¡Afila esta cosa!

7 errores de gestión del tiempo mortal: y cómo desterrarlos para siempre

¿Alguna vez te has despertado con una sensación de leve estrés o ansiedad? ¿O tal vez fue un estrés extremo?

Es probable que haya sentido estrés porque no pudo aprender la habilidad más importante para alguien que aspira a lograr: la gestión del tiempo.

Jim Rohn dijo que "la gestión del tiempo es el secreto mejor guardado de los ricos".

¿Alguna vez has sentido que hay mucho que hacer en un día, como si no hubiera forma de lograr todo lo que quieres lograr? Tal vez tus intenciones sean tan grandes que nunca puedas unir tus acciones con ellas.

Aquí hay algunos errores prácticos, útiles e importantes que debe corregir para mejorar su gestión del tiempo.

Error mortal 1: pensar que el problema no es tener suficiente tiempo.

"Bueno", dijo Red Jacket [a alguien que se queja de que no tuvo suficiente tiempo], "supongo que tienes todo lo que hay".
- Ralph Waldo Emerson

Esto es negación. Eres malo en la gestión del tiempo si crees que no tienes suficiente tiempo. Necesitas enfrentar la realidad.

No puedes hacer todo por ti mismo.

Hay una cantidad de tiempo establecida. Para todo el mundo.

Quejarse de que no hay suficiente tiempo nunca creará más tiempo. Simplemente te hace sentir mejor por un momento. Pero te duele tremendamente. Quejarse por la falta de tiempo en realidad te impide enfrentarte a la realidad: algo está roto.

No puedes escapar de un avión jet saltando en una bicicleta y pedaleando como un loco. Puede superar el avión por unos pocos pies, pero una vez que se pone en marcha, puede dejar de pedalear, porque no va a vencer ese avión.

Su problema no es que no tenga suficiente tiempo. Su problema es que no puede aceptar el hecho de que es malo en la gestión del tiempo.

Error mortal 2: Mantener lo desconocido, desconocido

El enemigo invisible siempre es el más temible.
- George R. R. Martin

No hay forma de que pueda administrar algo, especialmente el tiempo, si ni siquiera sabe lo que necesita lograr. El primer paso es convertir los factores estresantes desconocidos en su vida en factores estresantes conocidos. Sellarse en algún lugar, y luego haga una lluvia de ideas sobre cada "estrés", proyecto o tarea que posiblemente deba realizar. No filtrar - todavía. A menudo, el mejor momento para esto es antes de acostarse o a primera hora de la mañana. Esta lluvia de ideas no resuelve directamente ningún problema, pero al menos le da a su mente la capacidad de saber qué lo está atacando.

El siguiente paso es determinar cuáles de estos factores estresantes, proyectos o tareas deben completarse y en qué orden. No intentes hacer nada en este momento. Simplemente captura el estrés en una forma tangible. Escríbelo. Hacer una lista. Lo que sea necesario.

Ahora ha transformado el estrés desconocido y sin nombre en su vida en fragmentos cuantificables que puede procesar y administrar. Solo este paso solo puede cambiar tu vida.

Mi tío Edward realmente me enseñó esta técnica hace muchos años. Acababa de escuchar hablar a un médico educado de la Ivy League, y el médico mencionó que este método exacto es cómo las personas más brillantes y creativas del mundo atacan sus problemas.

Recuerde: si alguna vez comienza a sentir estrés y no está seguro de dónde proviene el estrés, deténgase de inmediato y busque un lugar tranquilo donde pueda concentrarse. Convierta las tensiones desconocidas en trozos manejables. Agrupe toda la preocupación y la ansiedad y acóplelo en una hoja de papel de 8.5 "por 11". No te dejes intimidar. No tengas miedo.

Una vez que hayas terminado, eres como los Cazafantasmas después de que han capturado un fantasma. Ahora llevas algo peligroso y aterrador, pero al menos sabes exactamente qué es y dónde está.

Error mortal 3: recoger la fruta baja

Aprende la lección: no pierdas el tiempo atacando en todas las direcciones a lo que parece ser un enemigo con muchas cabezas. Encuentra la 1 cabeza que importa.
- Robert Greene

Ahora tiene una lista de acciones que deben realizarse. Quizás estén causando estrés en tu vida. Quizás no esté seguro de cómo va a hacer alguna de esas cosas.

Su tendencia será mirar su lista de tareas y elegir el elemento que sea fácil. Tu mente se sentirá atraída por la fruta baja.

¡La fruta baja es una trampa! Y esa fruta de bajo perfil suele ser los proyectos, tareas o elementos urgentes que son tan difíciles de evitar.

Detente y reflexiona primero.

La mayor dificultad después de tener una lista de tareas pendientes es averiguar qué hacer primero. Todos tenemos cosas buenas que podemos hacer. Pero solo tenemos una cantidad de tiempo establecida en un día, un mes y en nuestras vidas.

