Cómo priorizar el uso de estos 9 modelos mentales

Evergreen es una colección de enlaces a los mejores recursos de aprendizaje en los negocios, recopilada por un grupo de gerentes, fundadores e inversores. Aportamos recursos sobre un tema, que se sintetizan y comparten en esta Colección. El objetivo es aprender de manera más eficiente a través de un mayor contexto y enfoque.

Recuerde, estos están diseñados para sentirse como libros cortos, está destinado a serpentear y pasar ~ 3 horas en este tema. Guarde estos enlaces y léalos durante toda la semana. ¡Sumérgete en este tema y deja la semana más inteligente de lo que comenzaste!

Qué botones, qué botones, hmmmmm ...

La priorización es difícil. Siempre es difícil, y siempre es un área de mejora de alto apalancamiento. Trabajar en las cosas correctas en el momento correcto es el 90% de la batalla.

Esta es un área en la que he absorbido personal y profesionalmente últimamente, así que estoy muy emocionado de sumergirme en esto y ver qué podemos aprender. Aquí está la estructura de la publicación:

  • Comience con estrategia
  • 3 Modelos de costo de oportunidad (orden de proyectos)
  • 3 Modelos de apalancamiento (importancia de los proyectos)
  • 3 modelos para evitar errores de priorización

Si necesita una introducción a los modelos mentales, no hay nada mejor que Farnam Street.

Vamos a hacerlo.

No se puede tener una prioridad sin una estrategia

Antes de llegar a la priorización, hay un requisito previo: la estrategia. Sabes que falta tu estrategia cuando todo parece igualmente importante. Si la priorización parece imposible, no es porque deba trabajar más (o de manera más inteligente) en la priorización. Necesita subir un nivel y trabajar en su estrategia.

Su estrategia debería ayudar a dejar en claro qué trabajo es más importante, o al menos eliminar grandes cantidades de posibilidades. Si no es así, probablemente necesite mejoras.

3 modelos de costo de oportunidad

Gran parte del desafío de la priorización es uno de los costos de oportunidad. Dónde asignar recursos y esfuerzo, dados nuestros objetivos y estrategia. (Incluso con dinero infinito, siempre estaremos limitados por el tiempo).

Encuentra el cuello de botella

Una de las lecturas más comúnmente asignadas en las escuelas de negocios es The Goal, de Eli Goldratt. Este libro explica la "Teoría de las restricciones" y el resumen es "Encuentre y mejore el factor limitante; ningún otro trabajo importará".

Si no está dispuesto a leer el libro completo, Taylor Pearson tiene una buena publicación que captura bien la idea básica. Como él dice, una vez que haya definido el objetivo, en realidad solo hay dos preguntas:

  1. ¿Cuál es el límite actual?
  2. ¿Cuál es la forma obvia de mejorar el límite?

La clave es mirar todo el sistema para encontrar el límite. En una empresa, ¿es el límite de ventas? ¿Algún aspecto de la producción? ¿Entrega? (Muchos más ejemplos excelentes en la publicación de Pearson).

Si está trabajando en algo que no está mejorando el cuello de botella, entonces no está mejorando el rendimiento del sistema. Esencialmente desperdiciando tiempo y recursos, donde cualquier mejora en el cuello de botella sería una recompensa masiva.

Costo de retraso

Cost of Delay es la más nueva (para mí) y la más emocionante de las ideas y recursos enviados para esta edición. Tuve una vaga e intuitiva sensación de que no estábamos midiendo las cosas correctas, o apreciando adecuadamente el costo de la priorización errónea, y este es el marco que lo hizo "clic".

Desde el sitio BlackSwanFarming.com:

El costo del retraso es una forma de comunicar el impacto del tiempo en los resultados que esperamos lograr.
El costo del retraso combina la urgencia y el valor, dos cosas entre las que los humanos no son muy buenos para distinguir. Para tomar decisiones, necesitamos comprender no solo cuán valioso es algo, sino cuán urgente es.

Haga clic aquí para ver un video de introducción de 3 minutos sobre el costo del retraso.

Haga clic para ver un video de 3 minutos (no se pudo insertar por alguna razón)
En el ejemplo del video anterior, ¡el costo de la demora para esta función fue en realidad más de $ 200,000 por semana! Entonces, las 38 semanas que esta oportunidad pasó esperando en varias colas le costaron a la organización casi $ 8 millones en ingresos perdidos.
Saber esto pone el costo de esperar en perspectiva, ¿no es así? Si se hubieran tomado los 5 minutos necesarios para estimar el costo de la demora para esta función, entonces una serie de decisiones clave se habrían tomado de manera bastante diferente.
Una cosa es que una organización sea ciega a las colas. Es otro nivel de ceguera no tener idea de lo que cuestan esas colas. Si vamos a tomar mejores decisiones, realmente necesitamos comprender el costo de la demora de las cosas que fluyen a través del sistema.

Entonces, las preguntas clave que debe hacerse son:

  1. ¿Qué tan urgente es esto?
  2. ¿Qué tan valioso es esto?
  3. ¿Cuál es el costo de no hacer esto todavía, cada semana? (en relación con otras opciones)

Hay muchas ideas geniales sobre estas publicaciones, y hay demasiadas publicaciones para vincular, así que sumérgete en BlackSwanFarming.com y lee por ti mismo. Voy a leer en profundidad esta semana, seguro.

Siempre en deuda con Denis Krizanovic por enviar esto. Súper valioso.

Matriz de Eisenhower (Urgente vs. Importante)

Esta es una herramienta clásica para la productividad personal, y se explica bien en esta publicación aportada por Kevin Indig.

Un rápido 2x2 que solo hace dos preguntas:

  1. ¿Qué tan urgente es esto?
  2. ¿Qué tan importante es esto?

Y le brinda los siguientes pasos inmediatos basados ​​en las respuestas a esas preguntas. Probablemente hayas visto algo como este cuadro antes:

"Herramienta" mental súper práctica y liviana para evaluar rápidamente ideas y tareas pendientes.

El problema que encuentro con él es la inflación de importancia y urgencia ... terminas con demasiadas cosas en el cuadro superior izquierdo y no puedes priorizar entre ellas. Entonces te preguntas "¿qué es lo MÁS importante? ¿Qué es lo MÁS urgente? ”, Que es cuando algunos de estos otros métodos son útiles.

La publicación de Black Swan Farming en Urgency Profiles puede ayudar a responder "¿qué es lo más urgente?", Y con suerte esta próxima sección lo ayudará a responder "¿qué es lo más importante?"

(Maestro de segues, de nuevo)

3 modelos de apalancamiento

Comprender qué posible característica, iniciativa o tarea es la "más importante" no es una tarea fácil. Existen algunas herramientas o modelos mentales que podemos usar para descubrir qué proyectos nos darán más influencia (la mayoría del progreso hacia nuestras metas, dados los recursos necesarios).

¿Qué proyecto resuelve la mayoría de los problemas?

Mi amigo Zach Pettet recomendó que revisáramos el proceso de la lista de tareas pendientes del cofundador de Airbnb, Brian Chesky, como lo describe en su entrevista con Reid Hoffman.

Así es como Chesky hace sus listas de tareas:

Hago una larga lista de tareas, lo más exhaustiva posible. Luego trato de agruparlos. Es como un juego de apalancamiento. ¿Qué acción puede encargarse de esos 3? Y hago esto una y otra vez.
Si tiene una lista de 20 cosas que hacer, a menudo se da cuenta de que si hace 3 cosas grandes, estas otras 20 cosas se resolverán de alguna manera por 3 cosas grandes. Así que es mi forma de descubrir cómo hacer menos cosas más grandes.

Hay un cambio sutil allí, de mirar las tareas a mirar los problemas. También es algo que Matt Donovan me enseñó en Zaarly. Mire los problemas que necesita resolver y las posibles soluciones en niveles separados. Se clasifican de manera muy diferente.

Se pueden resolver múltiples problemas con un solo proyecto, pero rara vez funciona por accidente. Debe hacer este ejercicio para descubrir qué soluciones pueden resolver algunos problemas.

También hay una versión similar de esta pregunta de Tim Ferriss:

¿Qué es una cosa que, si se completa, facilita el resto de estas tareas?

Por lo tanto, no tiene que eliminar la necesidad de completar las otras tareas: solo ordenar proyectos de una manera que haga que el otro sea más fácil, más rápido o más barato puede ser una gran inversión de tiempo.

