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2 Principios fundamentales de productividad personal y cómo seguirlos

Es más simple de lo que parece hacerlo bien y sentirse feliz, solo tiene que volver a lo básico.

Hace aproximadamente un año, viajaba con el presidente de la compañía para la que trabajo. Nos reunimos con personal de alto nivel en un gran cliente para terminar de negociar un gran contrato. El día terminó y nos encontramos en una cabina de la esquina de un restaurante bastante agradable. El servidor nos trajo nuestras bebidas, y brindamos por el cierre del trato. Decidí aprovechar la oportunidad para extraer un sabio consejo de alguien que, para mí, parecía tenerlo todo junto. Entonces le pregunté, en blanco:

"¿Cuál crees que es la clave del éxito?"

Hizo una pausa y bajó la mirada hacia su copa de vino, permitiendo que una sonrisa débil pero inconfundible bailara en su rostro. Luego me miró y, de la manera más sincera y segura en la que he visto a alguien decir algo, dijo lo siguiente:

Solo hay 2 cosas que debes hacer para que te vaya bien en la vida:
- Honra cada compromiso que hagas - grande o pequeño
- Mantenga sus compromisos al mínimo

Sea absolutamente obsesivo con esas dos cosas, y todo lo demás seguirá.

Esto me pareció demasiado simple. Pero cuanto más paso por esta vida, con obligaciones para con mis clientes, compañeros de trabajo, familiares y amigos, más tiendo a estar de acuerdo.

Lo que he descubierto es que cuando me siento mejor acerca de cómo estoy, cuando me siento más productivo, es porque tengo confianza en mis relaciones. Esas relaciones son las que tengo con todas las personas en mi vida profesional y personal, incluida la relación que tengo conmigo mismo. Cuando las cosas que estoy haciendo están ayudando a mantener los compromisos que he hecho conmigo mismo y con los demás, incluso cuando no hago un montón de cosas, sigo sintiendo que me está yendo bien. Creo que subestimamos cuánta productividad tiene que ver con sentirse bien con lo que está haciendo, en lugar de cumplir con las métricas.

Hacer bien realmente se reduce a estas dos cosas. Seguirlos es simple, pero nada fácil. El impulso de hacer el # 1 puede confundirse con el impulso de decir "sí" a un montón de cosas, lo que significa que abandonas el # 2.

Puede sentir la necesidad de hacer felices a las personas o ayudarlas, y debería hacerlo; es bueno ayudar a los demás. Sin embargo, si no puede cumplir el compromiso, o si tiene que romper otro compromiso para mantener otro, entonces realmente no está ayudando mucho.

Honra cada compromiso

Honra cada compromiso que hagas, ya sea grande o pequeño. Esto hace dos cosas para hacerte una persona más responsable y efectiva. Primero, crea credibilidad y confianza, como colega, amigo, cónyuge y cualquier otra función que desempeñe. En segundo lugar, alivia mucha disonancia emocional y cognitiva, tanto dentro de ti como dentro de tus relaciones.

Stephen Covey, en su libro clásico The 7 Habits of Highly Effective People, utiliza la metáfora de una cuenta bancaria emocional que comparten usted y cualquier persona con la que interactúa regularmente. Cuando cumple un compromiso, realiza un depósito en esa cuenta. Cuando rompes un compromiso, por pequeño que sea, haces un retiro de esa cuenta. He descubierto que a menudo, los retiros de incumplir compromisos, independientemente de lo pequeño que parezca, son bastante grandes. Desafortunadamente, los depósitos realizados al mantener los compromisos posteriores son mucho menores en comparación con los retiros.

Mantener compromisos, grandes y pequeños, va más allá de los compromisos con otras personas. Mucha gente sacrifica su tiempo, recursos y ambiciones por el bien de los demás. Esto es bueno, pero puede volverse dañino si mantiene esos compromisos a costa de otro tipo importante de compromiso: los compromisos que se hace a sí mismo.

Cuando te dices a ti mismo que vas a hacer algo, pero luego lo haces a un lado en favor de otras cosas, dañas tu confianza en ti mismo. Sí, lo leíste correctamente; tienes una relación de confianza contigo mismo.

Las personas efectivas son efectivas en gran parte porque confían en que lo que se propusieron hacer se hará. Creen en sí mismos porque se creen a sí mismos. Pero cuando postergas, cuando sigues sin hacer lo que te dijiste que harías, esa confianza se disuelve. Hace que sea mucho más difícil motivarse para cumplir con los plazos establecidos para usted cuando no lo ha estado haciendo hasta ahora. Intuitivamente intuye que no puede confiar en sí mismo, según su historial de compromisos incumplidos.

Mantenga sus compromisos al mínimo

Romper compromisos causa daños a las relaciones y la reputación. Saber que tendrá que romper un compromiso causa ansiedad por ese daño inevitable, tanto para usted como para la otra parte. Entonces, la mejor manera de prevenir esa ansiedad y daño es pasar tiempo en el número 2: minimizar los compromisos.

La cuestión es que el trabajo de mantener los compromisos lleva tiempo, a menudo más tiempo del que inicialmente pensamos. También llama la atención, nuevamente, a menudo más de lo que inicialmente pensamos. Ambas cosas, tiempo y atención, son recursos limitados. Nunca deberíamos entregarlos libremente a cualquiera que los demande.

