Cómo ser productivo: 10 maneras de trabajar de manera más inteligente

Hace un tiempo, me escribí un correo electrónico con mis propias reglas personales sobre cómo ser productivo. Recopila todas las lecciones que he aprendido a lo largo de los años sobre la productividad y el trabajo más inteligente. Ese correo electrónico sirve como un recordatorio constante cuando me siento improductivo o las cosas simplemente no funcionan como deberían.

Aquí están mis 10 mandamientos sobre cómo ser productivo para que pueda comenzar a trabajar de manera más inteligente en lugar de más:

# 1 Enfoque en sistemas en lugar de objetivos

Desde muy temprana edad se nos enseña a perseguir objetivos: obtener buenas calificaciones, estar en el equipo inicial de un deporte, ser promovido en su trabajo. Trabajas tan duro como puedes y con suerte lograrás tu objetivo.

Sin embargo, la mayoría de los objetivos están fuera de nuestro control. Tenemos un control limitado para alcanzarlo. No controlamos el futuro, las acciones de otras personas, la economía o el medio ambiente, entre muchas otras variables. Y eso es exactamente por qué nuestro enfoque debe estar en los sistemas en lugar de los objetivos. En un sistema, se enfoca en todas las partes que controla.

"Sistema" es una palabra elegante para "proceso repetible". Obtener 500 suscriptores en tu blog es un objetivo, escribir 500 palabras al día es un proceso repetible. Correr un maratón es un objetivo, correr 4 días a la semana durante 30 minutos es un proceso repetible. Perder diez libras es un objetivo, mejorar su dieta para comer más saludablemente cada comida es un sistema.

Recompensa el esfuerzo en lugar del logro: pequeñas ganancias compuestas con el tiempo.

Y eso nos lleva a la belleza del efecto compuesto ...

# 2 Aproveche el efecto compuesto

“El interés compuesto es la octava maravilla del mundo. El que lo entiende, se lo gana ... el que no ... lo paga "- Albert Einstein

El interés compuesto es un concepto de las finanzas y la economía, que se refiere a la adición de intereses al depósito inicial principal. Son intereses sobre intereses. Suponiendo una tasa de crecimiento del 10% y un depósito inicial de $ 100, obtienes $ 110 en el primer mes, $ 121 en el segundo y ~ $ 133 en el tercero. Sus ganancias siguen creciendo en la parte superior: $ 10 para el primer mes, $ 11 en el segundo y $ 13 en el tercero.

Pero hay muchas aplicaciones para el efecto compuesto que solo las finanzas. Afecta a casi todas las áreas de tu vida. Cuando te enfocas en desarrollar sistemas y trabajas todos los días, tu trabajo se agrava con el tiempo, desarrollando un crecimiento exponencial.

Tomemos el conocimiento como ejemplo. Si lees un par de páginas por día, comenzarás a hacer conexiones entre los libros y sus lecciones.

“Lee 500 páginas como esta todos los días. Así es como funciona el conocimiento. Se acumula, como el interés compuesto. "- Warren Buffett

Si publica un par de publicaciones por semana, pronto tendrá un catálogo completo de artículos que sus lectores pueden disfrutar, abriendo más formas de encontrarlo o pasar más tiempo en su sitio web.

Si automatiza una tarea por semana en su trabajo, libera tiempo para concentrarse en actividades más importantes que generan resultados. Y a medida que optimiza las tareas, se vuelve mejor y más rápido al hacerlo, ya que puede utilizar sus conocimientos y soluciones previos a nuevos problemas.

Cuantas más ventajas cree, más recompensarán sus próximas ventajas. El A1% de ganancia cada día aumenta casi 38 veces en un año.

# 3 Seguimiento y medida de salida, no entrada

La tercera regla de oro de cómo ser productivo es centrarse en la salida, en lugar de la entrada. En la regla # 1, expuse que los sistemas son la mejor manera de progresar ya que recompensan el esfuerzo y controlamos todas las variables. Sin embargo, necesitamos tener un sentido de dirección en esos esfuerzos, para saber lo que estamos tratando de lograr.

Escribir a diario sin objetivo es solo práctica. Si desea lograr algo, debe comprometerse con un determinado resultado, como publicar una publicación en su blog semanalmente. Al final del día, un sistema es una forma de controlar cómo lograr un resultado.

Piense en la salida como su "producto terminado" y cómo se relaciona con su sistema. Escribir todos los días es un sistema, los artículos / libros son la salida.

