Cómo derrotar las distracciones y duplicar su productividad con notas adhesivas

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Soy una persona orientada a tareas. Me gusta hacer las cosas y verme a mí mismo hacerlas. Prospero con la sensación de productividad. Al principio de mi carrera me di cuenta de que debía hacer algún tipo de trabajo que me permitiera ver el producto de mi trabajo (por lo tanto, escribir y hablar).

También soy, como muchas personas ambiciosas, alguien con múltiples hierros en el fuego. Algunas de las cosas en las que trabajo son para pagar las cuentas y ejecutarlas esta semana. Otros son proyectos de varios años a largo plazo que requieren atención y enfoque diarios y semanales para que se materialicen y no solo se sienten en el éter.

Algunos de mis clientes también son personas ambiciosas y orientadas a tareas. También les gusta marcar las cosas en las listas de tareas y sentirse satisfechos al hacer el trabajo de manera rápida y eficiente.

Pero las listas de tareas son muy valiosas. Solo funcionan si se hacen las cosas más importantes (recuerdo una línea del fantástico libro Organize Tomorrow Today que dice que las personas productivas no hacen todo, solo hacen las cosas más importantes). Eso solo es útil si sabes cuáles son las cosas más importantes.

Un problema que yo y otras personas con las que trabajo continuamente enfrentan es tratar de determinar qué es lo más importante y en qué enfocarnos hoy en comparación con esta semana en comparación con este mes y más tarde este año. A lo largo de los años, he desarrollado algunos sistemas personales que uso para maximizar mi producción y asegurarme de que no quede atrapado en las minucias. Enseño esto cuando es apropiado (es decir, algunos de mis clientes están muy orientados al análisis y se ven atrapados en investigar demasiado y no actuar, por lo que puedo recomendarles un enfoque diferente al que me funciona, alguien que tiende a actuar demasiado rápido) El objetivo de cualquier buen sistema de tareas pendientes es mantenerse encaminado sin agotarse.

Flujos de trabajo, no listas de tareas

Una de las lecciones más importantes que aprendí en los últimos años fue de Isaac Morehouse, quien me enseñó a entender tanto mi calendario como mi bandeja de entrada de correo electrónico como un flujo de trabajo, no como algo para marcar. Cuando se trataba de administrar mi bandeja de entrada de correo electrónico, esto significaba tratar los correos electrónicos a medida que entraban y verlos como elementos que ayudan a dictar cómo se administra su trabajo durante el día. Llegue a Inbox Zero al final de cada día si todo lo que viene es importante.

Cuando se trataba de programar mi calendario, esto significaba usar la función de calendario para mantenerte al día y exportar tu cerebro tanto como sea posible. Tenemos una cantidad limitada de fuerza de voluntad todos los días y ejercer esa fuerza de voluntad limitada en preguntas como, "¿qué debo hacer con mi tiempo?" Lo quita de las decisiones más importantes como, "¿cómo debo negociar este acuerdo?" O " ¿Cómo debería editar esta línea? ”Es por eso que confío en los scripts de correo electrónico tanto como sea posible: elimina la fuerza de voluntad del alcance.

Y Google Calendar hace esto bien. Terminas un poco de trabajo temprano y no tienes que pensar "¿qué puedo hacer después con mi tiempo?" Simplemente revisa el calendario.

Usar Google Calendar para programar su tiempo de trabajo tanto como sea posible es mi primera recomendación para alguien que lucha por ser productivo.

Sin embargo, incluso eso tiene sus límites. A menos que tenga una configuración de monitor dual, no puede tener Google Calendar frente a usted en todo momento. Algunas personas incluso evitan mirar el calendario porque les abruma con todo lo que tienen que hacer. Y si usted es una persona orientada a tareas como yo, no obtendrá la satisfacción de revisar las cosas del día.

