responda en Twist, use Markdown para formatear su publicación para que sea fácil de leer. Recomendamos usar negrita para encabezados, viñetas para listas e incluir hipervínculos.

Mantenga Twist organizado

Organice sus canales e hilos de una manera intuitiva para su equipo. Comience agrupando canales por equipo, proyecto o tema. Siempre puede editar nombres de canales y mover hilos a diferentes canales más adelante. Asegúrate de que tu equipo comprenda la estructura de nombres de tu canal para que puedan encontrar fácilmente la información que necesitan.

Mantenga una semana sin correo electrónico

Si realmente quiere sacar a la gente del correo electrónico, inicie Twist sin una semana de correo electrónico. Desafíe a su equipo a comenzar un hilo cada vez que se encuentren enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo. Una administradora de Twist simplemente dejó de responder a los correos electrónicos de su equipo y todos se acostumbraron a comunicarse con ella en Twist dentro de la semana.

No hay una forma "correcta" de trabajar con su equipo. Es crucial experimentar con nuevas herramientas para encontrar la forma en que funciona para sus flujos de trabajo únicos. Para obtener más ideas sobre cómo hacer que Twist funcione para su equipo, diríjase a la sección Introducción en el Centro de ayuda de Twist.

¿Todavía no usas Twist? Ayude a su equipo a colaborar de una manera más tranquila y organizada probándolo todo el tiempo que desee de forma gratuita.

Neil Vidyarthi está contemplando cómo responder a los correos electrónicos utilizando solo emojis.

Más información sobre cómo hacer que el trabajo en equipo sea más tranquilo y organizado: