5 pasos para alcanzar tus objetivos en 2019

Para ser un gerente efectivo, primero debes administrarte a ti mismo

Para administrar un producto, un equipo u organización, primero debe saber cómo administrarse, y eso no es fácil de hacer. Incluso si sus objetivos son claros (un gran si), a menudo se siente como si estuviera dentro de un gif de gato, un tweet presidencial o una reunión innecesaria de ser absorbido por el vórtice de la dilación. Y entonces, ¿ese gran proyecto que ibas a abordar ...?

"Puede esperar hasta mañana".

Este año, ¿qué se necesitaría para sentirse menos reactivo y más proactivo? ¿Más en control, más deliberado, más efectivo? ¿Qué se necesitaría para evitar distracciones y abordar su trabajo con la curiosidad y creatividad que se merece? Su carrera se compone de un número discreto de días. Este año, ¿cómo harás que cada día cuente?

A continuación, exploraremos cinco pasos que puede seguir para obtener mejores resultados para su producto, sus clientes, su organización y su carrera.

Comenzaremos explorando cómo definir sus objetivos y priorizar sus esfuerzos diarios en torno a ellos. Luego, discutiremos cómo puede procesar pequeñas tareas de manera más eficiente, trabajar de manera más inteligente al aplicar los principios básicos de las metodologías populares de innovación a su propio trabajo, y luego desarrollar los hábitos correctos para respaldar todo lo anterior.

Cuando hayamos terminado, tendrás todo lo que necesitas para hacer de 2019 tu mejor año.

Paso 1: define tus objetivos

Al comienzo de un nuevo año, es fácil lanzarse directamente a proyectos nuevos y emocionantes o ponerse al día con las tareas antiguas del cuarto trimestre. Bucear en un trabajo previamente definido se siente genial porque es el camino más claro para obtener victorias rápidas y gratificación. Pero, ¿es realmente la mejor manera de apoyar a sus clientes, avanzar en su organización o avanzar en su carrera? Su tiempo es valioso, así que invierta en su éxito y defina objetivos claros.

"Si no está trabajando en lo correcto, ninguna cantidad de productividad puede hacerlo efectivo".
- Hubert Palan, CEO de @productboard

Es cierto que los objetivos pueden dar miedo. Presentan el riesgo de falla y mantienen los pies en el fuego donde de otro modo podría haber esquivado. Pero esa responsabilidad y dirección adicionales proporcionarán el enfoque que necesitará para lograr cosas milagrosas.

Tu día a día será más gratificante también. En un estudio de dos años sobre el compromiso de los empleados citado en Measure What Matters, Deloitte descubrió que ningún factor tiene más impacto en el compromiso de los empleados que "objetivos claramente definidos que se escriben y se comparten libremente". Los objetivos crean alineación, claridad y satisfacción laboral .

Entonces, ¿cómo empezar?

Define tus objetivos

  • Alinee la mayoría de sus objetivos con los objetivos comerciales de alto nivel de su organización.
  • ¡Haz que tus objetivos sean emocionantes! Encuéntralos en términos de resultados (en lugar del trabajo que harás para llegar allí) para aclarar su valor.
  • Para cada objetivo, enumere las condiciones o los resultados medibles que deben cumplirse si el objetivo se declara completo.
  • Definir al menos un objetivo para el crecimiento personal / profesional.
  • Lluvia de ideas / bosquejo de los proyectos que podría perseguir para lograr sus objetivos. Hacerlo hará que sus objetivos se sientan más concretos, y eso puede ayudarlo a refinarlos.
  • Comparta sus objetivos con su gerente, sus colegas e incluso con el resto de su organización para lograr transparencia, alineación y responsabilidad.
Gerentes de producto: ¡también querrás establecer objetivos para tu producto!

