Cómo facilitar reuniones como un humano

Este post fue escrito por Bernard Ferguson, Gerente Senior de Programas en nuestro departamento de I + D, y también fue publicado en el blog de Atlassian.

Un facilitador de reuniones capacitado puede hacer que un grupo discuta, debata y, sobre todo, decida muchas cosas en poco tiempo. El problema es que la mayoría de los equipos no tienen gerentes de programas dedicados o entrenadores ágiles para intervenir y desempeñar ese papel. Entonces, a medida que el lugar de trabajo moderno se vuelve cada vez más colaborativo, es cada vez más importante que todos los miembros del equipo sepan cómo facilitar las reuniones.

Pero la falta de experiencia con la facilitación y el miedo a ser juzgado severamente pueden disuadir incluso a la persona más segura de dirigir una sesión. He estado haciendo esto durante años, y las dudas siguen apareciendo. ¿Qué pasa si el ritmo es demasiado rápido o demasiado lento? ¿Se ha lanzado la agenda en el nivel correcto? ¿Cómo cambiará el ambiente en la sala si hago "doble clic" en una verdad incómoda que se eleva? ¿Podré obtener la inevitable personalidad fuerte en la sala para abotonar y escuchar a sus compañeros? Sheesh Tantos factores x a seguir.

La buena noticia es que la facilitación de reuniones es simplemente una habilidad que tienes que practicar. Para ayudar a construir sus habilidades y vencer sus miedos, aquí hay algunos consejos y sugerencias profesionales que aumentarán su confianza.

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Cierra para abrir

Las personas están mucho más involucradas en discusiones cuando no están enviando un correo electrónico o revisando Facebook. Por lo tanto, adopte un enfoque de línea dura y solicite que se apaguen todas las computadoras portátiles, tabletas y teléfonos, especialmente si está facilitando una reunión retrospectiva u otra reunión que gira en torno a escuchar y compartir activamente. La única excepción es el escriba de la reunión, que obtiene un pase para usar su dispositivo de elección para tomar notas. No comience la reunión hasta que todos estén sintonizados y listos para contribuir.

Si alguien insiste en que necesita estar trabajando en otra cosa durante la reunión, entonces déle permiso para salir de la sala e ir a hacer ese trabajo. Lo tendrán más fácil sin la distracción de las personas que hablan a su alrededor de todos modos.

Usa el poder de la pluma

A veces hay una "celebridad" en la sala: una personalidad fuerte con opiniones fuertes que es muy respetada por otras personas en el grupo. Pueden dominar la discusión (generalmente sin pretenderlo), o incluso interrumpirla impulsando su propia agenda.

Déles un bolígrafo y pídales que se encarguen de capturar ideas en la pizarra. Esto no solo les dificulta intrínsecamente escuchar (es decir, crear espacio para que otros hablen), sino que también evita el escenario en el que se sientan en la parte trasera de la habitación, destruyendo ideas que difieren de las suyas. No hecklers, por favor.

Si son un detractor fuerte, o se sienten particularmente fuertes acerca de la sesión, comparta la agenda y el propósito de antemano para que pueda obtener su opinión antes de la reunión. Ayúdelos a entrar listos para hacer una contribución constructiva.

Operar en preguntas

Como facilitador, no es tu trabajo tener todas las respuestas. Sin embargo, es su trabajo llevar al grupo a las respuestas. Eso significa plantear las preguntas correctas en el momento adecuado. Cuando se hace bien, las preguntas puntuales desafiarán las suposiciones que pueden estar evitando que lleguen a ese momento de "¡ah-ha!".

Incluso si crees que tienes The Answer ™, resiste la tentación de ofrecerlo. En cambio, haga preguntas principales que guíen al grupo hacia esa respuesta (es más significativo si llegan a esa conclusión ellos mismos). Aquí hay algunos favoritos antiguos genéricos que puede personalizar:

  • ¿Se puede ampliar en ese punto?
  • ¿Esta conversación nos está moviendo en la dirección que queremos?
  • Su último punto me intriga, pero se siente contrario a la intuición: ¿en qué contexto podría ver que se aplica?
  • ¿Cómo resumirías eso?
  • Como se veria eso?
  • ¿Cómo te hace sentir eso?
  • ¿Por qué?
  • ¿Cómo medirías el éxito en esa instancia?

Por supuesto, hacer las preguntas correctas requiere que escuches con atención. Dele al grupo espacio para analizar las ideas que surgen rápidamente y preste atención a lo que están diciendo para que sepa qué preguntas pueden hacer que piensen más profundamente. Pero generalmente, manténgase fuera de la discusión hasta que se detenga o comience a ir en círculos.

