Adiós, holgura: cómo mover a tu equipo para que gire

Abra su equipo a conversaciones reflexivas y organizadas y a un trabajo en equipo sin distracciones.

Ilustración por @margaridamouta

Publicado originalmente en el blog Ambition & Balance

En 2014, nuestro equipo en Doist probó Slack. Estábamos buscando un espacio de trabajo virtual donde nuestro equipo remoto pudiera colaborar más fácilmente: el chat en tiempo real de Slack parecía prometedor.

Al principio, progresamos: hicimos una lluvia de ideas, hicimos preguntas y tomamos algunas decisiones. Pero cuando intentamos colaborar en proyectos, Slack se sintió desorganizado, incluso un poco caótico:

  • Fue difícil encontrar conversaciones específicas un día después (mucho menos una semana o un mes). Perdimos el tiempo buscando decisiones, ideas y archivos importantes.
  • Nuestro equipo sintió que teníamos que estar en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para no perdernos nada. Estábamos encadenados a Slack y no pudimos encontrar el tiempo para concentrarnos.
  • Como equipo remoto, no pudimos tomar decisiones juntos. Nuestro equipo norteamericano estaría durmiendo mientras los de Europa y Asia estaban en línea, y viceversa.

Necesitábamos estar conectados digitalmente, pero sin las conversaciones confusas y las distracciones siempre activas. Por eso creamos Twist: un lugar más tranquilo y organizado para trabajar juntos.

Si su equipo se siente distraído y abrumado por el chat en tiempo real, use esta guía para dar el salto de Slack sin perder el impulso y la cultura que ganó con tanto esfuerzo.

Familiarízate con Twist

Si eres totalmente nuevo en Twist, este resumen de cómo funciona Twist es un excelente lugar para comenzar:

La forma más fácil de aprender sobre Twist es probarlo. Regístrese en twist.com y siga las instrucciones para crear su primer equipo en minutos. Siéntase libre de invitar a algunos compañeros de equipo a probarlo con usted, pero manténgalo pequeño para que pueda planificar con anticipación una cálida bienvenida para el resto de su equipo más adelante.

El proceso de registro de Twist lo guiará a través de la creación de su equipo y explicará cómo funciona todo.

Una vez que te hayas registrado, puedes jugar con Twist y ver cómo funcionan las cosas a tu propio ritmo. Para obtener más sugerencias sobre qué probar, lea la guía de inicio para administradores de equipos nuevos.

Usa hilos para mantenerte organizado

Cuando los equipos cambian de Slack a Twist, es más frecuente porque tuvieron problemas para encontrar conversaciones importantes. “¿Cuándo tomamos esa decisión?” “¿Quién estuvo en ese chat?” “¿Dónde está el enlace que compartiste?” En la sala de chat de Slack, las conversaciones se mezclan una encima de la otra y terminas desplazándote durante minutos para rastrear lo que alguien dijo.

Por el contrario, Twist usa conversaciones entrelazadas, o hilos, en torno a un tema determinado. Los temas son discusiones más largas y reflexivas que puedes rastrear más tarde por su título.

Es difícil hacer un seguimiento de las conversaciones en el chat grupal. Los hilos de rosca facilitan el seguimiento.

Con los hilos, sus conversaciones se convierten en una biblioteca de búsqueda de conocimiento del equipo.

Todos tienen un lugar central donde pueden encontrar decisiones, archivos e ideas: días, semanas o incluso años después.

Si bien los hilos son la ventaja más obvia, hay muchas decisiones sutiles de diseño en Twist destinadas a discusiones más reflexivas y organizadas. Puede obtener más información sobre cómo diseñamos Twist.

Haga que Twist se sienta como en casa agregando contenido familiar

Una vez que tu Twist esté en funcionamiento, querrás configurar las cosas para una transición fácil desde Slack.

Recrea tus canales de Slack en Twist

Al igual que Slack, las conversaciones en Twist se organizan en canales en torno a temas generales. La mayor parte de su trabajo en equipo se realizará en hilos dentro de estos canales, por lo que es importante mantenerlos bien organizados para su equipo entrante.

Una forma de mantener las cosas familiares es recrear sus canales de Slack en Twist. De esa manera, los miembros del equipo sabrán dónde continuar la conversación.

Para crear un canal, simplemente haga clic en el + junto al encabezado de su canal a la izquierda y haga clic en Nuevo canal:

Cree un canal de redes sociales donde su equipo pueda trabajar juntos en campañas, comunidad y más.

No todos los canales deben ser portados a Twist. Aproveche esta oportunidad para determinar qué canales de Slack están sin usar o son redundantes, y déjelos atrás.

Crea nuevos canales que se adapten a tu equipo

Una vez que hayas terminado de recrear los canales de Slack en Twist, averigua si necesitas agregar algunos más. Por ejemplo, en Doist usamos una combinación de canales de equipo y canales de proyecto:

Canales de equipo: ¿Sus equipos trabajan en estrecha colaboración? Cree canales de equipo para que puedan colaborar regularmente en un espacio dedicado.

Canales de proyectos: ¿hay proyectos siempre en marcha? Cree un canal para cada uno para que las personas puedan obtener toda la información que necesitan en un solo lugar.

A la izquierda, los canales de nuestro equipo Twist. A la derecha, nuestros canales de proyectos para el cuarto trimestre de 2018.

Cada equipo es diferente, así que experimente con canales para ver qué funciona mejor. Por ejemplo, puede probar la incorporación de empleados, clientes potenciales de ventas, administración de cuentas y más. En Doist, tenemos algunos canales recreativos dedicados a la salud, la música y los juegos.

Cada Twist también tiene un canal general que incluye a todos por defecto. Aquí es donde las personas intercambian historias, comparten fotos de bebés, hacen anuncios para todo el equipo y publican un hilo de bienvenida para las personas que acaban de llegar a Twist.

Saluda a los recién llegados con un hilo de bienvenida

Nada es más solitario (o más desagradable) que aparecer en un Twist vacío. Si omitió el paso para crear un hilo de bienvenida durante el proceso de registro, ahora es el momento de saludar a su equipo y asegurarse de que todos sean bienvenidos en la puerta.

Use el hilo de bienvenida para presentar Twist, comparta cómo funciona Twist, enlace a la guía de inicio para nuevos miembros y explique cómo configura sus canales.

Comience haciendo clic en Iniciar un nuevo hilo en la parte superior de su canal #General. Luego dale un nombre y comienza la conversación.

Comience a escribir su hilo de bienvenida, tómese un descanso y vuelva a leerlo más tarde para terminarlo. Twist guarda tus borradores.

Dale vida y organiza tu publicación con encabezados, viñetas, enlaces, imágenes y más. Facilita la lectura y demuestra qué tipo de formato es posible.

Una vez que hayas terminado, presiona Publicar hilo y está allí en el canal #General para que lo lean todos tus compañeros de equipo.

Continúa tus conversaciones flojas en hilos Twist

Su equipo probablemente tiene algunos temas apremiantes que están discutiendo en Slack. Inicie conversaciones para cada una de esas conversaciones en el canal apropiado en Twist para que puedan retomar donde lo dejaron.

No se salte el ritmo y continúe con su sesión de planificación de redes sociales Slack en Twist.

Eso es todo. Tu Twist está listo. Ahora puedes hacer un plan para invitar al equipo.

Informe a su equipo sobre el cambio de antemano

No a todos les gusta el cambio, así que avise a su equipo con anticipación de que quiere darle una oportunidad a Twist. Probablemente tengan preguntas, así que aquí hay algunas ventajas clave que puede compartir con ellos:

  • Las conversaciones clave no se enterrarán: a medida que nuestro equipo creció, Slack se volvió caótico: las discusiones se desplazan demasiado rápido y la gente no puede seguir el ritmo. Twist usa hilos en lugar de chat para mantener todo organizado por tema para que cualquiera pueda ponerse al día y saltar en cualquier momento.
  • Encuentre conversaciones pasadas más rápidamente: cada hilo tiene un nombre para que podamos encontrar rápidamente la conversación que estamos buscando y usarla para tomar decisiones más informadas.
  • Sin sobrecarga de notificaciones: ahora podemos notificar solo a las personas que necesitan ver un hilo determinado en lugar de hacer ping a todos en el canal.
  • Comunicación más tranquila: hay menos presión para estar siempre en línea. Twist no tiene un indicador de presencia de luz verde, por lo que podemos desconectarnos para hacer un trabajo enfocado y responder en nuestros propios horarios.
  • Comunicación más reflexiva: los hilos son publicaciones más largas para que podamos expresar nuestras ideas con más profundidad y claridad y podamos continuar la discusión durante días en lugar de minutos.

Puede responder las preguntas más detalladas de su equipo con el Centro de ayuda de Twist y el video sobre cómo funciona Twist también.

