Cómo hacer más con menos trabajo

Publicado originalmente en JOTFORM.COM

Te diré algo sobre la productividad que la mayoría de los autores medianos de alto rango y famosos gurús de startups no lo harán.

No es un truco que leerás en el último titular de Lifehacker o verás entre los principales Tweets de #lifehacks.

En cambio, es una técnica que, cuando se integra en la cultura de su empresa, conducirá a una productividad récord.

Es esto: descanso.

El investigador y consultor de Silicon Valley, Alex Soojung-Kim Pang, literalmente escribió el libro sobre la importancia de equilibrar el trabajo con el descanso. Descanso: por qué se hace más cuando se trabaja menos.

En él, explica que para que el trabajo funcione, también debe haber descanso:

“Descansar no es esta actividad sobrante opcional.
El trabajo y el descanso son en realidad socios. Son como diferentes partes de una ola. No puedes tener lo alto sin lo bajo.
Cuanto mejor descanses, mejor trabajarás ”.

Claro, si trabaja durante un período de tiempo más largo, seguramente producirá más resultados. Pero "producción" no siempre equivale a "productividad". Especialmente no al tipo sostenible y repetible que desea en su empresa.

Tanto mis experiencias personales como mis 12 años de construcción de JotForm me han enseñado que una vez que aprenda a equilibrar el trabajo con el descanso reparador, su productividad se disparará.

Piénselo de esta manera: si está en la carretera conduciendo un vehículo durante horas sin descansar, con el tiempo se cansará. Sus párpados se hundirán. Comenzarás a desviarte.

Serás una amenaza para la sociedad.

Si bien es menos mortal en la mayoría de los casos, trabajar sin descansar hará que cometas la misma cantidad de errores innecesarios.

Serás una amenaza para la productividad.

Incluso la mente más productiva necesita tiempo para recargarse.

En Daily Rituals: How Artists Work, la brillante pensadora y escritora Maya Angelou describió dejar a un lado un tiempo específico para escribir todos los días. Después de eso, dejó de lado el trabajo para disfrutar de "una apariencia de vida normal" con su familia hasta el día siguiente.

“Intento llegar a eso de las 7 y trabajo hasta las 2 de la tarde.
Si el trabajo va mal, me quedo hasta las 12:30.
Si va bien, me quedaré todo el tiempo que vaya bien. Es solitario y maravilloso ".

Pero el descanso no es solo para escritores u otros "tipos creativos".

El multimillonario fundador del grupo Virgin Richard Branson se levanta temprano para hacer ejercicio y disfrutar del tiempo con su familia.

Y Bill Gates, quien es ampliamente considerado como una de las personas más ricas del mundo, hace tiempo para leer un promedio de un libro cada semana.

“Aún así, leer libros es mi forma favorita de aprender sobre un nuevo tema. He estado leyendo sobre un libro por semana en promedio desde que era un niño. Incluso cuando mi horario está fuera de control, dedico mucho tiempo para leer ”.

Después de un mes completo, una semana o incluso un día de trabajo realmente concentrado sin ningún descanso reparador; Es difícil encontrar nuevas ideas.

Si puede forzar una idea, es probable que esté llena de errores. Errores que está menos equipado para detectar o corregir con su cerebro cansado y con exceso de trabajo.

He visto un montón de mentes brillantes en situaciones de mucho estrés y mucho tiempo que surgen con resultados demasiado complicados disfrazados de soluciones. Esto se debe a que, como Steve Jobs trajo a la conciencia pública, la simplicidad es a menudo más difícil de lograr que la complejidad.

"Lo simple puede ser más difícil que lo complejo: tienes que trabajar duro para limpiar tu pensamiento y hacerlo simple".

La simplicidad requiere mucho pensamiento inteligente y duro.

El pensamiento inteligente y duro es algo que una mente privada de descanso no puede hacer.

El descanso reparador no es fácil.

Permitir que mi mente y mi cuerpo se pongan nerviosos mientras veo la televisión todas las noches después del trabajo sería fácil.

Se necesita disciplina para resistir la comprobación de correos electrónicos sin sentido y los mensajes flojos que pueden consumir inconscientemente horas de su tiempo de inactividad y mantener su mente agitada.

Es por eso que he cultivado hábitos simples que permiten que la parte de "trabajo" de mi mente se tome un descanso mientras que la parte de "juego" sale, bueno, a jugar.

Entreno en el gimnasio, leo libros para obtener una nueva perspectiva, salgo con mi esposa y mis hijos pequeños.

Sobre todo, dejo el trabajo en el trabajo.

Pero cuando es hora de volver a trabajar, siempre encuentro que un fin de semana, unas vacaciones o incluso una noche libre me han hecho esperar el día que viene.

El tiempo fuera del trabajo despeja la mente. Le permite pasar tiempo ingiriendo otras cosas que lo convierten en un individuo completo.