Paso 2: prioriza tus grandes rocas

No hay nada más trágico que llegar a la oficina armado con objetivos claros y nuevas resoluciones solo para ser arrastrado de vuelta al ciclo de reactividad, una notificación Slack a la vez. Estas son las tareas urgentes pero sin importancia que constantemente inundan nuestras bandejas de entrada, feeds y listas de tareas.

¿Cómo nos mantenemos enfocados en nuestros objetivos más importantes y evitamos el ciclo interminable de reactividad?

En 7 Hábitos de personas altamente efectivas, Stephen Covey explica que si llena un frasco con arena, luego piedras y finalmente rocas, las rocas más grandes no encajarán. Pero si agrega las rocas grandes primero, la arena y los guijarros pueden llenar los huecos y todo encaja.

Prioriza tus grandes rocas.

Diariamente, eso significa elegir una gran cosa que, si lo hiciera, avanzaría una de sus prioridades y haría que el día fuera un éxito. Los autores del nuevo libro de productividad personal Make Time lo llaman su punto culminante diario, y ofrecen algunos consejos excelentes sobre cómo funciona esto en la práctica.

Logra tu punto culminante diario

  • Haga un bloque de tiempo ininterrumpido de 60 a 90 minutos para abordar sus grandes rocas todos los días, idealmente a la misma hora. Para muchos, esto será a primera hora de la mañana antes de revisar Slack / email, y antes de que la energía y la fuerza de voluntad disminuyan.
  • Conozca las fuentes de distracción que interrumpen su trabajo profundo. Administre / desinstale aplicaciones adictivas, evite las configuraciones que distraen, desactive las notificaciones y ponga sus dispositivos en no molestar. Si le viene a la mente algo no relacionado, captúrelo en un post-it para sacarlo de su mente sin interrumpir su flujo.
  • Rechace cualquier intento de reservar tiempo sobre su punto culminante: "Lo siento, pero ya estoy comprometido en ese momento".

Este último punto es tan vital que vale la pena explorar más ...

Defiende tus prioridades

Una vez tuve un colega que tenía mucha demanda. Como el único analista de negocios de la compañía, era un recurso compartido entre varios equipos y tenía mucho más en juego que lo que cualquier persona podía manejar. Sin embargo, a pesar de toda la presión sobre él, era notablemente tranquilo. Cada vez que alguien le pedía ayuda en algo, ya fuera un colega, un vicepresidente o el CEO, él decía ...

"Para que lo sepas, mis mayores prioridades en este momento son finalizar el tablero y el tablero de análisis de ventas, pero debería ser libre de trabajar en esto hacia fines de la próxima semana".

Aprender a decir "no" a las solicitudes de los demás para su tiempo requiere valor, incluso cuando se hace con compasión. Pero solo se vuelve más fácil. Cuando otros se den cuenta de que siempre define, planifica, ejecuta (y defiende) sus prioridades, llegarán a confiar y respetarlo de una manera completamente nueva.

Use la siguiente fórmula como punto de partida:

"Parece que esto es para usted y la fecha límite es W.
Mis prioridades actuales son X, Y y Z, pero espero llegar a su solicitud en . El | Mis prioridades actuales son X, Y y Z y no tengo el ancho de banda para tomar esto en este momento.
Si eso es un problema, por favor escale esto y puedo trabajar para reevaluar la prioridad de mis proyectos ".

O si el solicitante es su gerente ...

"Si esto debe manejarse de inmediato, ¿cuál de mis prioridades actuales debería ser impulsada para hacer espacio para esta nueva?"

Podría ser más fácil establecer sus propias prioridades cuando tiene la estatura de Warren Buffet, pero al menos hay un núcleo de verdad en su dicho: "La diferencia entre las personas exitosas y las personas muy exitosas es que las personas muy exitosas dicen 'no' a casi todo."

Paso 3: procese sus pequeñas tareas de manera eficiente

Si su contribución diaria hacia sus objetivos más importantes requiere un esfuerzo ininterrumpido de 60 a 90 minutos, ¿qué hará con el tiempo restante?