Condicionarse para la productividad

Cualquier sistema de productividad que use debe condicionarlo para que continúe usándolo. Debería obtener algún tipo de recompensa por el éxito y algún tipo de castigo por el fracaso. Usted es un animal al final del día y los mismos sistemas que funcionan para perros, langostas y delfines finalmente funcionan para usted.

Los expertos lo saben en el mundo de la anti-productividad. Facebook, Twitter, Google y docenas de otras compañías multimillonarias gastan grandes cantidades de dinero y contratan edificios llenos de expertos para aprovechar este hecho en contra de su productividad. Saben que el cuadrado rojo de una notificación o el número azul que muestra cuántas personas le prestan atención libera dopamina en el cerebro. Saben que mostrarle esto lo suficiente y asociarlo con placer (es por eso que Facebook nunca lanzará una función de "disgusto" ... condicionaría a las personas a evitar sus notificaciones) lo hará publicar con más frecuencia, generar más notificaciones, generar más placer.

Hay miles de personas en las corporaciones más poderosas del planeta compitiendo por su atención todos los días y esperando hacerlo menos productivo. Lo menos que puede hacer es configurar sus sistemas de productividad para luchar contra ellos.

¿Qué es para ti? ¿Qué te trae alegría? ¿Qué se siente bien solo por haber hecho?

Si usted es una persona orientada a las tareas que valora la productividad por derecho propio, entonces, verificar físicamente las cosas de la lista es muy útil. Nada se siente mejor que llegar al final del día y ver que su lista de tareas pendientes se reduce. Nada se siente peor que mirar hacia atrás en el día y ver que su lista se hace más larga.

Algunas personas no están orientadas a tareas y ven que hacer las cosas como un medio para un fin. Algunos de mis clientes están iniciando negocios para poder trabajar desde casa y pasar tiempo con sus hijos. Para ellos, asociar hacer las cosas con ver a sus hijos crecer es suficiente para que vuelvan a la normalidad. Asociar el fracaso para hacer las cosas con volver al cubículo y vivir en Office Space mientras Johnny crece es suficiente para que vuelvan a la normalidad.

Configura tu juego de productividad para ganar.

Cómo las notas adhesivas llegaron a dominar mi día

Cuando estaba en la escuela secundaria, tuve que entrevistar a varias personas sobre cuáles creían que eran los inventos mejores o más impactantes de todos los tiempos. Le pregunté a mi maestra de banda, Dana Menser, y él respondió con seriedad: "Notas adhesivas".

Estaba confundido y pensé que estaba bromeando. Las notas adhesivas son agradables, pero no son uno de los mejores inventos de la historia.

Ahora estoy de acuerdo con él.

¿Por qué? Porque sé cómo pienso y cómo configurar sistemas para hacerme productivo incluso cuando no quiero serlo.

(Nota aquí: puede que no estés tan orientado a las tareas como yo, pero si lo estás, este sistema puede cambiar tu día).

Como la mayoría de las personas que trabajan por cuenta propia, me cuesta mantenerme enfocado en la tarea en cuestión. Hay tantas cosas que puedo hacer con mi tiempo y necesito limitarlas a un puñado de las tareas más importantes para ser la versión más productiva de mí mismo.

La matriz de Eisenhower me ayuda a pensar en mi semana (y tengo una forma específica de programar mi semana sobre la que escribiré en el futuro) y el conjunto de tareas disponibles, pero aún necesitaba alguna forma de mantener el rumbo. Los incendios finalmente aparecen en el trabajo diario. Si no tienes cuidado, estos incendios te desvían.

Por lo tanto, un sistema de productividad exitoso necesita hacer algunas cosas:

  1. Recompénsame por el éxito.
  2. Castígame por el fracaso.
  3. Ayúdame a externalizar mi cerebro y a configurar un flujo de trabajo.
  4. Ser difícil ignorar / ocultar cuando no quiero trabajar.

La solución es un flujo de trabajo de notas adhesivas sobre mi escritorio.