Aquí está la brutal verdad: no podrá hacer todo en su lista. Es imposible. No trates de luchar contra eso. Tratar con él. Acéptalo.

Ahora, ¿cómo determinamos qué hacer primero?

Aquí hay una regla. Stephen Covey lo describe mejor en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas. Dio el ejemplo de tratar de llenar un frasco con artículos. Al llenar el extremo, ¿qué debe poner primero? Los artículos más grandes deben colocarse primero en el frasco, ya que ocupan la mayor parte del espacio. Si comienza colocando los artículos más pequeños en el frasco, no tendrá espacio para los más grandes.

Tu lista es de la misma manera. Pero en lugar de los artículos más grandes, elija los más importantes. Hay absolutamente algunas urgencias que deben manejarse. Haz lo que es extremadamente urgente, obviamente. Apague incendios para que su casa no se queme.

Pero una vez que se apagan los incendios, vuelve a los elementos más importantes de su vida.

Escoger la fruta baja es un error mortal. Si no aprende esto, nunca será efectivo.

Error mortal 4: no tener una forma de baja fricción para capturar proyectos y tareas que deben hacerse a medida que aparecen

Nunca ignore un detalle ni lo deje al azar.
- Robert Greene

Las personas ocupadas atraen trabajo. Sabes que es verdad. Además, si tiene alguna responsabilidad, entonces sabe que su lista de proyectos al comienzo del día nunca es la misma que al final del día.

No hay duda de que surgirán nuevos elementos de acción y proyectos. Muchas de esas cosas son inesperadas. Y muchas de esas cosas deben hacerse.

Sin embargo, esos elementos son interrupciones en su día perfectamente planificado, ¿verdad? ¿Detiene lo que está haciendo e inmediatamente comienza a trabajar en otra cosa? Para muchos de nosotros, la respuesta es sí.

La mejor manera de manejar los elementos nuevos e importantes que surgen es tener una forma integrada de capturar el proyecto o la tarea y luego mantener nuestro enfoque en los objetivos previamente planificados (e importantes).

Para hacer eso, necesitamos un sistema para capturar las nuevas tareas que no interrumpa los objetivos importantes del día.

Puede ser un simple bloc de notas que use para rastrear nuevos elementos. Puede ser una lista digital de tareas o un rastreador de proyectos. Pero debe ser algo accesible para usted en todo momento.

Desarrolle un sistema que funcione para usted. Y úsalo. Negarse a ser interrumpido y alejarse de lo que es importante.

La atención al detalle es un rasgo de los maestros. No permita que se le escapen las tareas o proyectos importantes pero nuevos. Tenga un sistema y sígalo meticulosamente.

Error mortal 5: decir demasiado sí

Se trata de decir no a 1,000 cosas para asegurarse de que no nos equivoquemos o intentemos hacer demasiado.
- Steve Jobs

"Sí" es la palabra más peligrosa del mundo.

Cuando dices sí a una solicitud, estás haciendo un compromiso. Y si realmente decimos (y queremos decir) sí, entonces nuestro compromiso se traduce en responsabilidad, acción y tiempo.

Por supuesto, no todos los "sí" dan como resultado que nuestro honor esté en juego.

¿Porqué es eso?

Es porque "no" es una de las palabras más difíciles de decir.

Entonces, en lugar de hacer que nuestro sí sea significativo y significativo, muchas veces cuando decimos sí, en realidad queremos decir no. O tal vez. O "No quiero lidiar con esto ahora".

Debe decir sí solo cuando tiene la intención de comprometerse con algo. Deja de decir que sí a menos que lo digas en serio.

Esto no significa que deba decir "no" a cada solicitud. De hecho, a veces decir "no" le impide aprovechar oportunidades increíbles.

Pero muy pocas personas son lo suficientemente honestas como para decir "no" a una solicitud cuando saben que no podrán comprometerse y asumir la responsabilidad de decir "sí".

Así es como he resuelto este problema.

Cuando alguien me pide que haga algo, primero evalúo si necesito decir que sí debido a compromisos previos o responsabilidades actuales.

Luego evalúo si quiero hacer lo que me piden. Recuerde, algunas oportunidades increíbles están disponibles si solo dice "Sí".

Pero, ¿qué sucede si sabe que no puede asumir un nuevo compromiso o una nueva responsabilidad?

Tengo dos estrategias

Primera estrategia:

Yo digo que no."

Nunca uso esta estrategia. ¡Porque es difícil decir que no!

Segunda estrategia, para cuando la primera estrategia falla:

Vuelvo a mi regla de oro de la toma de decisiones. Siempre espero al menos 24 horas antes de tomar una decisión importante sobre cómo paso mi tiempo.

