Aquí le mostramos cómo hacerlo a tiempo

Porque los investigadores han demostrado que todo lleva más tiempo de lo que crees

Foto de Simon Rae en Unsplash

Mi compañero de cuarto de la universidad sacó muchas noches.

Ella era (y es) una persona brillante, divertida y divertida.

Pero nunca pudo darse cuenta de cuánto tiempo le tomaría escribir un artículo.

Ella era una de las principales políticas públicas, lo que significaba escribir muchos documentos. (Yo era un estudiante de Química. Por lo tanto, mi trabajo en papel se limitaba a la única clase de Literatura Inglesa que podía incluir en mi horario cada semestre).

Tenía que escribir varios trabajos grandes por semestre para varias clases diferentes. Eran de diferentes longitudes y requerían una buena cantidad de investigación que tenía que hacerse en la biblioteca. Esto fue a principios de la década de 1990. El uso de nuestra computadora se limitó a escribir, Zork y el correo electrónico ocasional.

Pero para el tercer año, pensarías que ella entendería cuánto tiempo tomaría escribir un artículo. Todas las pequeñas tareas que se llevaron a cabo. Redacción del papel. Haciendo una cierta cantidad de investigación. También solía hablar con su grupo de estudio antes de escribir el borrador final. Y en aquel entonces, ir al laboratorio de computación para esperar a que una impresora imprimiera una copia final era una tarea en sí misma.

Y, sin embargo, la noche antes de la fecha de vencimiento del periódico, saldríamos a cenar y ella estaría tranquila y confiada. Ya casi termino, decía ella. Solo debería tomar una o dos horas más. Entonces nos tomamos nuestro tiempo, charlamos con los amigos con los que nos topamos en el comedor.

Y más tarde esa noche, me encontraba tratando de dormir en nuestra habitación con las luces encendidas. Porque todavía estaba trabajando en todo lo que necesitaba hacer. Había asumido que tomaría una cierta cantidad de tiempo, y había subestimado. De nuevo.

Casi cada vez, ella terminaba el papel con apenas un minuto de sobra. Entonces ella afirmaría que nunca volvería a hacer eso. Que ella planearía mejor, se daría más margen de maniobra. Hasta que, una o dos semanas después, me encontraba durmiendo en la habitación con las luces encendidas mientras ella se apagaba toda la noche. De nuevo.

Planificación de la falacia

En 1979, los profesores de psicología Daniel Kahneman y Amos Tversky propusieron por primera vez la idea de planear la falacia. (No puedo encontrar la referencia original en línea, pero es: Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (1979). "Predicción intuitiva: sesgos y procedimientos correctivos". TIMS Studies in Management Science. 12: 313–327.)

La falacia de planificación es un fenómeno que casi todos experimentan. Y básicamente significa que todos somos optimistas sobre cuánto tiempo tomará algo. Y todos subestimamos la cantidad de tiempo real para completar un proyecto o tarea. El truco es que hacemos esto incluso si hemos hecho esa tarea en el pasado.

Que bien. Todos sabemos que tenemos un problema. Todos subestimamos cuánto tiempo tomarán las cosas. Y eso puede tener un impacto en nuestro trabajo escolar, nuestros negocios, nuestra vida personal. Puede retrasarnos para las reuniones y perder plazos.

Espero reconocer que esto es universal nos impide a algunos golpearnos. Para calmar ese monólogo interno de "¿qué me pasa?" Cuando no cumplimos con una fecha límite. Porque casi todos los demás hacen lo mismo.

Pero más allá de eso, ¿hay algo que podamos hacer? ¿De alguna manera podemos contrarrestar este fenómeno? Sabemos que tenemos un problema, pero ¿cuál es la solución?

Por supuesto, ninguna solución es perfecta. Pero los investigadores han presentado algunas acciones específicas que pueden ayudar a reducir la falacia de planificación. Y acercarnos a comprender el marco de tiempo real para proyectos, objetivos y tareas.

Escriba cada subtarea relacionada con su tarea pendiente

Este es un error común. Usted escribe "terminar el informe Brodsky" como una tarea pendiente. Piensas, ¿cuánto tiempo podría tomar eso? Ya lo empecé. Podría terminarlo esta mañana.

Pero no se da cuenta de que terminar el informe significa que debe hacer dos análisis de productos diferentes. Y establezca una reunión con el equipo de marketing para hablar sobre sus aportes. Y están fuera de la ciudad durante los próximos 2 días.

Por lo tanto, puede parecer que "finalizar el informe Brodsky" no tomará mucho tiempo en absoluto, porque ya lo comenzó. Pero la verdad es que todavía le quedan varias horas de trabajo que podrían tener que llevarse a cabo durante varios días.