Recuerde: a diferencia del dinero, no puede ganar más tiempo o atención, así que guárdelos con más cuidado que con su dinero.

Esto no quiere decir que deba tratar de hacer la menor cantidad de cosas posible, ser un copo y ser flojo. De hecho, todo lo contrario. Cuando se compromete con algún resultado, debe hacer todo lo posible para asegurarse de lograrlo. Debes esforzarte por ir más allá de lo que prometiste. Sorprende, deslumbra y deleita a los demás con lo que haces. Pero hacerlo solo es posible si cuidas cuidadosamente tus compromisos. Tener menos compromisos significa que tiene más tiempo y atención para dedicar a las cosas que ha elegido hacer.

En última instancia, este segundo principio se trata de maximizar a través de la minimización: maximizar el valor de sus compromisos se produce como resultado de minimizar la cantidad de ellos. Esto tiene mucho sentido si lo piensas.

Por lo general, asumir una gran cantidad de proyectos significa tener la tarea de realizar trabajos inquebrantables y sin valor agregado en alguna parte de esos proyectos. Si te tomas realmente en serio el cumplimiento de todos los compromisos, tu tendencia natural será buscar compromisos con las cosas que creas que brindan un buen retorno de la inversión de tu tiempo y atención.

Además, minimizar sus compromisos también hace otra cosa para ayudarlo a aumentar el valor que le brinda a usted y a los demás: lo hace más ágil. La agilidad aquí es tu capacidad de ayudar espontáneamente a alguien con algo, incluso sin que te lo pidan. Además de ayudarte a ser una mejor persona, también te ayuda al solidificar tus relaciones con quienes te rodean. Como si eso no fuera suficiente, ser ágil le permite explorar nuevas e interesantes oportunidades, que es clave para el crecimiento personal.

Una forma sencilla de pensarlo es esta:

Esencialmente, usted es su compromiso, entonces, ¿cuántas cosas está tratando de ser?

Trata de ser demasiadas cosas para demasiadas personas, y te quedarás corto en la mayoría de ellas. Si realmente te enfocas en hacer algunas cosas consistentemente bien para las personas en tu vida, y aportarás un valor real a esas relaciones. Ese valor está en el corazón de una vida verdaderamente productiva.

El elemento de acción: mantener un libro mayor de compromiso

Ahora para llevar: mantenga un libro de compromiso. Es un registro simple de lo siguiente:

  • a lo que te has comprometido
  • con quien te has comprometido, y
  • cuando te has comprometido a hacerlo

Si estás leyendo esto, probablemente tengas una lista de "cosas por hacer", una lista de cosas que detallan cuán ocupado y estirado estás. Pero, ¿cuántos de esos "pendientes" representan compromisos reales? ¿Cuántos crees que podrás conservar? ¿Miras tu lista de esta manera?

Puede que ni siquiera lo sepas: y eso es parte del problema.

Para comprender el valor o la prioridad de cualquier acción o proyecto, debe ser capaz de comprender sus compromisos subyacentes, lo que significa comprender con quién se ha comprometido. Los proyectos y las acciones son cosas, y carecen de valor sin conexión con las relaciones en su vida, ya sea con otras personas o con usted mismo.

Mantener un libro mayor de compromiso es simple. Si tiene una lista de tareas pendientes o un registro de proyecto, este libro mayor puede integrarse allí. Cada vez que le digas a alguien que vas a hacer algo, etiquétalo con algo que te permita saber que te has comprometido. Si se prometió una fecha, escríbala con ella.

Un enfoque aún más confiable sería para cualquier compromiso con una fecha adjunta, poner eso en su calendario como un evento "todo el día". Yo uso tanto Microsoft Outlook como el calendario de iCloud. Como un jab adicional para ti mismo, siendo cada entrada en el libro mayor con (en mayúsculas) "PROMETIDO:". Funciona a las mil maravillas. De esta manera, cuando mira sus cosas de barril para el día, la parte superior del día calendario dirá "PROMETIDO: informe por correo electrónico a Jeff", o lo que sea. Es difícil ignorar eso. Esta práctica también ayuda a separar los verdaderos compromisos que tengo de otras cosas que solo hay que hacer en algún momento.

Donde sea que los coloque, mire esos compromisos todos los días, lo primero, si es posible, y dirija la mayor parte de su energía hacia ellos. Dirija la energía y la atención restantes para asegurarse de no asumir más compromisos de los que puede manejar. Esto es difícil, pero factible, si se hace de la manera correcta.

Para cualquier compromiso que sepa que no puede cumplir, vuelva a negociarlo lo antes posible y sea amable con la persona. Después de todo, les hiciste una promesa, así que asegúrate de que entiendan que lo estás haciendo tan pronto como puedas. La cantidad de respeto que esto le generará (en la mayoría de los casos) es lo suficientemente valiosa como para pagar por cualquier tiempo adicional que pase administrando su libro mayor de compromisos.

Al final, solo somos una persona tan buena como los compromisos que mantenemos. Entonces, si quieres ser la mejor persona que puedas, guarda tus compromisos como guardas reliquias invaluables. Se encuentran entre las cosas más valiosas en las que puede dedicar su tiempo y atención.