Idealmente, encontrará aún más tiempo para concentrarse en lo que más importa. Pero en algún momento deberá responder el correo electrónico de ese cliente, apoyar el trabajo de sus colegas y completar las tareas delegadas. Para estos esfuerzos más pequeños, puede manejarlos de manera más eficiente siguiendo varias reglas generales.

Descargue su mente

En psicología, el efecto Zeigarnik afirma que recordamos las tareas incompletas o interrumpidas mejor que las tareas completadas. Explica por qué a menudo nos distraemos los pensamientos de terminar la colada en el momento en que nos sentamos para abordar nuestro momento culminante diario.

En última instancia, esta es una característica (no un error). Pero la evolución se ha quedado atrás cuando se trata de gestionar las demandas del mundo moderno sobre nuestra atención. Afortunadamente, hay tácticas que pueden ayudar.

Según el clásico de productividad de David Allen Getting Things Done, la única forma de liberarse del tirón que atrae la atención de lo que aún está por hacer es capturar el 100% de estos "bucles abiertos" en un lugar altamente visible y de fácil acceso. .

Consejos adicionales para capturar las pequeñas cosas:

  • Defina las tareas como acciones concretas (comience con un verbo) para que quede claro lo que realmente se necesita hacer y lo que se requiere para marcar la tarea completa.
  • Para cada tarea, documente el siguiente paso requerido para avanzar. Esto reduce la fricción para comenzar.
  • Calendario de bloques de trabajo ininterrumpidos para liberar su tiempo, pero evite programar tareas no basadas en el tiempo o asignar plazos falsos. Eso hace que sea difícil distinguirlos de sus compromisos reales.
  • Asigne a cada tarea un propietario para que quede claro quién es el responsable.

Limite su trabajo en progreso

Si la productividad puede verse empantanada por lo que no estamos trabajando actualmente, también puede disminuir cuando tratamos de asumir demasiado de una vez.

En otras palabras, la multitarea es un mito.

En lugar de difuminar su enfoque sobre muchas cosas a la vez, brille como un foco en una cosa a la vez. No solo será más productivo, sino que un enfoque profundo permitirá un trabajo más creativo e inspirado.

No debería sorprender que este principio fundamental detrás de las metodologías ágiles como Scrum y Kanban se aplique también a la gestión de tareas personales. Más sobre eso por venir!

Minimizar el cambio de contexto

¿Alguna vez has comparado tu nivel de energía a las 3 p.m. ¿En un día en que te enfocaste en una tarea intensiva en otra cuando abordaste 20 pequeñas, intercaladas con descansos frecuentes para revisar notificaciones, redes sociales, cotizaciones de bolsa y titulares de noticias?

Al igual que una CPU que carga datos en la RAM, su cerebro gasta energía cada vez que vuelve a centrar su atención en una nueva tarea o tema. Eso significa menos energía para realizar su trabajo más importante, así como una fuerza de voluntad agotada para evitar la dilación.

Consejos para evitar actividades que afecten el cerebro:

  • Revisa tu configuración de notificaciones.
  • Establecer dispositivos para no molestar.
  • Acuerde señales con sus colegas para indicar cuándo está enfocado en el trabajo y no está disponible para conversar (los auriculares grandes tienden a funcionar).
  • Elimine las aplicaciones adictivas de la pantalla de inicio de su teléfono o elimínelas por completo. (¡Siempre puedes volver a descargarlos en cuestión de segundos!)

Manejar las tareas pendientes de manera eficiente

Es tentador clasificar las tareas / mensajes / correos electrónicos entrantes que recibe antes de regresar para tomar medidas, pero leer todo dos veces duplica el trabajo. En cambio, conserve su energía para las grandes rocas actuando de manera rápida y decisiva al manejar tareas pequeñas. Algunos llaman a esto la regla OHIO: solo manejarlo una vez.

  • Para cada tarea / mensaje / correo electrónico: decida si tomar medidas de inmediato, delegarlo a otra persona o agregarlo a su registro de tareas para que se priorice y se maneje más adelante.

