Congregación: cómo

8 Patrones de diseño para un evento transformador

Acabo de venir del Enspiral Retreat 2019, la gran reunión anual de nuestra comunidad. El retiro de este año fue organizado principalmente por The Hum (Nati y yo), con el apoyo de algunos coanfitriones increíbles de Enspiral.

En términos de microsolidaridad, Enspiral es mi "congregación": una comunidad de ayuda mutua que es lo suficientemente pequeña como para que todos conozcan a los demás, y lo suficientemente grande como para cultivar el coraje, la resiliencia y el impacto. Esta reunión anual es un pilar fundamental de nuestra congregación.

Nuestra comunidad se ha estado reuniendo así durante los últimos 8 años, por lo que hemos desarrollado una verdadera sofisticación en cómo lo hacemos.

Hay un número creciente de personas que desean reunirse de esta manera, por lo que documentaré algunos de los elementos clave del diseño del evento. Estoy escribiendo como anfitrión, para otros anfitriones de eventos. Esta es una lista muy subjetiva, pero para mí parece que son algunos de los ingredientes más importantes para crear una atmósfera de confianza y diversión y desarrollo personal en la compañía de los demás.

Comenzaré con una descripción objetiva de lo que sucedió, luego extraeré algunos de los patrones de diseño.

Que pasó

Aquí hay un breve resumen del evento:

  • 65 personas se encuentran el viernes por la mañana.
  • Nos quedamos en Aroha Valley Farms, un nuevo lugar de retiro a una hora de distancia de Wellington City, administrado por nuestros amigos en EHF.
  • La mayoría de las personas se alojan en tiendas de campaña los viernes y sábados por la noche.
  • Comemos comidas vegetarianas saludables, principalmente orgánicas y locales, preparadas con amor y cuidado por el increíble equipo de catering de HomeSpiral Plus de Enspiral.
  • El día 1 comienza con una bienvenida, establece el contexto y confirma nuestra intención compartida para el tiempo juntos.
  • Los participantes se dividen en "Equipos de Retiros": un pequeño grupo de 5 o 6 personas que se reúnen periódicamente durante el evento.
  • La mayor parte de nuestra agenda es co-creada por los participantes usando un método llamado Tecnología de espacio abierto.
  • Tenemos una sesión estructurada después de la cena para que las personas compartan y se conozcan, y un tiempo no estructurado para que las personas tomen una copa de vino y hagan nuevos amigos.
  • El día 2 está lleno de sesiones de espacio abierto, y los equipos de retiro se reúnen nuevamente una vez antes de la cena.
  • Después de la cena tenemos otra sesión de intercambio estructurada, seguida de un tiempo de reunión no estructurado.
  • Después del desayuno del domingo, tenemos el último registro de la tripulación de retiro y concluimos con una ceremonia de clausura.

Este año, también tuvimos una reunión de miembros de Enspiral en los 2 días inmediatamente anteriores al retiro principal. En la jerga de Enspiral, los "Miembros" son los accionistas gobernantes de la Fundación Enspiral. En comparación con el participante promedio de la comunidad, tenemos un compromiso más profundo con el proyecto colectivo y una confianza más compartida. The Members Gathering nos reunió a 24 de nosotros para reconectarnos, mantener algunas conversaciones de gobernanza y prepararnos para recibir a la comunidad en general en el gran retiro.

Esa es la descripción general de "trazos amplios". Sin embargo, para comprender lo que hace que este evento sea realmente especial, debemos echar un vistazo más sutil a algunos de los elementos de diseño.

1. Agenda creada por los participantes

La mayoría de nuestro tiempo juntos está lleno de conversaciones, talleres y actividades que la gente quiera organizar. Para producir esta agenda co-creada, utilizamos una técnica llamada Open Space Technology, un método simple post-it. Quizás la próxima vez usemos Autopia, una nueva aplicación para reuniones co-creadas desarrollada por Stephen Reid de Enspiral.

El método es simple: con 5 espacios de tiempo y 6 espacios de reunión, teníamos espacio para 30 sesiones. Entonces, aproximadamente la mitad de los 65 participantes organizan una sesión sobre un tema que les interesa, y a cada sesión asisten los participantes que se sienten atraídos por ella.

Negociaciones finales para confirmar la agenda del Espacio Abierto

Si bien el método es simple, produce de manera confiable una experiencia profunda de inteligencia colectiva emergente sin autoridad centralizada. Como anfitrión del retiro, mi trabajo no es seleccionar una lista de "oradores inspiradores" que den charlas sobre algún tema predeterminado. En cambio, estoy abriendo el espacio para lo que surja de los deseos y curiosidades de los participantes.