Tenga en cuenta que la salida difiere de los objetivos ya que controlamos todas las variables. Un objetivo para su blog podría ser obtener 500 suscriptores en un mes, pero usted realmente no controla quién se registra. Solo controlas el flujo de nuevas publicaciones, por ejemplo.

Obtener una promoción es un objetivo. No controlas a tu jefe. Sin embargo, puede ser tan bueno que no puede ignorarlo: su objetivo puede ser entregar diez proyectos en los próximos tres meses. Ahora controlas todas las variables.

Conocer la diferencia entre resultados y metas es clave para establecer objetivos realistas y alcanzables. A cambio, lograrás la mayoría de tus objetivos sin siquiera intentarlo.

Pero saber cómo trabajar no es suficiente para ser más productivo. Necesita saber en qué enfocar su energía. Lo que nos lleva a ...

# 4 Live by the 80/20 Rule

El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es uno de los modelos mentales a los que me refiero casi a diario en mi vida. Afirma:

"El 80% de la producción o los resultados provendrán del 20% de la entrada o acción". Las pequeñas cosas son las que representan la mayoría de los resultados.

Use la regla 80/20 para preguntarse constantemente si su enfoque, tiempo o dinero está en las cosas que generan la mayoría de los resultados:

  • ¿Te estás centrando en las tareas que generan más resultados?
  • ¿Pasa tiempo con todos sus clientes por igual o está reservando la mayor parte para los mejores clientes que le brindan la mayoría de los ingresos?
  • ¿La mayoría de tus distracciones provienen de un par de fuentes? ¿Quizás tu teléfono o redes sociales?

Una vez que descubras qué es exactamente lo que funciona, duplica. Por ejemplo:

La mayoría de los suscriptores de mi comunidad de pirateo de productividad proviene de un par de fuentes (de más de 20 canales que he probado). Aplicando la regla 80/20, puedo dedicar todo mi tiempo a obtener más suscriptores de esos canales.

En caso de duda, use la regla 80/20. Le ayuda a obtener claridad sobre lo que es realmente importante y descubrir nuevos hallazgos.

Aquí hay una: el 80% de su trabajo está hecho en el 20% de su tiempo. Para la mayoría de las personas, ese momento es inmediatamente después de despertarse. Debe aprovechar las primeras horas de su día.

# 5 Reservar mañanas para trabajo profundo

Nuestra memoria de trabajo, estado de alerta y concentración mejoran gradualmente un par de horas después de despertar, alcanzando su punto máximo aproximadamente a media mañana. Este es el período natural de pico de productividad de nuestro cerebro.

Aproveche este estado programando su trabajo más importante para este período. Concéntrese en realizar un trabajo profundo, lo que significa que puede trabajar sin distracciones durante un largo período de tiempo.

Puede usar la técnica Pomodoro para entrar en el estado de flujo: trabaje durante 25 minutos en una sola tarea y luego tome un breve descanso de 5 minutos. Asegúrese de hacer al menos 3 a 4 bloques cada mañana. Una vez que haya dominado 25 minutos de enfoque completo, puede hacer "doble pomodoros", trabajando durante 50 minutos seguidos y luego tomando un descanso de diez minutos.

Normalmente comienzo mis mañanas escribiendo 2–3 escritos de "doble pomodoros" (está sucediendo en este momento) y normalmente termino con una publicación completamente nueva al final. Algunos de ellos los publico, algunos los guardo para editarlos más tarde, y otros simplemente no son tan buenos y sirven como práctica (recuerde: ¡enfóquese en el sistema!).

Si tiene la costumbre de realizar un trabajo profundo por la mañana, incluso durante solo media hora, su trabajo aumentará rápidamente con el tiempo.

Al principio, puede ser difícil mantenerse concentrado durante 25 minutos, pero está entrenando eficazmente su músculo de atención. En el mundo distraído de hoy, es una habilidad crucial tener. Lo que nos lleva a ...

# 6 Eliminar distracciones

Estar distraído es, obviamente, lo opuesto a describir cómo ser productivo. Al agregar espacios en blanco a tu vida, eliminas las distracciones que se interponen en tu camino y mueves el foco al trabajo y lo que quieres hacer. Al cultivar la necesidad de menos, terminas logrando más. Como dice el dicho: "Pulgada por pulgada, es muy fácil. Yarda por yarda, es terriblemente difícil ".