Paso 4: trabaja de forma más inteligente

Design Sprints ... El pensamiento de diseño de IDEO ... Diseño centrado en el ser humano ... El inicio Lean ... Ágil y Scrum ...

¿Qué tienen en común todas las metodologías más populares de los últimos años?

Todos abordan nuestras tendencias más contraproducentes:

  • Falacia del genio solitario: la presión que sentimos por ser expertos y nuestro orgullo de tener todas las respuestas correctas. Nos lleva a evitar buscar aportes críticos de otros, o nos deja atorados.
  • Perfeccionismo: el atractivo de optimizar lo que ya hemos hecho, en lugar de recibir comentarios para verificar que incluso estamos trabajando en lo correcto.
  • Pensamiento destacado: la tendencia a obsesionarse con la búsqueda de una sola idea en lugar de alejarse primero para aterrizar en una mucho mejor.
  • Miedo a lo desconocido: la lucha por descubrir por dónde comenzar al embarcarse en un nuevo proyecto. Una de las principales causas de dilación.
  • Parálisis de análisis: la tendencia a bloquearse cuando se enfrentan a demasiadas opciones o demasiados datos. A menudo es por qué los proyectos se estancan.

Incluso en nuestros proyectos personales, los temas comunes de las metodologías populares pueden ayudar a guiar el camino.

No tienes todas las respuestas

¡Y no necesitas hacerlo! ¿No es eso liberador?

En sus escritos que inspiraron el movimiento Lean Startup, Steve Blank relaciona los miles de millones de dólares perdidos (¡por startups individuales!) Durante la burbuja puntocom sobre suposiciones pobres sobre las necesidades de los clientes, hechas por personas inteligentes que pensaban que tenían y tenían que tener - todas las respuestas.

Puede evitar el mismo error en su propio trabajo haciendo lo que hacen los mejores empresarios y gerentes de producto: salir del edificio.

  • Valide sus ideas con las partes interesadas, recopile comentarios tempranos y asegúrese de establecer los objetivos correctos y abordarlos de la mejor manera.
  • Busque el aporte de colegas, mentores o sus pares en comunidades Slack profesionales. Adopte el enfoque de red para la resolución de problemas.
"Cuando tenga que tomar una decisión difícil o un problema que no comprende, hable con todas las personas inteligentes que conoce".
- Tom Kelley, IDEO

Más ideas para buscar aportes temprano y con frecuencia:

  • ¿Eres responsable de defender la voz del cliente en tu organización? Configure los registros con al menos un cliente por semana y use parte del tiempo para recibir comentarios sobre algo en lo que está trabajando.
  • ¿Tienes una presentación de trabajo próxima? Ejecute un borrador temprano por un miembro de su audiencia.
  • ¿Trabajando en una tarea desafiante? Busque información de un colega con una perspectiva diferente o de un campo diferente. ¡Te sentirás halagado, lo preguntaste!

Lean, Agile y Design Thinking enfatizan la búsqueda de respuestas, la formación de equipos interfuncionales para resolver problemas "perversos" (que se encuentran fuera del alcance de cualquier campo) y las reuniones diarias donde los desafíos pueden surgir y debatirse. No olvides aprovechar las fortalezas de quienes te rodean. Y respira, porque no estás solo.

Saca ideas de tu cabeza

Ya hemos discutido sobre cómo descargar su mente de tareas pendientes. Lo mismo se aplica a las ideas. Es por eso que las agencias creativas como IDEO lanzan nuevos proyectos con ejercicios de lluvia de ideas que cubren las paredes con notas adhesivas. Visualizar ideas al aire libre es clave para identificar patrones y sintetizar información.

¡Las pizarras blancas también pueden hacer maravillas!