Lee la sala

Sintonice la energía de la habitación y busque colas visuales como el lenguaje corporal. ¿La gente está inquieta por la frustración? ¿Abundan las miradas de descontento o desacuerdo? Estas son señales de que necesita intervenir. También está bien medir el sentimiento en la habitación simplemente preguntando: ¿Esto está resonando? ¿Nos sentimos cómodos con el progreso que estamos haciendo?

Centrarse en el estado emocional del grupo lo ayuda a comprender si están comprometidos o desconectados. Y si el grupo está desconectado, es hora de que saltes y los guíes por un camino alternativo.

Calibrar su radar energético llevará tiempo, y se equivocará una o dos veces. Ser atento y observador son los primeros pasos.

Centrarse en los resultados

Cada sesión que facilite debe tener un punto final claro: un objetivo que alcanzar o una decisión que tomar. Asegúrese de que su agenda cubra esto para que los participantes sepan por qué están allí y (lo que es más importante) lo que se necesitaría para terminar la reunión temprano.

También vale la pena reiterar el objetivo al comienzo de la reunión. Demonios, incluso podrías escribirlo en la pizarra para que sirva como barandillas para la discusión, especialmente si es probable que tengas detractores en la sala. Si la discusión se dirige hacia una madriguera de conejo, puede retirar al grupo recordándoles el objetivo de la reunión.

Hablando de ideas fuera de tema ...

Crea un estacionamiento

Si aparece una idea que es valiosa, no fuera de lugar, ofrezca crear un “estacionamiento” y anótelo (generalmente en la pizarra o en las notas de la reunión). Porque hoy se trata de clavar su objetivo para esta reunión.

Saber que sus pensamientos no se pierden para siempre en el éter ayuda a las personas a centrarse en el resultado que está buscando.

Conoce a tu audiencia

Considere los tipos de personalidad entre sus participantes e intente que todos contribuyan a la discusión de manera uniforme (más o menos). Las personas tranquilas del grupo pueden no ser tímidas, per se. De hecho, podrían tener mucho que decir, si se les da la oportunidad. Es su trabajo como facilitador crear espacio para que hablen.

Un facilitador veterano puede incluso observar a las personas cuando entran en la sala, y señala mentalmente a quién se sientan al lado o a quién evitan. Está bien usar su criterio y reorganizar las sillas (o quién se sienta dónde) si eso ayudará a sacar lo mejor de todos.

Además, comprenda quién tiene la última palabra sobre las decisiones que esté tomando y úselas como un factor decisivo si el grupo no puede llegar a un consenso. Esa persona puede ser especialmente útil al decidir quién posee los artículos de seguimiento.

Golpea tus pies

No los golpees físicamente, eso dolió. Me refiero a ponerse de pie, congregarse alrededor de la pizarra y traer algo de energía dinámica a la habitación. Esta no es la Asamblea General de la ONU, después de todo. (A menos que realmente trabajes en la ONU. En cuyo caso, bien por ti.)

Un truco de facilitación muy simple que me gusta es que la gente escriba sus pensamientos en notas adhesivas, luego se acerquen al frente de la sala y les publiquen una pizarra o papel de carnicero. Una vez que todos hayan terminado de publicar ideas, tomen turnos para presentar esas ideas al grupo. Funciona muy bien en sesiones con resolución de problemas o con lluvia de ideas, como mapeo mental o premortem.

Por cierto, cuando se combina con café, una pizarra blanca es fácilmente la herramienta más innovadora en el kit de herramientas del trabajador del conocimiento. ¡Seriamente!

No es sobre ti

Yo, soy tu clásico "conversador". Por lo tanto, pararse frente a un grupo para dirigir una sesión no es demasiado difícil. (De hecho, cuando estaba aprendiendo cómo facilitar las reuniones, lo más difícil fue hacerme callar para que el resto del grupo pudiera hablar).

Ser un facilitador de reuniones efectivo mientras que simultáneamente es un participante de la reunión es casi imposible: no puede ser maestro de ceremonias e intérprete al mismo tiempo. Adopte el rol del facilitador de administrar el tiempo, alentar la participación y hacer preguntas jugosas. Deje que las otras personas en el grupo sean las estrellas del espectáculo.

Estructura tu agenda de manera que haya oportunidades para que diferentes personas lideren partes de la discusión. Esto le permite sumergirse en el fondo, observar al grupo y concentrarse en conducir al grupo hacia ese resultado o decisión.

Dirigir reuniones y talleres será torpe al principio, y cometerás algunos errores. ¡Está bien! No tiene que ser un facilitador as para ahorrarle a su equipo semanas de tiempo haciendo girar sus ruedas.

Tus habilidades mejorarán con la práctica. Entonces sabes lo que sigue, ¿verdad? ¡Sal y comienza a practicar!

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