La regla 80/20 (y Fractal 80/20)

Estoy seguro de que si estás leyendo esto, sabes todo sobre la Ley de Pareto. Básicamente, el 20% de los insumos decide el 80% del resultado. De los modelos mentales de la calle Farnam:

Llamado así por el polímato italiano Vilfredo Pareto, quien notó que el 80% de las tierras de Italia eran propiedad de aproximadamente el 20% de su población, el Principio de Pareto establece que una pequeña cantidad de algún fenómeno causa un efecto desproporcionadamente grande.
El Principio de Pareto es un ejemplo de un tipo de distribución estadística de ley de poder, a diferencia de una curva de campana tradicional, y se demuestra en varios fenómenos que van desde la riqueza hasta las poblaciones de la ciudad y los hábitos humanos importantes.

Mi amigo Jesse Koltes recomendó el libro 80/20 Sales and Marketing, que trata sobre obtener el mayor impacto de sus aportes.

Lo más interesante del libro fue el concepto de que la regla 80/20 es Fractal, lo que significa que del 20% superior, hay un 20% superior desproporcionadamente impactante, etc. Como dijo Jesse:

“Es muy probable que haya 5 minutos cada año que representen el 50% de su producción. Trato de pensar mucho sobre cuáles son esos 5 minutos ".

También voy a trabajar duro en eso.

Mire el ROI a largo plazo para habilidades y sistemas

Algunos proyectos (incluso los más pequeños) pueden tener enormes ganancias a lo largo de la vida, si le ahorran tiempo y desorden mental.

Mi ejemplo favorito de esto es la respuesta de Tim Urban (Wait But Why) a la pregunta "¿Qué es algo que pueda aprender o hacer en 10 minutos que sea útil para el resto de mi vida?"

Él dijo: Aprende los atajos de teclado de Gmail.

Los aprendí y ahora estoy completamente de acuerdo. Ahora, también agregaría: Use Gorgias (u otro expansor de texto).

¿Dónde hay otras habilidades (o decisiones) de apalancamiento súper alto como ese?

  • ¿Configurar ahorros automáticos? ¿Pago de facturas?
  • ¿Le entregan los comestibles?
  • ¿Aprender a priorizar? (oh mira, ya lo eres !!)

Además de las habilidades, otro enfoque es ver dónde puede aplicar herramientas o sistemas que automatizarán algunas de las tareas rutinarias de su vida. Las herramientas Saas para tareas de poco valor en el trabajo o la configuración de IFTTT para tareas diarias o semanales pueden dar resultados muy rápidamente al eliminar las distracciones y liberar tiempo.

Jason Evanish tiene una buena publicación sobre esto específicamente para los gerentes en el blog del faro. Averigüe el costo por hora de su tiempo y haga los cálculos matemáticos simples para averiguar cuánto tiempo dura el ROI de las herramientas simples. $ 10 / mes parece mucho hasta que se dé cuenta de que le ahorrará una hora ($ 40) por semana. Eso es obvio.

Si ve algo con ese tipo de recompensa, donde una inversión de 10 minutos en una habilidad o sistema le ahorrará tiempo todos los días, todas las semanas o cada vez que repita una acción.

3 modelos de qué NO hacer al priorizar

Como siempre en Evergreen, nos gusta ver qué NO hacer. Cómo evitar problemas, no solo cuáles podrían ser las soluciones. Aquí hay algunas herramientas para evitar dificultades comunes en la priorización.

Encuentra a tus peores enemigos

O: "No tenga demasiadas prioridades"

La herramienta de priorización más molesta que he encontrado es la "Estrategia de 2 listas" de Warren Buffett. Es molesta porque presenta una realidad de la que me negaba mucho, y parece muy correcto que esa agradable parte de la negación sea muy improductiva.