Las distracciones se pueden dividir en tres grupos principales: físico (es decir, posesiones), intangible (es decir, tecnología) y personas. Tome un bolígrafo y papel y enumere las distracciones en su vida para cada una de estas tres áreas.

Las distracciones físicas varían desde el desorden en su escritorio o tener demasiada ropa, lo que dificulta elegir un atuendo por la mañana. Si pasa demasiado tiempo mirando televisión, la televisión en sí es una distracción.

Las distracciones intangibles son notificaciones de su teléfono o sesiones de navegación web aleatorias sin un final en mente. Pero también pueden ser aplicaciones y sistemas complicados que requieren más tiempo para administrar que para hacer el trabajo real.

Y, finalmente, las personas pueden ser el molesto compañero de trabajo que sigue interrumpiéndote por "solo cinco minutos de tu tiempo", o ese amigo que siempre das más de lo que recibes. Comunícate en tus términos por defecto a la comunicación asincrónica, como texto y correo electrónico. Tómelo de Elon Musk: “Me encanta el correo electrónico. Siempre que sea posible, trato de comunicarme de forma asíncrona. Soy realmente bueno en el correo electrónico ".

Cualquier cosa que interrumpa su trabajo cuando está en el estado de Trabajo Profundo y / o no contribuye a la vida que desea construir se clasifica como una distracción.

Minimice las distracciones en su vida diaria para progresar en un trabajo significativo. No hay nada más molesto que "estar en racha" solo para distraerse con una notificación de Facebook.

El paso 1 comienza siendo consciente de tus distracciones. Una vez que hayas clavado eso, pasa a eliminarlos. Salga de estos malos hábitos agregando fricción.

El primer paso de la gestión eficaz del tiempo es eliminar antes de optimizar. Simplifica tu vida. Cuanto más elimines, más tiempo tendrás para cosas importantes.

Y para las cosas que no puede eliminar, puede intentar automatizarlas.

# 7 automatizar tareas repetitivas

Hoy en día, los teléfonos inteligentes son millones de veces más potentes que todas las computadoras combinadas de la NASA en 1969 cuando llevamos a un hombre a la luna. La tecnología ha evolucionado extremadamente rápido en las últimas décadas.

¿Cómo ser más productivo utilizando la tecnología? Úselo para automatizar tareas repetitivas. Comience enumerando todas las tareas que tiene que hacer cada semana. Luego, encuentre formas de automatizarlos, ya sea utilizando aplicaciones o creando su propio sistema. No importa lo que hagas, siempre tendrás tareas recurrentes.

¿Uno común en muchas industrias? Email. Según un estudio de la Universidad de Carleton, el trabajador del conocimiento "típico" gasta un tercio de su semana laboral procesando correos electrónicos. Creé un sistema GTD Gmail que redujo mi tiempo dedicado al correo electrónico a unos pocos minutos al día. Puede usar otros trucos productivos, como el uso de respuestas enlatadas para las respuestas que sigue escribiendo una y otra vez (y otros trucos de Gmail).

Si usa muchas hojas de cálculo, Zapier es una buena herramienta para usar. Cuenta con miles de automatizaciones que conectan más de mil aplicaciones.

Incluso las pequeñas automatizaciones marcan la diferencia: cree plantillas que pueda reutilizar para notas de reuniones, revisiones individuales y presentaciones.

Más automatización significa más tiempo para concentrarse en el trabajo creativo y productivo.

# 8 Ser impulsado por datos

Soy un gran defensor de que siempre debe tomar decisiones basadas en datos. Si no lo hace, elige ir con su opinión sin hechos que lo respalden. Jim Barksdale, el ex CEO de Netscape, lo dijo mejor:

"Si tenemos datos, veamos los datos. Si todo lo que tenemos son nuestras opiniones, vamos con las mías ".

Y estar basado en datos no es solo para las compañías tecnológicas que cambian a una nueva prueba de aterrizaje basada en los resultados de la prueba AB. Podemos AB probar nuestra propia vida y descubrir los resultados y luego ajustarlos en consecuencia.

Comienza cuestionando todo: ¿pienso de esta manera porque es mi opinión / otras personas lo dicen / es cómo funciona el mundo o porque lo he probado?

En el n. ° 5, recomendé reservar mañanas para realizar un trabajo profundo. La verdad es que este es el momento pico para la mayoría de las personas. Pero la palabra clave aquí es más. ¿Qué pasa si eres un ave nocturna y haces más cosas en el silencio de la noche? ¿O encuentra que sus niveles de energía están por las nubes inmediatamente después del almuerzo? La única forma de averiguarlo es probar el supuesto.