Cuando subestima la cantidad de tareas, subestima la cantidad de tiempo que llevará todo el proyecto.

Forsyth & Burt hizo un estudio sobre esto en 2008. Su trabajo mostró que dividir un proyecto en subtareas y estimar cuánto tiempo lleva cada parte individual puede ayudar a contrarrestar la falacia de planificación. Lo llaman el efecto de segmentación.

El efecto de segmentación parece ser una de las formas en que el tiempo de tarea asignado se puede aumentar significativamente, y por lo tanto ... reduciendo la posibilidad de falacia de planificación ...

Además de los resultados del estudio, notaron otro fenómeno interesante. La mayoría de los planificadores y los sistemas de gestión del tiempo recomiendan dividir los proyectos en tareas más pequeñas. Pero pocas personas lo hacen realmente.

Desglosar proyectos en tareas pequeñas puede hacer que sus líneas de tiempo sean mucho más precisas. Para establecer plazos realistas o para que sea más consciente de cuánto tiempo llevará realmente un proyecto. Y darle una ventaja sobre todas las otras personas que saben que deberían estar haciendo esto, pero no lo hacen.

Lleve un registro de cuánto tardan las cosas para hacer estimaciones más realistas en el futuro

Mucha investigación se ha centrado en cómo mirar hacia atrás para ayudar a las personas a predecir cuándo se terminarán las tareas futuras.

Pero no es tan sencillo como los psicólogos esperarían.

Resulta que no somos tan precisos con nuestros planes futuros y tampoco tenemos un gran recuerdo de cuánto tiempo tomaron las cosas en el pasado.

Por lo tanto, debemos confiar en información imparcial. No son nuestros recuerdos optimistas.

Un estudio realizado por Roy, Mitten y Christenfeld en 2008 dio una posible solución. Los psicólogos buscaron proporcionar orientación tangible. Para ver si mejoraría la capacidad de las personas de predecir cuánto tiempo tomaría algo.

Lo hizo.

Hacer comentarios reales: escribir un artículo lleva 2 horas o contar este frasco de frijoles lleva 20 minutos, lo que mejora la capacidad de las personas para predecir. Del artículo de Roy et al .:

Los resultados indican que, al predecir la duración, a las personas les va bien cuando no confían en la memoria de la duración de la tarea pasada, sino en medidas de duración real, ya sean propias o ajenas.

Necesitamos medir objetivamente cuánto tardan las cosas.

Para configurar un temporizador y realizar un seguimiento de cuánto tiempo lleva escribir un artículo. O hacer nuestros impuestos. O terminar un informe TPS. Realice un seguimiento con la mayor precisión posible y luego escríbalo para referencia futura.

Entonces, cuando es hora de escribir otro documento o hacer nuestros impuestos, no tenemos que depender de la memoria para decirnos cuánto tiempo tomará. Podemos ver la cantidad real de tiempo que tardó. Y use eso para calcular cuánto tiempo llevará la próxima vez.

Comprenda cuánto tiempo tiene realmente en su día

Antes de comprometerse a hacer cualquier tipo de trabajo, proyecto o tarea en un día. Calcule cuánto tiempo tiene realmente para hacer el trabajo.

Al final del día del martes, podría decirse que recibirá el informe Brodsky mañana, sin problemas. Y luego te pones a trabajar el miércoles y te das cuenta de que estás en reuniones la mayor parte del día.

Esta es otra versión de la falacia de planificación: creer que tienes más tiempo en tu día que el que tienes.

Entonces, si está trabajando o creando una fecha límite para un proyecto, mire su calendario y vea cuánto tiempo en su día está lleno de cosas no negociables. Una reunión con tu jefe. Tiempo de traslado. Una cita con el médico que tenía que programar con 2 meses de anticipación.

Por lo general, habrá períodos de tiempo en su día que deben dedicarse a otras actividades. Averigua qué y cuándo son. A partir de ahí, puede determinar cuánto tiempo tiene realmente para trabajar en su proyecto o tarea. Y cree un plan más realista para hacer las cosas.

Hay algo de consuelo en saber que casi todos son optimistas sobre el tiempo. Que no estamos solos en la lucha con los plazos.

Pero hay algunos trucos para ayudarnos a acercarnos a hacerlo a tiempo.

Podemos hacer un seguimiento de todas las subtareas y cuánto tiempo tomaron las cosas en el pasado. Y luego vea cuánto tiempo tenemos en un día o una semana. Y trate de planificar un camino más realista hacia la finalización.

No será exactamente correcto. Habrá pasos en falso. Pero nos puede acercar.

El progreso no es la perfección en todas las cosas.

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