Cómo lograr el cumplimiento de la licencia SaaS

A medida que la mayoría de las empresas cambian a una mayor adopción de servicios en la nube, puede parecer que el cumplimiento de la licencia SaaS es menos preocupante. Después de todo, ¿cómo puede estar fuera de cumplimiento cuando el proveedor controla su acceso al producto?

Gran pregunta, pero ... Solo porque se accede a los productos SaaS a través de la nube, no asuma que está en claro. De hecho, la nube puede haber dominado algunos problemas de cumplimiento de la licencia, pero también ha creado otros nuevos. Hay tantas regulaciones sobre el cumplimiento de la licencia SaaS como el software tradicional, y los términos son muy diferentes. Además de eso, las compañías SaaS pueden acceder a una gran cantidad de información sobre lo que usan sus empleados, ¡tal vez más de lo que usted mismo sabe!

Hay varias formas en que puede estar fuera del cumplimiento de la licencia SaaS con sus contratos de aplicaciones en la nube. Aquí están algunos ejemplos:

Problema de conformidad con la licencia SaaS # 1: Explotación de productos Freemium

Las aplicaciones SaaS han priorizado la adopción y la facilidad de uso de los usuarios, a menudo utilizando versiones gratuitas para atraernos. Como usuarios, dependemos de estos productos gratuitos y de los beneficios que ofrecen. Por lo general, no requieren ningún conocimiento o recursos de TI significativos para su implementación. Pueden volar por debajo del radar para obtener seguridad, aprovisionamiento y aprobaciones de TI. Y dado que son gratuitos, hay muy pocas razones para decir "no". Pero, si tiene una licencia pagada para un producto freemium, podría estar fácilmente en incumplimiento.

¿Como sucedió esto? Usted compra una licencia para un cierto número de asientos pagados para una aplicación en la nube. Le dice a sus empleados que usen esa licencia pagada. Pero, algunos empleados no leen ni procesan ese mensaje. Y unas pocas semanas después, ¡mucho menos meses o años después! - todos lo han olvidado y ni siquiera se dan cuenta de que su empresa tiene una cuenta paga. O pueden saberlo, pero no tienen presupuesto, por lo que evitan esa pequeña restricción utilizando la versión gratuita.

¿Cómo puedes arreglarlo? Puede intentar establecer una política rígida para el aprovisionamiento de aplicaciones y establecer repetidamente recordatorios para auditar dispositivos manualmente ... Pero una herramienta automatizada que lo hace todo por usted es una solución mucho mejor.

Problema de cumplimiento de la licencia SaaS # 2: el proveedor permite el aprovisionamiento excesivo

Los proveedores de SaaS a veces permiten que los administradores o incluso los usuarios regulares agreguen más usuarios de los permitidos en su contrato, lo que significa que “sobreaprovisionan” su aplicación. ¿Por qué harían esto? En lugar de controlar estrictamente el número de usuarios, esta táctica de ventas permite que el uso de la aplicación se desplace constantemente (o salte) hacia arriba. Sus empleados pueden agregarse fácilmente como usuarios, sin darse cuenta, o sin preocuparse, de que probablemente tendrán que pagar más tarde. Esto no solo mata su presupuesto con una variación inesperada, sino que también hace que las negociaciones de renovación de contrato sean aún más desafiantes.

Problema de conformidad con la licencia SaaS # 3: Múltiples usuarios acceden a una cuenta

Compartir una aplicación instalada en un cliente o servidor a menudo es difícil, a menos que los usuarios compartan máquinas o compartan códigos de licencia (que no son monitoreados por el proveedor). Pero a menudo es fácil en aplicaciones SaaS. Si hay una cuenta de servicio como marketing @, finance @ o similar, un grupo de usuarios puede registrarse con esa cuenta única, que es accesible para muchas personas, lo que les permite a todos acceder a una suscripción paga. Este mal uso de la cuenta puede rastrearse fácilmente y, a menudo, está prohibido por los términos de cumplimiento de la licencia SaaS. Una vez que seas un objetivo lo suficientemente grande, es probable que te llamen por este comportamiento.

Cumplimiento de la licencia SaaS: qué hacer (manual y automatizado)

Identifique quién está utilizando qué productos SaaS

En Alpin, encontramos que, en promedio, las empresas conocen solo el 10% de sus aplicaciones en la nube. El primer paso para controlar las suscripciones SaaS es descubrir Shadow IT. Puede hacerlo escaneando sus sistemas financieros, accediendo a las credenciales de SSO, Office 365 y / o G suite, o encuestando a otros miembros del equipo. O utilice la herramienta de administración SaaS automatizada de Alpin para ayudarlo a descubrir todo su Shadow IT en solo dos clics.

Verifique sus términos de servicio

Los parámetros de cumplimiento de la licencia SaaS a menudo se encuentran en los Términos de servicio. Es común que los productos SaaS tengan acuerdos de licencia de "clics" que se ignoran por completo, porque los usuarios están acostumbrados a marcar a ciegas la casilla "aceptar". Tal vez sea hora de revisar sus contratos para determinar los cambios que debe realizar para garantizar el cumplimiento de la licencia SaaS. O use Alpin y observe cómo revela automáticamente problemas de cumplimiento, para que no tenga que estudiar cientos de páginas de términos legales de TOS.

Reconocer a los cazarrecompensas modernos

Si usted es un gran objetivo, sus trabajadores o contratistas podrían recibir comisiones pagadas por informar cualquier mal uso del software SaaS. Los cazarrecompensas y las capacidades de seguimiento y monitoreo extremadamente avanzadas son solo algunas de las muchas razones más para tomar el control de sus suscripciones SaaS. Al usar una herramienta automatizada como Alpin para obtener el control sobre el uso de la aplicación y asegurar sus contratos, está en claro y evita costosas penalizaciones de auditoría.

Solución de cumplimiento de licencia SaaS: utilice una herramienta automatizada

Puede pasar docenas o más de cientos de horas reuniendo manualmente toda la información requerida sobre todas sus aplicaciones SaaS. Entonces puede pasar aún más tiempo leyendo y analizando esa información. E incluso entonces, seguramente se perderá un montón de problemas de cumplimiento de la licencia SaaS.

¿Quieres una mejor solución? Use una herramienta automatizada que descubra continuamente sus aplicaciones en la nube, recopile información sobre licencias y uso, y resalte los problemas para que pueda solucionar las cosas de manera rápida y eficiente. Asegúrese de lograr el pleno cumplimiento de la licencia SaaS y conviértase en un héroe al nunca ser golpeado con auditorías y sanciones.

¡Aprenda cómo Alpin puede ayudarlo a descubrir su uso de SaaS en solo dos clics!

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Esta historia se publica en The Startup, la publicación de emprendimiento más grande de Medium, seguida de más de 312,822 personas.

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