¿Pero cómo lo pruebas? Debe pensar como un científico y seguir los pasos de la investigación científica:

  • Comience con el objetivo final de su experimento: encuentre el tiempo de máxima productividad
  • Ahora, elabora una hipótesis: mi tiempo de productividad máxima es de 9 a.m. a 11 a.m. Su hipótesis debe ser comprobable y falsificable. En otras palabras, debe haber una manera de probar su hipótesis y puede ser apoyada o rechazada en función de los datos de examen
  • Diseñe el experimento: para encontrar su hora pico, puede ingresar datos en una hoja de cálculo sobre cómo siente que su nivel de energía es de 1 a 10 cada hora del día durante dos semanas
  • Ahora ejecuta el experimento y recopila datos
  • Finalmente, analice los datos y saque conclusiones: mire su hoja de cálculo y calcule los resultados. Al final, debe estar seguro de las horas del día en que es más productivo.

Aquí hay un par de otros experimentos que puede realizar en su vida personal y ver cómo afecta su productividad: beber / no beber cafeína, la cantidad de horas que duerme, el ejercicio durante el día y la cantidad de horas trabajadas.

Prueba, prueba, prueba y encuentra lo que funciona específicamente para ti. El crecimiento proviene del trabajo duro y un poco de suerte. El hipercrecimiento proviene de las pruebas.

# 9 Delegar lo no esencial

Nadie es el mejor en todo. Al concentrarse en lo que hace mejor y delegar el resto, optimiza su productividad. Delega todo lo que no eres de clase mundial o que alguien puede hacer mejor en una fracción de tiempo o costo.

A menos que tenga que desarrollar una nueva habilidad, siempre es mejor encontrar a alguien que ya sea experto en algo para completar esa tarea.

Por ejemplo:

No soy muy bueno en diseño y me llevaría horas llegar a un nivel aceptable. Una idea mucho mejor es encontrar a alguien experto en diseño y dejarlo en manos de ellos. En mi negocio, mantengo las actividades en las que soy excelente (escritura, crecimiento, análisis de datos) y externalizo el resto.

Para delegar eficientemente, asegúrese de elegir la persona adecuada para el trabajo. Deben tener todas las habilidades necesarias y ser capaces de hacer el trabajo. Sea muy específico sobre el producto terminado (el resultado) y proporcione instrucciones claras paso a paso sobre cómo completar la tarea.

Esto también suena cierto en su vida personal: invierta en intercambiar su dinero por tiempo cuando el tiempo que le lleva completar una tarea es más costoso que pagarle a alguien. Esto puede significar limpiar su casa, planchar su ropa o incluso conducir / transportar. Trabaje para desarrollar las habilidades que valora, como cocinar o aprender a codificar, y busque ayuda para el resto.

Concéntrese en hacer lo que mueve la aguja. Delega el resto.

# 10 La lucha es el proceso

Algunos días son geniales, algunos días son buenos, algunos días son malos. Y luego hay algunos días en que todo es horrible y solo quieres ir a casa y acostarte mirando al techo y preguntándote qué te pasa a ti y a tu vida. Todos hemos estado allí.

Primer consejo profesional: cuando estés atrasado, ve a casa temprano. Tómese un tiempo para descansar y volver con energía al día siguiente. A veces, nuestro cerebro resuelve los problemas por nuestra cuenta.

Y abrace la lucha: este es el espacio de donde provienen los avances. Si se concentra en los sistemas, según la regla n. ° 1, progresará a largo plazo. En "La guerra del arte", Steven Pressfield comparte una pequeña pepita:

“Alguien le preguntó una vez a Somerset Maugham si escribía en un horario o solo cuando le inspiraba la inspiración. "Escribo solo cuando la inspiración golpea", respondió. "Afortunadamente ataca todas las mañanas a las nueve en punto".

Y cuando finalmente encuentras algo que funciona, es un momento mágico. Pero nadie va a aplaudir. Entonces debes hacerlo por ti mismo. Aprenda a disfrutar de las pequeñas victorias, ya sean 100 nuevos suscriptores, terminar un pequeño proyecto o tener un día realmente productivo. Las recompensas son geniales, pero el viaje también puede ser increíble.

La lucha es lo que te lleva adelante.

Esta historia se publica en The Startup, la publicación de emprendimiento más grande de Medium, seguida de más de 340,876 personas.

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