Twist day 🌪 Invita a tu equipo

¡Ha llegado el día y es hora de llevar a tu equipo a Twist! Si está escribiendo su propio correo electrónico de invitación, incluya un enlace de invitación personalizado para que las personas puedan registrarse simplemente haciendo clic en el enlace. Incluso puedes soltar el enlace directamente en Slack.

Para encontrar su enlace de invitación personalizado, vaya a la pestaña Equipo, haga clic en Invitar personas y haga clic en el enlace Obtener invitación:

Invita a tus compañeros de equipo a Twist enviándoles un solo enlace: encuéntralo haciendo clic en Obtener enlace de invitación en el menú de invitación.

Si desea algo de inspiración, eche un vistazo a nuestra plantilla de correo electrónico para presentar Twist a su equipo. Recuerde incluir un enlace a su hilo de bienvenida en el correo electrónico, para que las personas tengan la oportunidad de saludar y reaccionar con un emoji o dos .

Si no desea escribir un correo electrónico personalizado, puede enviar invitaciones directamente desde Twist y recibirán un correo electrónico de invitación estándar.

Aprende a trabajar juntos sin distracciones

A medida que las personas se familiaricen con Twist, ayude a su equipo a resistir el mal hábito de la comunicación excesiva. Específicamente, enséñele a su equipo que solo notifique a las personas adecuadas cuando publique y responda hilos.

Notificar solo a las personas adecuadas

Por cada hilo o respuesta que publique, puede decidir a qué Bandeja de entrada va a llamar. Simplemente elija a quién desea notificar sobre el autor de comentarios:

Responda a Julia sin notificar a los demás.

Digamos que quieres decirle a Julia, la diseñadora de tu equipo, que te gusta su idea. Simplemente agregue un comentario al hilo y elija notificar solo a ella. Verá el hilo en su bandeja de entrada, pero nadie más será notificado. Cualquier otra persona en el canal podrá ver tu comentario cada vez que lea el hilo.

Mantenga su bandeja de entrada organizada

La Bandeja de entrada es su base de operaciones, donde puede ver todos los hilos de Twist que le interesan. Cada vez que alguien te notifica, aparece en tu bandeja de entrada.

Revise su Bandeja de entrada a primera hora de la mañana para ver qué hay en cubierta para el día.

Una vez que su equipo se acostumbre a la Bandeja de entrada, las personas aprenderán naturalmente a notificar solo a las personas correctas en los hilos, eso es lo que mantiene organizada la Bandeja de entrada de todos y reduce las distracciones.

Llamar la atención de alguien con menciones

Supongamos que necesita llamar la atención de su gerente de proyecto, Antonia, porque necesita tomar una decisión. Simplemente mencionela escribiendo "@Antonia" en su comentario:

Mencione a Antonia para que recuerde responder su pregunta.

La próxima vez que Antonia inicie sesión para revisar su Bandeja de entrada, verá su comentario en la parte superior de su lista con un icono azul @ a la izquierda que indica que ha sido mencionada. Cuando hace clic en el comentario, saltará inmediatamente a donde ha sido mencionada en el hilo y puede tomar medidas desde allí.

En la parte superior de su bandeja de entrada, Antonia verá los hilos en los que ha sido mencionada con un signo azul @.

Consejo: ponga a su equipo al día rápidamente con este artículo sobre cómo notificar a los miembros o grupos del equipo.

Romper la adicción en tiempo real y otros malos hábitos

Un equipo que está acostumbrado al chat en tiempo real puede estar un poco retirado de la cultura siempre activa. Afortunadamente, Twist también tiene mensajes: conversaciones privadas individuales o grupales que son útiles para respuestas rápidas, respuestas breves y, en general, solo bromas.

Use mensajes para descubrir dónde comer y (p) relajarse.

De hecho, algunas personas pueden preferir usar mensajes en lugar de hilos porque se siente similar a Slack en tiempo real. El problema es que al usar solo mensajes, no contribuyen a la creciente base de conocimiento que su equipo está construyendo a medida que colaboran en hilos.

Si un miembro del equipo recurre al uso de mensajes, intente compartir un enlace a un hilo Twist que cubra el mismo tema. Lo mismo ocurre si alguien sigue volviendo a Slack: comparte un enlace a un hilo relevante donde pueda continuar la conversación en Twist.

Enseñe a su equipo algunas mejores prácticas de Twist

A medida que su equipo se convierta en Twist, mantenga el impulso compartiendo algunas de las mejores prácticas. Mejor aún, úselos usted mismo y lidere con el ejemplo.