Además de las sesiones formales de "espacio abierto", tenemos el espacio abierto informal que surge de una agenda espaciosa. Planificamos largas comidas, descansos amplios y tiempo mínimo dedicado a sesiones en las que se espera que todos presten atención a una cosa. Estos tiempos no estructurados crean "espacio de choque" para conocer gente nueva, tomar siestas y tener encuentros fortuitos. La libertad enfatiza la agencia de cada participante: elige tu propia aventura.

2. Hosting Concéntrico

Si bien se requieren algunos roles de hosting especiales para que este evento funcione sin problemas, no tenemos una distinción binaria entre "hosts" e "invitados". El retiro es co-creado, se trata de participación, no de consumo, por lo que nadie es "solo un anfitrión" o "solo un invitado".

En retrospectiva, parece que tenemos una especie de enfoque de "alojamiento concéntrico". Déjame explicarte los círculos dentro de los círculos:

  1. Nati y yo anclamos este evento: hicimos la mayor parte de la logística, vendimos boletos, coordinamos con el lugar y los cocineros, administramos las finanzas a través de nuestra empresa The Hum, etc.
  2. Tuvimos un apoyo cercano de 4 coanfitriones que dieron forma al tema narrativo y la pregunta clave. También se ocuparon de tareas discretas como coordinar el transporte, brindar apoyo adicional a los padres y los niños, y facilitar la agenda del Espacio Abierto.
  3. Los miembros de Enspiral forman otro anillo de acogida, unas 20 personas prestan especial atención a las experiencias de los participantes restantes.

Entonces la reunión de 65 no es un grupo indiferenciado. Por el contrario, tenemos 2 en el medio, con el apoyo de 4 coanfitriones, que a su vez cuentan con el apoyo de los otros 20 miembros. Esto crea un tipo maravillosamente curativo de abundante hospitalidad.

Además de ocuparse de las tareas funcionales como el transporte y el cronometraje, las personas más cercanas al centro también tienen un mayor sentido de responsabilidad por la cultura que cocreamos.

"Modelar e imitar" explica muchos comportamientos sociales. Básicamente, nos copiamos unos a otros. Las personas con más capital social, estatus y visibilidad tienden a ser copiadas más que aquellas con menos.

Entonces, aquellos de nosotros cerca del centro prestamos mucha atención a los comportamientos que estamos modelando, sabiendo que es probable que seamos imitados por cada círculo en expansión: tenemos cuidado de escuchar bien, celebrar a las personas, ser vulnerables con nuestras emociones, ser considerado.

Esto "establece el tono" para las personas en el círculo exterior, que están menos familiarizadas en nuestro espacio y buscan señales para responder "¿cómo debo aparecer aquí?". Las personas nuevas son bienvenidas a relajarse y ser alojadas, y son También se les invitó a intervenir y ejercer su agencia para crear la experiencia que desean tener.

Este comentario de los participantes ilustra cómo es llegar como un recién llegado a este espacio:

"¡Me encanto esto! Uno de los mejores eventos en los que he estado en el mundo. El resplandor posterior todavía está conmigo y siento que estaba tan retenido en una comunidad real y decidida. ¡Qué tesoro!

3. Pregunta de llamada y tema narrativo

No creo que sea suficiente reunir a personas geniales. Para llegar realmente a algún lugar, es útil tener una "pregunta de llamada" (tomar prestado algo de lenguaje de la multitud de Art of Hosting).

En los meses previos al evento, como anfitriones nos sintonizamos con las preguntas que parecían estar más "vivas" en nuestra comunidad. Finalmente, decidimos la pregunta clave para este retiro: "¿cómo podemos apoyarnos mutuamente para hacer un trabajo más significativo?"

La pregunta clave crea una sensación de enfoque a través de toda la complejidad de un evento emergente creado conjuntamente. En caso de duda, si está abrumado o hemos perdido de vista el destino, vuelva a esa pregunta de llamada. Si te interesa esta pregunta, estás en el lugar correcto.

Co-anfitriones impresionantes (Lucas, yo, Nati y Sandra) demostrando el tema náutico. Foto de Sarah Durlacher

Esta pregunta se mejoró con un tema narrativo, un pequeño toque de teatro en todo momento. En este caso, desarrollamos una metáfora náutica. Nuestra búsqueda de trabajo significativo se convirtió en un cruce oceánico, que requirió métodos de navegación, orientación e instrumentos sensibles. Retreat Crews fueron nombrados de acuerdo a diferentes barcos: como la goleta, el ketch y el waka. Todos nuestros barcos juntos forman una flota: la forma más segura de navegar a través de tormentas. Teníamos un sombrero de capitán de la caja de disfraces, por lo que cada día podríamos pasar el sombrero al "Capitán de Logística". Si tiene alguna pregunta, busque a la persona con el sombrero.

Estas metáforas compartidas son divertidas y ayudan a producir la identidad compartida, ese sentido coherente de "nosotros".

4. Kernel de confianza

Creo que producir estos "nosotros", esta identidad compartida, es para lo que son los retiros. Idealmente, es un "nosotros" en el que todos pueden verse. Estamos buscando un tipo de inclusión que celebre nuestras diferencias, no las borre. Uno de los componentes más importantes de este trabajo de armonización es: la confianza. No compartiré las partes más preciosas de mí mismo hasta que confíe en las personas que me rodean.

Solo sé cómo aumentar la confianza gradualmente: comenzando con un pequeño grupo de personas que se conocen bien, y luego invitando a nuevas personas de vez en cuando.

Este año, aproximadamente el 30% de los participantes del retiro eran recién llegados. Con esta proporción de 70-30, la mayoría de las personas ya saben "cómo hacemos las cosas por aquí", sus relaciones existentes y experiencias pasadas proporcionan orientación. En eventos anteriores, hemos llevado esta proporción a 50–50, y fue mucho más difícil crear una sensación de coherencia, intimidad y seguridad.

Si volviera a comenzar una nueva congregación desde cero, limitaría la primera reunión a unas 12 o 20 personas como máximo, para establecer este núcleo de confianza antes de expandirme para incluir a muchas más personas. Para el núcleo, estaría buscando personas con experiencia en cultura participativa, alta inteligencia emocional y algún grado de relación preexistente entre sí. El enfoque es primero la coherencia a pequeña escala, luego ese núcleo puede invitar a las personas a la próxima reunión.

En Enspiral, el núcleo de confianza se centra en los Miembros, que tienen relaciones de confianza de larga data, crecidas a través de años de lucha, celebración y pérdida.

5. Equipos de retiro

Tengo una pregunta de diseño que me acompaña a cualquier evento: ¿qué pasa con las personas solitarias?

Desde mi punto de vista, la socialización aleatoria no estructurada es una forma extremadamente subóptima de producir nuevas relaciones significativas. Soy bastante extrovertido y confiado, y aún así me resulta mucho más fácil hacer nuevos amigos si hay algún encuentro estructurado que me ayude a superar la incomodidad inicial de ser un extraño. Puede ser una forma mínima: solo una pregunta, un juego o un ejercicio.

Hay un diseño simple que utilizamos en Enspiral, que me encanta, desearía que se reprodujera en cada conferencia, retiro, clase, festival o evento que involucre a más de 20 personas. Tenemos diferentes nombres para ello, como "grupo de origen" o "escuadrón", o en este caso, el "Equipo de Retiros".

The Retreat Crew es un grupo pequeño, digamos de 4 a 8 personas. Asignamos personas para que todos estén en una sola tripulación. Vuelven al mismo equipo periódicamente durante el transcurso del evento, una o dos veces al día durante 40 minutos o una hora. Estas conversaciones en grupos pequeños garantizan que todos puedan ser vistos y escuchados. Es un espacio para la reflexión compartida, para digerir la complejidad de un evento altamente estimulante. Estos pequeños grupos evitan que las personas "caigan por las grietas"; es mucho menos probable que alguien sufra una sensación de soledad o confusión. Si alguien está desorientado o angustiado, su tripulación lo notará y obtendrá el apoyo que necesita.

6. Reduce la desigualdad de contexto

El "núcleo de confianza" tiene un lado negativo, lo llamo "inequidad de contexto".

Las personas que han estado en la comunidad durante mucho tiempo tienen un contexto compartido muy alto; Cada vez que nos reunimos, hay historias, jerga e intimidades pasadas que nos acompañan, siempre presentes justo debajo de la superficie. Los recién llegados no tienen nada de este contexto, que puede ser muy alienante si no se maneja con cuidado.

Las publicaciones en carteles ayudan a las personas a navegar. Foto: Sarah Durlacher

Entonces usamos algunos elementos de diseño para aplanar la inequidad de contexto:

  • Hacemos que los miembros sean visibles durante la sesión de apertura: estas personas han estado presentes por un tiempo, así que hable con ellos si desea comprender a la comunidad, o si tiene una pregunta o quiere una presentación para alguien.
  • Ponemos a uno o dos miembros en cada equipo de retiro para garantizar que todos tengan una relación con al menos una persona de alto contexto que pueda ayudarlos a navegar.
  • Con los años hemos desarrollado nuestra propia terminología y jerga únicas. Esto puede bloquear fácilmente la participación de las personas, si no entienden lo que queremos decir con una de nuestras palabras raras. Utilizamos una señal de mano para evitar esto: si alguien usa una palabra desconocida, puede hacer una forma de C con una mano para pedir una aclaración. Los Miembros se hacen esto entre ellos para normalizar el acto de pedir claridad.
  • Charlas relámpago: en la primera noche, tuvimos 7 u 8 personas cada una dando una charla de 5 minutos para compartir ejemplos de cómo es la vida en esta comunidad. Esto crea un punto de referencia compartido para todos los participantes.

Hacer explícito todo este contexto para los recién llegados significa que es mucho más fácil para ellos participar en igualdad de condiciones con el resto de nosotros. Y es una forma importante para que la comunidad se vea a sí misma, recuerde quiénes somos y note cómo hemos crecido desde el último retiro.

7. Ritual

Parte de lo que estamos haciendo en estos retiros es deshacer nuestro condicionamiento individualista y convertirnos en una forma de ser más relacional. El ritual es un ingrediente poderoso en este proceso. Heredamos, tomamos prestados, inventamos y co-creamos rituales para diferentes objetivos.

En mi opinión, el Retiro Enspiral se trata principalmente de crear nuevas relaciones, actualizar las existentes, abrir a las personas a nuevas posibilidades e inspirarse mutuamente para ser la mejor versión de sí mismas. Entonces inventamos un ritual nocturno para apoyar estos objetivos.

Lo llamamos la fiesta de escuchar. Las restricciones de ruido significaban que no podíamos tener una fiesta de fiesta, por lo que tuvimos una fiesta de "escuchar", que se trata más de ser escuchado que de lo que está compartiendo per se.

No es un diálogo, sino un escenario en el que puedes pararte, compartir algo importante para ti y disfrutar de la extraordinaria presencia y escucha de todos en la sala. Creamos un equilibrio de intimidad y ligereza, con una mezcla de historias personales, canciones y lecturas vulnerables.

Al final, nos instalamos en algún lugar entre "noche de micrófono abierto" y "sesión de terapia grupal". Para reuniones más pequeñas, nuestros rituales son más íntimos, llegando más profundo a un territorio más sensible. Para este gran evento con muchas personas nuevas, el equilibrio se sentía correcto.

8. Sucesión

Casi ninguno del diseño del evento fue inventado por el equipo anfitrión de este año. El 90% de lo que he explicado aquí, heredamos de hosts anteriores. ¡Gracias a JV, Silvia, Alanna, Billy, Vivien, Beka, Ants, Sligo, Gina, Chelsea, Mary, Lucas, Sandra y todos los que han remado este bote antes que nosotros! Mi gratitud se extiende a todos sus maestros y a los ancianos antes que ellos.

Crecimiento sobre crecimiento sobre crecimiento. Foto de Sarah Durlacher

El linaje va hacia adelante y hacia atrás. Para uno de los gestos finales del retiro, cuando todos se reunieron para la sesión de clausura, visiblemente me quité el "sombrero de anfitrión" y pregunté: ¿quién está dispuesto a llevar este sombrero para el evento del próximo año? Después de unos momentos, John levantó la mano y se comprometió a sostener la siguiente (dependiendo de que otras personas sean anfitrionas con él).

Este acto de sucesión visible me pareció liberador. Es un desafío a la presunción implícita de que las personas que hospedaron este probablemente albergarán el próximo. Pasar literalmente el sombrero a otro miembro es una demostración del enfoque Enspiral para el liderazgo compartido. Nuestros líderes no son personas especiales, simplemente han asumido un papel especial por un momento. Sospechamos del poder concentrado, y hemos aprendido que el poder es más saludable cuando se sigue moviendo.

Conclusión

Bueno, eso se hizo más largo de lo que esperaba! Ahí lo tienes, 8 patrones de diseño de eventos para reuniones de congregación:

  1. Agenda creada por el participante para que pueda elegir su propia aventura
  2. Hosting Concéntrico para responsabilidad distribuida y cultura intencional.
  3. Pregunta llamativa y tema narrativo: enfoque compartido y metáforas compartidas
  4. Kernel of Trust: coherencia a pequeña escala antes del crecimiento
  5. Retreat Crews para que nadie esté solo o perdido
  6. Reduzca la desigualdad de contexto para incluir a los recién llegados y que la comunidad pueda verse a sí misma
  7. Ritual para convertirse en una forma más relacional de ser
  8. Sucesión para el liderazgo compartido.

Me encantaría saber qué sucede si remezclas algunos de estos patrones de diseño en tus eventos. Si eres el anfitrión del evento, ¡me encantaría intercambiar recetas contigo! Y si desea traer algo del sabor de Enspiral a su próximo retiro o conferencia, envíeme una línea, ya que tenemos excelentes anfitriones distribuidos en muchas partes del mundo.

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