"Hemos descubierto que la magia ocurre cuando usamos pizarras grandes para resolver problemas ... Como humanos, nuestra memoria a corto plazo no es tan buena, pero nuestra memoria espacial es increíble. Una sala de sprint, repleta de notas, diagramas, impresiones y más, aprovecha esa memoria espacial. La sala en sí se convierte en una especie de cerebro compartido para el equipo ... Las pizarras blancas te hacen más inteligente ".
de Sprint: Cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días

Así que recuerde capturar ideas visualmente y divergir para considerar más ideas antes de converger en la mejor.

Solo comienza

La lluvia de ideas, las entrevistas con las partes interesadas y la investigación de antecedentes pueden ayudar a trazar el territorio al comenzar un nuevo proyecto. Pero investigar el statu quo puede ser limitante cuando se propone hacer algo completamente nuevo, y está bien de acuerdo en que los enfoques tradicionales de gestión enfatizan demasiado la planificación inicial.

Dado que planificar en medio de la incertidumbre puede ser desalentador, si no engañoso (si se compromete con un plan que seguramente cambiará), ¿qué pasa si simplemente se sumerge en el fondo?

Consejos para adoptar un sesgo hacia la acción:

  • Timebox investigación y planificación por adelantado. Inculque un sentido de urgencia para las tareas posteriores trabajando en "sprints" de tiempo limitado, tan cortos como bloques de 10, 30 o 90 minutos, dependiendo de la actividad. (Un temporizador altamente visual puede ayudar aquí).
  • Acepte restricciones o preséntelas estableciendo reglas para centrar sus esfuerzos (por ejemplo, entrevistar a 20 clientes podría obtener más datos, pero me limitaré a cinco).
  • Aprenda haciendo y falle rápidamente creando productos mínimos viables (MVP) para cualquier proyecto nuevo o riesgoso. Ya sea que esté escribiendo una publicación de blog o una especificación de producto, diseñando una capacitación interna o desarrollando un nuevo producto, comience completando la entrega más simple posible que pueda compartir con otros para validar que está en el camino correcto, luego repita y repita . Esto podría tomar la forma de un esbozo, un borrador, una maqueta, un guión gráfico, un prototipo en papel o incluso un ejercicio o una representación (si estás trabajando en el diseño de un servicio o experiencia).

Adoptar un sesgo hacia la acción acelera el aprendizaje, reduce el esfuerzo desperdiciado, disipa el miedo a lo desconocido y crea un impulso que impulsa la toma de decisiones decisivas. ¡Solo elige una dirección y vete! Se espera que corrija el curso en el camino.

Metodología Lean en pocas palabras: construir, medir, aprender

Construir-Medir-Aprender. ¡Es un ciclo de mejora continua!

Y eso nos lleva a nuestro último paso ...

Paso 5: hazlo un hábito

Pídale a alguien que enumere sus diez mejores consejos para ser eficaz en el lugar de trabajo. Luego síguelos durante una semana. ¿Cuántos crees que realmente usarían?

Si hay una desconexión abierta, es porque mantenerse efectivo requiere un mantenimiento regular. Tendrá que realizar ciertas metatareas o todo el sistema se desmorona.

Sobre una base diaria, semanal, mensual, trimestral y anual:

  • Evalúe qué tan bien cumplió los objetivos anteriores y defina otros nuevos para el próximo ciclo. (Como un nadador en aguas abiertas, asomando la cabeza para ver qué tan lejos has llegado y asegurándote de que todavía te diriges en la dirección correcta).
  • Reflexiona sobre cómo estás gastando tu tiempo. (Si se dedicó mucho tiempo al trabajo no relacionado con los objetivos establecidos, ¿se debe a que un objetivo importante no se definió? ¿O necesita mejorar para delegar el trabajo o defender sus prioridades? ¿O la productividad diaria se vio afectada por las distracciones?)
  • Elimine proyectos / tareas completados, redundantes u obsoletos para mantener su cartera de pedidos personal gestionable y organizada. (Es la única forma en que seguirá siendo su única fuente de verdad, por lo que no volverá a hacer malabarismos con las tareas pendientes en su cabeza).