En lugar de pensar en el descanso como un lujo, lo considero una necesidad para seguir siendo innovador en un mercado de software altamente competitivo.

Trabaja para vivir, no vivas para trabajar.

Puede sorprenderle leer a un fundador de startups diciendo esto, pero el trabajo no lo es todo.

Si va a acercarse a llevar una vida feliz, plena y equilibrada, debe comprender que el trabajo solo debería ocupar una fracción de su atención.

Amo a mi familia. Quiero a mis amigos. Amo estar afuera. Me encanta leer sobre sistemas de superación personal.

Dedicar tiempo a estas personas y cosas me restaura. Interactuar con ellos me da energía e inspira creatividad, incluso cuando el trabajo es estresante. Especialmente cuando el trabajo es estresante.

No tengo tiempo que perder en tareas sin sentido que agotan mi productividad.

No quiero mirar atrás y lamentar las relaciones que se desmoronaron mientras pasé 12 horas en la oficina mirando los píxeles.

Debido a estos tres sistemas que he creado para maximizar la productividad a través del descanso restaurador, no tengo que preocuparme por eso:

1. Implemente un enfoque cíclico para aprovechar los flujos y reflujos naturales.

En los círculos de fitness, se llama "mentalidad cíclica".

Los agricultores lo conocen como rotación de cultivos.

En Basecamp, la leyenda de bootstrapped, completan "lotes" de trabajo en ciclos de seis semanas.

Los líderes en todas las industrias, desde la agricultura hasta la tecnología, entienden que los recursos se agotan. Deben tomar medidas específicas para renovar estos recursos si quieren continuar siendo productivos.

Aquí en JotForm, es lo que me gusta llamar "tiempo de crisis" o no lo es.

No importa lo que hagas para vivir, sabes lo que es el momento crucial.

Es la última semana antes de que su cliente vea su nuevo hogar y tenga lo que se siente como mil gabinetes más para pintar.

Son esos últimos días cuando te inclinas hacia atrás para cerrar una gran venta.

Para nosotros, son las pocas semanas previas al lanzamiento de un nuevo producto o función impresionante en nuestro sitio web.

Cuando nuestro tiempo de crisis ha valido la pena y nuestro arduo trabajo está ahí para que el mundo lo disfrute, tomamos un descanso.

No uno físico para viajar por Europa (es una historia para otro momento), sino mental.

Saltamos a proyectos cortos y relajados donde podemos explorar nuevas ideas de características o desarrollar nuevas habilidades que estuvieron en espera hasta que nuestro proyecto principal se completó.

También nos tomamos este tiempo para hacer un poco de limpieza como eliminar errores y asegurarnos de que todos nuestros sistemas funcionen sin problemas.

Al igual que los agricultores, plantamos pequeños pensamientos restaurativos en nuestros cerebros antes de pedirles que aborden otra carga de trabajo pesada.

Hay varias razones por las que hemos observado una mayor productividad al alternar entre trabajos profundos y enfocados y proyectos restaurativos:

  1. Podemos permanecer centrados en el láser en la tarea en cuestión porque inconscientemente sabemos que se avecina un descanso mental.
  2. Por otro lado, no nos dejamos atrapar por problemas difíciles porque sabemos que es muy probable que una gran solución nos llegue cuando no nos estamos enfocando en ella.
  3. Nuestro gran objetivo anual peludo parece mucho más superable en trozos de tres semanas.
  4. La presión del tiempo limitado nos da un pequeño empujón para completar la mayor cantidad de trabajo de calidad que podamos hasta el momento en que nos reservamos un descanso mental.

Establecí este sistema de trabajo pesado y liviano alternativo después de observar que "trabajo negativo" sucedía dentro del equipo de JotForm.

Después de demasiadas horas atrapados en el mismo problema difícil, los programadores comenzaron a notar que aparecían más errores en su código. Demasiadas horas mirando una pantalla hicieron que los diseñadores crearan flujos de trabajo aburridos y poco amigables.

Nuestros valientes esfuerzos para superar un problema, sin importar el tiempo que tomó, fueron contraproducentes.

Estábamos pasando el doble de tiempo completando la misma cantidad de trabajo porque nuestro proceso de pensamiento estaba retrasado y teníamos que regresar y hacer las cosas nuevamente.

La forma en que funciona su cerebro y nuestra organización no es diferente a un músculo.

Es probable que trabajar el mismo músculo todos los días sin descansar resulte en una lesión. Eso no solo detendrá su progreso físico en seco, sino que incluso podría enviarlo en espiral hacia atrás mientras se toma un tiempo libre del entrenamiento para recuperarse.

Esa rutina en tu gimnasio que puede hacer sentadillas de más de 200 libras no hace eso todos los días. Les llevó meses, si no años, alternar el entrenamiento con el descanso para desarrollar sus músculos hasta donde están hoy.