El sistema es simple.

Primero, preparé tres notas que denotan la hora del día. Tenga en cuenta que no hago horarios específicos, sino regiones del día como "Mañana", "Tarde" y "Noche". Esto me permite tener en cuenta los incendios que aparecerán durante el día y no me convierte en un esclavo al reloj para los artículos no programados.

En segundo lugar, antes de acostarme, me siento en mi escritorio y consulto mi Google Calendar (no hice esto al principio y me perdí una reunión al día siguiente ... cada vez que configure un nuevo sistema de flujo de trabajo, asegúrese de integrarlo en el viejo!). Escribo cualquiera de mis citas o artículos en el calendario en notas adhesivas y las pongo debajo de sus respectivas partes del día. Si tengo una reunión de café a las 7:30 y una llamada telefónica a las 10:30, escribiré "Café con nombre" y "Llamar con nombre" y colocaré la nota de café a la izquierda de la nota de llamada.

Tercero, escribo mis artículos urgentes / importantes para el día. Estas son las cosas que hay que hacer ese día para que yo sienta que es un éxito. Para mí, este es a menudo un trabajo creativo como escribir o un trabajo enfocado como editar. Lo programo al comienzo del día antes de que el resto del día pueda ser descarrilado por incendios.

Cuarto, escribo las cosas que me gustaría hacer ese día y relleno el espacio vacío con ellas. Estos pueden ser artículos de ocio como leer o ir al gimnasio. Todavía los programo porque no quiero preocuparme por "¿cuándo iré al gimnasio hoy?" Está en el horario. Sucederá después de X pero antes de Y. También coloco tareas que no se realizaron el día anterior en esta categoría. Sustituyen los artículos de ocio, por lo que tengo un incentivo para no dejar que las cosas se acumulen.

Quinto, subdivido las tareas más grandes en tareas más pequeñas. Por ejemplo, hoy quiero hacer un poco de edición de línea en una propuesta importante y hay tres secciones que necesito revisar con un peine de dientes finos. En lugar de simplemente escribir "Edición de línea", lo que me deja preguntando, "¿por dónde empiezo?" Escribo cada una de las tres secciones y las pongo en el orden en que me gustaría abordarlas.

Celebra las victorias, siente las pérdidas

Lo que hace que este sistema funcione tan bien para mí es que es constantemente visible para mí mientras trabajo (estoy sentado frente a él en este momento) y que me permite celebrar mis victorias. Cuando se completa una tarea, la saco de la pared y la coloco en una pila de tareas completadas que también permanece visible durante todo el día.

Aunque pequeño, el pequeño golpe de dopamina que recibo al hacer esto es suficiente para hacer que espero con ansias hacerlo para el próximo elemento de la lista.

Mantengo una parte separada de la pared donde se acumulan los elementos que no se hacen. A medida que esta parte del muro se llena de notas, me siento menos seguro de mi productividad y empiezo a pensar en formas en que puedo hacer todas esas cosas. Esto me ejerce una presión saludable para que no deje que las cosas pasen desapercibidas.

Este sistema me mantiene enfocado y encaminado. Cuando tengo ganas de jugar en Medium o Twitter, tengo las notas coloridas mirándome y simbólicamente castigándome para volver a la normalidad. Las notas pausadas me recuerdan que el tiempo libre llegará a su debido tiempo con el enfoque correcto. Las tareas completadas con mi taza de café me recuerdan cuán efectivo ya he sido en el día y sigo sumando. Casi siento que estoy compitiendo con una versión anterior de mí mismo.

Piense en términos de flujo de trabajo y lo que debe hacerse, no en términos de hacer todo. Configura tus juegos para ganar.

Esto fue publicado originalmente en ZakSlayback.com.

Esta historia se publica en The Startup, la publicación de emprendimiento más grande de Medium, seguida de más de 292,582 personas.

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