  • Mantenga un registro de conversaciones importantes protagonizando hilos. Cada vez que alguien publique un comentario en un hilo destacado, su sección Destacada se actualizará.
  • Comparta una conversación con alguien (o guárdela para más adelante) copiando el enlace a un hilo y pegándolo donde lo necesite: en otro hilo, un documento de Google, una tarea de Todoist o en cualquier lugar.
  • Cuando quieras responder con algo extra, envía un gif.
Diga gracias con un gif escribiendo
  • Tómese el tiempo para escribir una respuesta reflexiva. Puede escribir un borrador, tomar un descanso y volver más tarde para editarlo y publicarlo: Twist guarda automáticamente sus borradores.
Cuando responda a un hilo importante, tómese su tiempo para expresar sus ideas con claridad.
  • Haz un trabajo profundo dormitando tus notificaciones.
  • Realmente desconecte configurando el tiempo libre. La gente verá que estás lejos y tus notificaciones se pospusieron (para que puedas posponer literalmente).

Trae tus aplicaciones contigo usando integraciones Twist

Es posible que usted y su equipo hayan desarrollado flujos de trabajo útiles en Slack que no quieren dejar atrás. Eso no es un problema. Puede llevarlos a Twist de dos maneras: con plataformas de integración como Zapier o mediante integraciones nativas de Twist.

Conecte cualquiera de sus aplicaciones a Twist usando Zapier

Zapier es el puente que te ayuda a conectar Twist a otras aplicaciones. Ya sea que tenga un flujo de trabajo que use paneles de ventas, documentos, calendarios o más, podrá replicarlo en Twist utilizando las más de 1000 integraciones "Zap" de Zapier.

Aquí hay algunos flujos de trabajo útiles que puede probar:

  • Cada vez que se acerca un evento de Google Calendar, comienza un nuevo hilo. Revise los detalles de última hora con su equipo.
  • Cada vez que obtenga un nuevo suscriptor de Mailchimp, agregue un comentario a un hilo. Mantente al tanto del crecimiento de tus suscriptores sin salir de Twist.
  • Siempre que alguien actualice un archivo en una carpeta compartida de Google Drive, publique un comentario en un hilo. Asegúrese de que todos vean cada actualización en un documento de alto perfil.

Estos Zaps son solo la punta del iceberg:

Obtenga inspiración para los nuevos flujos de trabajo de estos populares Twist Zaps.

Conecte rápidamente sus aplicaciones a Twist con integraciones nativas

Además de Zapier, hay un número creciente de integraciones nativas integradas en Twist, desde el chat de video hasta Giphy. Aquí hay algunos que puedes probar:

  • Agregue un hilo a Todoist con un solo clic. Aprende todo sobre cómo usar Twist y Todoist juntos.
  • Inicie un chat de video directamente en un hilo o mensaje usando / aparecer en. Simplemente escriba "/ aparece en el nombre de la sala" y aparecerá un enlace al chat de video.
  • Realice un seguimiento de un proyecto de Github en Twist. Las confirmaciones de Github se publican automáticamente como comentarios en un hilo Twist para que todos se mantengan actualizados.

Explore todas las integraciones Twist disponibles para encontrar sus favoritos.

Finalmente, al revisar qué integraciones instalar, puede preguntarse qué integraciones están sirviendo bien a su equipo y cuáles solo están creando más ruido.

“Una de mis dudas iniciales cuando dejamos Slack fue que nos perderíamos el sorprendente ecosistema de aplicaciones que han integrado integraciones en la herramienta. Sin embargo, no me he perdido ninguno. De lo que me he dado cuenta es que quiero un solo lugar para comunicarnos con los humanos en nuestro equipo ". -Richard Burton al cambiar de Twist a Slack

Desde que comenzamos con Twist, nuestro equipo se ha vuelto más tranquilo, más organizado y más productivo. Cuando comience a migrar a su equipo, esperamos que también experimente los beneficios del trabajo profundo y la comunicación reflexiva.

¿Tiene alguna pregunta sobre algo en la guía? Pregúntenos a @twistappteam o póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para cualquier cosa que necesite.

Una vez que tenga el truco de Twist, aprenda algunas de las mejores prácticas, como cómo reemplazar todas sus reuniones de actualización de estado con hilos Twist.

Neil pospuso sus notificaciones durante unos días para hacer el trabajo profundo de esta publicación. ️

Descubra cómo otros equipos han logrado cambiar de Slack a Twist: