Cómo evitar que su retrospectiva sea secuestrada por un dominador de reuniones

Fuera de la rendición de cuentas, la participación es una de las mayores fuentes de tensión para las retrospectivas. Recopilar información del equipo puede ser difícil, por lo que los facilitadores mezclan los formatos, se divierten las actividades "Preparan el escenario", usan el anonimato y hacen todo tipo de cosas. A menudo, debido al sesgo reciente, la tensión social, la falta de confianza en el impacto de la reunión o una carrera sin incidentes, generar respuestas puede ser difícil. ¿Pero qué pasa con esos momentos en que no es así?

Sabes de quién estoy hablando. Esa persona a la que le encanta chatear. Quién necesita agregar sus dos centavos a cada tema. Quién responde a todas las preguntas antes de que alguien pueda responder. Quién hace que la reunión se prolongue. Quién habla tanto que sus aportes representan la mayoría de la discusión e influyen indirectamente en los resultados. El dominador de la reunión. No siempre es agresivo tampoco. A menudo es bien intencionado e intencional. Pero cuando tiene que "estacionar" cada tema o solo cubre una fracción de lo que había planeado porque se agota la hora, sabe que tiene un problema. ¿Cómo lidias con ellos?

Consejos para el facilitador

  1. Establecer pautas claras. Comience asegurándose de que el equipo conozca los objetivos de la reunión: "Todos deberían participar para que podamos descubrir verdaderamente nuestras oportunidades de mejora. Este es un espacio seguro para la crítica constructiva que requiere un diálogo abierto. Todos ganamos como equipo y fallamos como equipo ".
  2. Establecer un temporizador de discusión. Hay todo tipo de herramientas útiles para ayudar a automatizar este proceso. Es importante que el equipo esté al tanto del tiempo que queda para discutir un tema a medida que ocurre la reunión o no podrá acceder a cada tema.
  3. Usa el estacionamiento. Si un tema va más allá del tiempo de discusión asignado, cree una cultura de artículos de estacionamiento para una discusión posterior o fuera de línea. El objetivo no es resolver todo en ese momento, sino al menos identificarlos y llevarlos a la vanguardia.
  4. Use el lenguaje corporal para navegar la discusión. Desarrolle el hábito de cuadrar los hombros y el cuerpo para enfrentar a la persona que habla cada vez y cuando necesite extinguir un dominador, dirija su cuerpo lejos de ellos y hacia otra persona para recibir información.
  5. Dar reacciones neutrales. Evite dar señales de entusiasmo o aliento que puedan generar discusiones innecesarias. No debería ser negativo, solo debes reconocer la conversación y seguir adelante. A veces, un cortés "Gracias" puede ser igual de efectivo para desmantelar el discurso y dejar que el grupo siga adelante.
  6. Recapitula los puntos del dominador. Sin interrumpirlos o ser grosero, si nota repetición o divagaciones en un punto, debe asegurarse de preservar la eficacia y el tiempo de la reunión. Reconozca directamente a la persona, resuma su punto y pregunte si alguien más ha aportado:
    "Alex, estás diciendo que los siguientes pasos deberían ser:
    1) Pasar a la preparación del martes atrasados, y
    2) Celebrando standups diarios a las 10AM, ¿verdad?
    ¿Alguien más tiene una opinión?
  7. Responda inversamente. Cuanto más larga sea la entrada, más corta debería ser su respuesta y viceversa. Esto va para sus reacciones físicas y verbales.
  8. Prevenir interrupciones. El objetivo es la participación y no queremos que el equipo piense que hay una jerarquía de opiniones aquí. Mantenga las cosas respetuosas y asegúrese de que todos se sientan escuchados. Los dominadores de reuniones tienden a tener problemas con esto porque están ansiosos por contribuir. Permite que otros, especialmente las personas que a menudo no participan mucho, terminen su pensamiento.

Alineándose con el dominador

  1. Pídales que se conviertan en el tomador de notas. Esta es una tarea fácil y debe hacerlo temprano en la reunión, pero si ya sabe que es un problema, hacer que el tomador de notas los aliente a canalizar su entusiasmo para que escuchen.
  2. Pídales que preparen notas. Si se le pide al dominador que prepare notas con anticipación, destilarán sus puntos y los mantendrán nítidos porque los obligará a revisar el contenido. Luego, si sienten que aún merece discusión durante la reunión, será más organizado y conciso.
  3. Asociarse con el dominador. Si esto es un hábito para una persona, consideraría conversar con ellos antes de la próxima reunión y pedirles su ayuda para involucrar a personas específicas. Si tienen en mente que "Oh, necesitamos que Sam participe", enfocarán su entusiasmo en ese objetivo.
  4. Reconocer al dominador en privado. Después de la reunión, involucre a la persona directamente. Hágales saber lo agradecido que está por su participación pero recuérdeles amablemente que una perspectiva equilibrada del equipo es el resultado más importante para esta reunión. Pregúnteles si hay algo más o más profundo que necesitan para hablar o si hay un mensaje que específicamente quieren transmitir a ciertas personas y ver si pueden ayudar con eso. Si algo más grande está sucediendo debajo de la superficie, deben saber que tienen derecho a una ayuda más efectiva que una retrospectiva y que estás allí para escuchar.

En un mundo ideal, esto no sería un problema y todos participarían de manera equitativa. Pero nunca es así. La gente participará muy poco o demasiado. De cualquier manera, el objetivo es el mismo: aportes equilibrados para garantizar que el equipo descubra mejoras en los aprendizajes y las acciones para mejorar el próximo sprint o proyecto. Hacer descarrilar a un dominador puede dañar su moral y distraerlo de ese objetivo. Haz que se sientan apreciados y valorados por sus comentarios, pero canaliza su entusiasmo para involucrar a todo el equipo.

¿Utilizas a alguien que domine las retros de tu equipo? Háganos saber y podemos ayudar a resolver eso con las herramientas de facilitador incorporadas, temporizadores y más en Sprintlio. Envíenos un mensaje aquí o visite sprintlio.com.