Tomar un descanso no es flojo. No es el resultado de la falta de persistencia. De hecho, es todo lo contrario.

Cuando estás realmente enfocado en lograr una meta, es fácil sacrificar tu cordura para lograr la primavera total hacia ella. Así es como ocurre el agotamiento.

Lo difícil es tomarse el tiempo para escuchar y responder a su cerebro y cuerpo cuando están rogando por un descanso reparador.

Hacer una pausa con intención es una fortaleza, no una debilidad.

2. Tómese un descanso, o se romperá.

Correos electrónicos enviados a las 3 a.m.

Referencias casuales para ocuparse de una tarea durante el fin de semana.

Puede pensar que estas son cosas que me encanta escuchar a mi equipo decir. Debe significar que están comprometidos con sus trabajos. Debe demostrar que aman lo que hacen.

Si bien ambas cosas pueden ser ciertas, también podría significar que están en el camino corto para agotarse.

Eso no solo es malo para ellos personalmente; Para nosotros, como empresa, es costoso tener que comenzar desde cero para encontrar, entrevistar, incorporar y capacitar a un nuevo empleado para llenar sus zapatos.

Cuando sus empleados entran en un flujo, a veces puede ser difícil para ellos apagarse. Y dado que nuestro equipo está distribuido por todo el mundo, puede ser especialmente difícil cuando saben que alguien es solo un mensaje instantáneo, sin importar la hora que sea.

Por loco que parezca, las horas de trabajo sostenibles no son solo algo que animo, son algo que a veces tengo que imponer en JotForm.

Cuando veo signos de que alguien está trabajando fuera de lo que yo llamo horas "sanas", les recuerdo que tomen un descanso. El problema seguirá ahí mañana, y la solución será aún mejor con una mente fresca.

Al igual que el crecimiento sostenible, las horas de trabajo sensatas y razonables se convirtieron orgánicamente en parte de la cultura central de JotForm desde el principio.

Este sistema garantiza que estemos lo más enfocados y productivos posible durante las horas que pasamos en el trabajo.

Cuando somos más productivos en el trabajo, no nos sentimos culpables por dejar el trabajo en la oficina cuando llega el momento de descansar por la noche o el fin de semana.

Eso lleva a un tiempo de inactividad más reparador y mentes frescas y emocionadas el lunes por la mañana.

3. Asegúrese de que el descanso esté bien definido.

El PTO ilimitado (tiempo libre personal) es un beneficio común en muchas empresas tecnológicas modernas. No en JotForm.

No es porque piense que mis empleados no merecen tiempo libre. A estas alturas, debe saber lo importante que creo que es el descanso para la productividad.

Es porque aprendí que, como la creatividad, la relajación es más poderosa cuando está bien definida.

Para algunas personas, las políticas de tiempo libre ilimitado les causan estrés al tratar de navegar la política de cuánto tiempo "deberían" despegar en comparación con sus pares.

Esto es especialmente notable en entornos de ritmo más rápido; que incluye prácticamente todas las startups y la mayoría de las empresas tecnológicas.

Kickstarter eliminó su política de PTO ilimitada cuando notaron que los empleados luchaban por medir cuánto tiempo libre era apropiado.

"Lo que encontramos fue que al establecer parámetros específicos en torno al número de días, no había dudas sobre cuánto tiempo era apropiado tomar del trabajo para participar en actividades personales, creativas y familiares".

En 2014, una encuesta de Glassdoor descubrió que los empleados estadounidenses solo toman la mitad de sus días de vacaciones. Lo peor es que más de la mitad de ellos siguen trabajando durante esos días "libres".

No sé sobre ti, pero estoy dispuesto a apostar que esos números solo han aumentado.

En JotForm, ejercemos una presión saludable sobre los empleados para que usen sus días de vacaciones cada año.

Y debido a que están bien definidos, creemos que los alienta a usar los días para descansar, recargar energías y volver a ser más productivos que nunca.

Recuerda esa noche agotadora que llegaste a la universidad; golpeando su teclado hasta que su trabajo de investigación apenas coherente alcanzó la longitud mínima? No fue tu mejor trabajo, pero pasó.

¿Qué tal el tiempo que pasaste 80 horas a la semana en la oficina terminando un proyecto de diseño? No era su diseño más creativo, pero estaba listo para la fecha límite.

Trabajaste duro. Trabajaste mucho. Pero, ¿cuánto de ese trabajo llamarías productivo?

Estoy dispuesto a apostar solo un pequeño porcentaje.

Estoy dispuesto a apostar que podría haberlo hecho mejor.

No desarrollando nuevas habilidades. No trabajando aún más. Pero trabajando menos.

El descanso reparador no es una opción, es un requisito para cualquier persona que quiera ser más productiva en su vida y en sus negocios.