Hay muchas razones por las que debe esperar al menos 24 horas. Un "sí" es un compromiso serio. Debes discutir compromisos serios con tu cónyuge. Si no tiene un cónyuge, entonces debe discutir compromisos serios con su mentor, entrenador, padres o amigos personales cercanos. O tal vez incluso tu perro. Los perros son buenos oyentes.

Por regla general, no debe tomar decisiones que comprometan una parte significativa de su tiempo o energía mental a menos que piense un poco en ello. Veinticuatro horas puede que no sea suficiente tiempo.

Aquí está lo que decir:

Muchas gracias por preguntarme. Realmente lo aprecio. Esto significa tanto que me considerarías y luego me preguntarías. Estoy humillado por esta solicitud. ¿Pero puedo tener 24 horas para pensar en esto? No hago compromisos fácilmente, y necesito discutir esto con algunas de las personas clave en mi vida antes de comprometerme.

El lenguaje anterior difunde la presión que puede sentir, al tiempo que muestra gratitud y aprecio por una nueva oportunidad.

¿Por qué funciona esta segunda estrategia? Es porque le dirá a la persona que le pregunta que siempre necesita tiempo para considerar sus compromisos. Este tiempo es necesario porque usted es muy serio acerca de cumplir con esos compromisos.

Error mortal 6: tratar de resolver cada problema simplemente trabajando más (más tiempo, más duro, etc.)

Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.

Si eres un triunfador, este es probablemente tu modo predeterminado. Si se enfrenta a un problema, la solución natural es trabajar hasta que se resuelva el problema: sin descansos, sin descanso, sin vacaciones. Solo hazlo.

Yo llamo a esto la técnica de fuerza bruta. A veces, debe colocar una clavija redonda en un orificio cuadrado, y no le importa si la clavija no es redonda y el orificio no es cuadrado cuando haya terminado. Solo quieres que se haga.

Puede lograr cantidades increíbles de éxito simplemente usando la "fuerza bruta". Pero también está limitado.

La fuerza bruta funciona.

Por un momento.

Pero tiene un costo. El trabajo se hace. El problema se resuelve. Pero algo se rompe. O alguien

Robert Ringer habla sobre su teoría del tío George, que dice: "Si su objetivo principal es mantener la nariz en la piedra de afilar y trabajar durante largas y duras horas, se garantiza que obtendrá una sola cosa a cambio: ¡viejo!"

El uso de la fuerza bruta es insostenible durante largos períodos de tiempo. Te fatigarás. Te romperás Otras partes de tu vida serán descuidadas y potencialmente se desmoronarán.

¿Qué se vendrá abajo? Tu familia. Tu trabajo. Tu salud. Tus amigos. Tu hogar. Elegir uno. O a todos ellos.

Stephen Covey se refiere a afilar la sierra. Si desea obtener un rendimiento óptimo, debe recargar y descansar. La ley de rendimientos decrecientes es real. La fatiga y el letargo en realidad te hacen menos efectivo.

Simplemente empujar y usar la fuerza bruta puede funcionar una y otra vez. Pero se requerirá más de usted y su energía para obtener el mismo resultado.

Debes recargar. Debes afilar la sierra.

Pero más que eso: debes construir un equipo.

Cuanto mayor sea el objetivo que desee alcanzar, mayor será el equipo que necesita construir para lograr ese objetivo.

En los negocios, a menudo aconsejo a los empresarios que el trabajo principal es construir su equipo. No puedes hacer todo. Es imposible. Pero puede encontrar otras personas que tienen habilidades diferentes a las suyas que pueden unirse a su equipo.

No tiene que dejar de usar la fuerza bruta por completo, porque a veces las cosas solo deben hacerse. Pero debe darse cuenta de que la fuerza bruta tiene un alto precio, uno que no siempre querrá pagar.

Descansa, recarga y construye tu equipo.

Error mortal 7: el mayor error de todos: pensar que algunos momentos son menos valiosos que otros

No hay momentos ordinarios.
- Dan Millman

El mayor error de todos: pensar que algunos momentos son menos valiosos que otros.

No hay momentos ordinarios. En este momento cuenta para siempre.

Si la tarea que tienes delante no merece tu atención ni tu mayor esfuerzo, ¿por qué lo haces? ¿Qué más deberías estar haciendo? ¿Hay alguien más que sería mejor hacerlo?

Todos tenemos ciertos momentos y recuerdos que están grabados en el tejido de quienes somos. Hay ciertas relaciones en nuestras vidas que son tan importantes que no queremos perder un solo momento con esa persona.

La verdad es que cada momento puede ser un recuerdo. Incluso la interacción puede ser asombrosa.

No permita que sus malas habilidades de gestión del tiempo conviertan su activo más preciado y valioso en largos períodos de temor, ansiedad y desesperación. Porque ahora mismo puede contar para siempre.

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