Aquí está la historia (tal vez apócrifa):

Flint (el piloto de Buffett) estaba hablando sobre las prioridades de su carrera y Buffett le indicó que hiciera esto:

PASO 1: Buffett comenzó pidiéndole a Flint que anotara sus 25 principales objetivos profesionales. Entonces, Flint se tomó un tiempo y las anotó.
PASO 2: Entonces, Buffett le pidió a Flint que revisara su lista y marcara sus 5 objetivos principales. Una vez más, Flint se tomó un tiempo, recorrió la lista y finalmente decidió sus 5 objetivos más importantes.
PASO 3: En este punto, Flint tenía dos listas. Los 5 elementos que había marcado eran la Lista A y los 20 elementos que no había marcado eran la Lista B.
Flint confirmó que comenzaría a trabajar en sus 5 objetivos principales de inmediato. Y fue entonces cuando Buffett le preguntó sobre la segunda lista, "¿Y qué hay de los que no rodeaste?"
Flint respondió: "Bueno, los 5 primeros son mi enfoque principal, pero los otros 20 vienen en un cercano segundo lugar. Siguen siendo importantes, por lo que trabajaré en ellos de forma intermitente como mejor me parezca. No son tan urgentes, pero todavía planeo darles un esfuerzo dedicado ".
A lo que Buffett respondió: "No. Te has equivocado, Mike. Todo lo que no rodeó se convirtió en su lista de Evitar a toda costa. No importa qué, estas cosas no reciben atención de usted hasta que haya tenido éxito con sus 5 mejores ".

¿No se siente como un puñetazo en el estómago? ¿Nos está diciendo que no podemos hacer absolutamente todo lo que soñamos posible para nosotros mismos? Hm, mierda Sí. Supongo que eso probablemente sea correcto.

Por lo tanto, la lección aquí es cultivar un temor saludable (que raya en la paranoia) acerca de sus prioridades "secundarias" derivando la productividad de sus prioridades principales.

(Este problema exacto es una gran parte de la razón de la intermitencia de estas publicaciones en los últimos 18 meses, para ser honesto).

Después de leer esto hace un poco, cambié el nombre de la lista de "Ideas de negocios" en mi teléfono a "Peores enemigos", un pequeño recordatorio útil para mantener el enfoque en las cosas que más importan.

Todas las posibilidades deben tener probabilidades

Supongo que ya compraron una copia de Principios, de Ray Dalio. Si no, tómate un segundo para hacerlo ahora. Es una lectura obligada (no lo digo a menudo).

Hay TONELADAS de lecciones sobre priorización allí, a través del estudio más amplio sobre la toma de decisiones. Un principio específico surgió como un "no":

Tenga cuidado con la identificación improductiva de posibilidades sin asignarles probabilidades, porque arruina la priorización.
Puedes reconocer esto con frases como "Es posible que ..." y luego decir algo que es improbable y / o sin importancia, en lugar de algo como "Creo que hay una buena posibilidad de que ..." seguido de algo que sea importante o probable. Casi todo es posible. Todas las posibilidades deben ser consideradas en términos de sus probabilidades y priorizadas.

Si está tratando de priorizar y todo parece igualmente importante, un pase para asignar probabilidades a sus posibilidades aflojará el punto muerto.

Regla: no permita que los resultados inciertos se vean igualmente inciertos. Asignar probabilidades.

No seas un pensamiento de priorización

La triste verdad es que el secreto de la priorización no está en las herramientas; está en ti La disciplina es lo que hace que el método funcione, no el método en sí.

Como señala mi amigo Adam Hofmann: la razón por la que hay 1,000,000 de métodos de priorización es porque la gente falla al usar uno y prueba el siguiente. Realmente, llevar disciplina a cualquiera de ellos funcionaría lo suficientemente bien. No es el método, es qué tan bien lo sigues.

Así que no seas un pensamiento cuando se trata de priorizar. Al igual que en Estrategia, sabes que te está yendo bien, entonces las decisiones que estás tomando se sienten agonizantes, pero claras.

Toma las decisiones difíciles.

Luego, quédate con el plan. No se meta en su "Lista B" ni se meta en una pequeña característica que no tiene una puntuación alta en el gráfico de Costo de retraso.

Sé disciplinado en tu comportamiento.

Lectura extra (más herramientas / métodos tácticos)

20 Técnicas de priorización de productos - ¡Gracias Chris Butler!

Uso de las leyes de poder en la priorización - ¡Gracias Mike Smith!

Essentialism - ¡Nuestro libro más recomendado sobre priorización!

Concéntrese en una propuesta de valor única: ¡Gracias Roger Cauvin!

Use una hoja de cálculo como su administrador de GTD - ¡Gracias Jesse Koltes!

Cómo hacer las cosas: el clásico de productividad frecuentemente recomendado

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