Si bien su sesión diaria de reflexión, planificación y mantenimiento puede ser un poco diferente de la sesión anual, siguen siendo fundamentalmente las mismas actividades.

Planifica y reflexiona a intervalos regulares

Realizar sesiones de planificación personal y retrospectivas de forma regular requiere una inversión para estar seguro, pero con la ayuda de algunas aplicaciones que probablemente ya use, puede minimizar los gastos generales.

  • Incorpore estas sesiones directamente a su agenda agregando eventos recurrentes a las aplicaciones de calendario.
  • Si su agenda está llena e impredecible, use tareas / recordatorios recurrentes para pedirle que realice actividades de mantenimiento regulares.
  • Agregue hábitos a una aplicación de seguimiento de hábitos como Habitify para recordar los rituales que le gustaría realizar en determinados momentos del día. (Ver también: Momentum y Done)

Incluso las aplicaciones estándar de iOS / OSX como Calendar and Reminders admiten intervalos personalizados para eventos / recordatorios recurrentes: p. último día de la semana de cada mes.)

Establezca notificaciones para todo lo anterior como mejor le parezca.

Piensa en grande. Empieza pequeño.

Aquí hay un consejo final. La regla 80/20 dice que la mayoría de los resultados son el resultado de una pequeña cantidad de entradas con un impacto desproporcionado ...

  • ¿Qué cosa podría marcar la diferencia para usted este año?
  • ¿Cuál es el siguiente paso que deberás dar para comenzar?

¿Cómo harás que el 2019 cuente?

¡Comparte tu objetivo número 1 en los comentarios y cuéntanos qué pasos sigues!

Winston está construyendo la solución de los sueños de los equipos de productos en Productboard

Más lectura

Los siguientes libros son del tipo que querrá leer y releer en los próximos años. El primero en cada sección es especialmente recomendable.

Define tus objetivos

  • Mida lo que importa: cómo Google, Bono y la Fundación Gates sacuden el mundo con OKR (John Doerr)
  • Enfoque radical: lograr sus objetivos más importantes con OKR: (Christina Wodtke)
  • De bueno a excelente: por qué algunas compañías dan el salto y otras no (Jim Collins)

Prioriza tus grandes rocas

  • Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas: lecciones poderosas en el cambio personal (Stephen Covey)
  • Haga tiempo: Cómo concentrarse en lo que importa todos los días (Jake Knapp, John Zeratsky)
  • La ÚNICA cosa: la verdad sorprendentemente simple detrás de resultados extraordinarios (Gary Keller)
  • El instinto de fuerza de voluntad: cómo funciona el autocontrol, por qué es importante y qué puede hacer para obtener más (Kelly McGonigal)

Procese sus pequeñas tareas de manera eficiente

  • Cómo hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés (David Allen)
  • Esencialismo: la búsqueda disciplinada de menos (Greg McKeown)
  • Scrum: El arte de hacer dos veces el trabajo en la mitad del tiempo (Jeff Sutherland, JJ Sutherland)
  • Reglas del cerebro: 12 principios para sobrevivir y prosperar en el trabajo, el hogar y la escuela (John Medina)

Trabaja de manera más inteligente

  • La Lean Startup (Eric Ries)
  • Administre su día a día: desarrolle su rutina, encuentre su enfoque y agudice su mente (Jocelyn K. Glei, 99u)
  • Sprint: Cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días (Jake Knapp, John Zeratsky y Braden Kowitz)
  • Scrum: el arte de hacer dos veces el trabajo en la mitad del tiempo (Jeff Sutherland, cofundador de Scrum)

Construye los hábitos correctos

  • El poder del hábito: por qué hacemos lo que hacemos en la vida y los negocios (Charles Duhigg)
  • Enganchado: Cómo construir productos que formen hábitos (Nir Eyal)
  • Mini hábitos: hábitos más pequeños, resultados más grandes (Stephen Guise)